In den Kundenstammdaten werden wichtige Informationen wie Belege, Behandlungen und Kontaktdaten eines Kunden hinterlegt. Das JoeCash Kassensystem achtet dabei besonders auf die korrekte Angabe der Kundendaten.
Wird ein Kunde mehrfach in den Stammdaten angelegt, sind natürlich auch Behandlungsinformationen, Belege und andere Daten verstreut. Um solche Dubletten wieder zu einem einzigen Kundenstamm zusammenzusetzten – ohne die Kundendaten dabei zu löschen – gibt es unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres eine entsprechende Funktion:
Die Dublettensuche kann dabei nach Name/Vorname, nach eMail oder nach Telefonnummer erfolgen. Findet das Kassensystem Kunden mit einem identischen Namen, einer identischen eMail oder Telefonnummer, wird es in etwa so angezeigt:
Achtung:
⇒ Bei Dubletten nach Mail oder Telefonnummer können Kunden mit verschiedenen Namen als Dublette aufgeführt sein (siehe Bild, Lisa Kraus und Volker Kraus). Sind es z.B. gleiche Angaben bei Familienmitgliedern, unterscheidet das System hier weder nach Vorname noch nach Nachname.
⇒ Bei Name und Nachname achtet das Kassensystem auf die Rechtschreibung. So wird z.B. der Nachname Müller nicht gleich mit Mueller gesetzt – somit zählt dieser dann auch nicht als Dublette.
Um Dubletten zu einem einzigen Datensatz zusammenzufügen, müssen Sie zuerst auswählen, welche Dublette als Hauptstamm fungieren soll. Klicken Sie dafür in der gewünschten Zeile links in das weiße Kontrollkästchen. Dies markiert den „Haupt“-Kunden daraufhin grün:
Ob der Kunde mehr Belegpositionen, Anzahl an Terminen oder Anzahl an Behandlungen hat, spielt dabei keine Rolle. Wir empfehlen den Datensatz mit den vollständigsten Kundendaten zu wählen. Bei einer Dublettenzuordnung werden sämtliche Belege, Behandlungen, Rechnungen, Gutscheine, Attribute und Protokolldaten zusammengeführt!
Setzen Sie als nächstes ein Häkchen bei den Kunden, deren Daten in den Hauptkunden einfließen sollen. Diese Kunden werden nicht farblich markiert. Dafür taucht im oberen Bereich links nun der Button „Dubletten zuordnen“ auf:
Achtung: Es kann immer nur der eine grün markierte Kunde gleichzeitig bearbeitet werden. Setzen Sie also z.B. ein Häkchen zuerst bei Anna Müller und danach bei Lisa Kraus (siehe Bild), wird Lisa Kraus den Stammdaten von Anna Müller zugeordnet. Erst wenn Sie die Dublette zuordnen oder eine andere Dublette grün markieren (alle bislang gesetzten Häkchen entfernen), kann eine neue Kundenzuordnung stattfinden.
Sobald alle gewünschten Dubletten markiert sind, klicken Sie auf den Button Dubletten zuordnen. Das Kassensystem fragt anschließend nach einer letzten Bestätigung. Sie können Ihre Auswahl weiter bearbeiten, in dem Sie auf Abbrechen klicken, oder Sie klicken auf Akzeptieren und schließen die Dublettenzusammenführung für den Kunden ab:
In den Stammdaten finden Sie nun den von Ihnen gewählten (bei der Zusammenführung grün markierten) Kundenstamm inklusive der Belege, Behandlungen und anderen Eingaben aus allen zugeordneten Dubletten. Im Protokoll der Kundenstammdaten ist diese Änderung vermerkt.