Seit dem 1.1.2020 gilt in Deutschland nach §146a Absatz 2 der Abgabeordnung (AO) eine Belegausgabepflicht für alle elektronischen Kassensysteme. Das JoeCash-Kassensystem bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, dieser Pflicht nachzukommen. Auch nach einem Zahlvorgang können Sie jederzeit über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege alle Belege eines Tages in chronologischer Reihenfolge einsehen: In dieser Belegübersicht finden Sie viele nützliche Informationen und Möglichkeiten zu den erstellten Belegen: ⇒ In der oberen Leiste können Sie das Datum auswählen, zu dem sie Belege angezeigt haben möchten. Hier ist nur eine Selektion pro Tag möglich. ⇒ Unter Belegnummer können Sie nach einer speziellen Belegnummer suchen. Die einzelne Belegnummer entnehmen Sie entweder dem ausgedruckten Bon oder in dieser Übersicht außen links im Spalt BelegNr. ⇒ Im Spalt wo „alle“ vorausgewählt ist, haben Sie die Möglichkeit die Belege nach Mitarbeitern zu filtern. Diese Auswahl ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie genau wissen, welcher Ihrer Kollegen und Kolleginnen den Kunden abkassiert hat, aber nicht wann oder wen genau. BelegNr ⇒ Hier wird die jeweilige Belegnummer erfasst und, falls Sie über mehrere Stationen kassieren, auch die Kassennummer. Zeit ⇒ Hier wird das Datum und die Uhrzeit des erstellten Belegs erfasst. Kunde ⇒ Hier können Sie sehen, auf welchen Kunden der Beleg gebucht wurde. Wenn Sie auf den Button KD klicken, können Sie den zugeordneten Kunden auch nachträglich auf dem Beleg ändern. Mitarbeiter ⇒ Hier sehen Sie, welcher Mitarbeiter verantwortlich für den Beleg war beziehungsweise diesen abkassiert hat. Über den Button MA können Sie den Mitarbeiter nachträglich korrigieren, aber nur solange der aktuelle Tag noch nicht durch einen Tagesabschluss geschlossen wurde. Bitte beachten Sie außerdem: Wird der verantwortliche Mitarbeiter geändert, werden die einzelnen Positionen im Beleg nicht automatisch angepasst. Sollte bei einer Position der ausführende Mitarbeiter jemand anderes gewesen sein, muss dieser ebenfalls manuell in der Belegposition geändert werden:  Zahlart ⇒ Hier werden alle Zahlarten aus dem Beleg inklusive gegebenem Betrag der jeweiligen Zahlart und Restgeld angezeigt. Summe ⇒ Dieser Betrag gibt an, wie viel Geld der Kunde zu zahlen hatte. Gegeben ⇒ Dieser Betrag gibt an, wie viel Geld der Kunde gegeben hat. Zurück ⇒ Dem Kunden zurückgegebenes Geld beziehungsweise Wechselgeld. Eine Umdatierung des Belegs oder die Änderung der Zahlart ist aufgrund der TSE nicht möglich! ⇒ Über Druck wird Ihnen der normale Kassenbon erneut ausgedruckt. ⇒ Per Klick auf Email können Sie den Beleg als Mail an Kunden oder Mitarbeiter verschicken, vorausgesetzt Ihr Kassensystem ist mit einem eMail-Provider Ihrer Wahl verknüpft. ⇒ Druck A4 ermöglicht es Ihnen, den Bon in Form einer DinA4 Rechnung auszudrucken, wenn ein entsprechender Drucker angeschlossen ist. Storno ⇒ Über diesen Button stornieren Sie den Beleg. Beim Stornieren werden Sie zwangsweise nach einem Stornogrund gefragt. Es erscheint ein kleines Fenster, wo Sie diesen eintragen können. Sobald Sie auf „akzeptieren“ klicken, wird der Grund gespeichert und der Beleg storniert. Statt des grünen Buttons steht dort nun „STORNIERT“. Ist hier kein Storno-Button vorhanden, muss zuerst der Tagesabschluss des jeweiligen Tages storniert werden – ein angeschlossener Tagesabschluss blockiert alle Änderungsmöglichkeiten. Je weiter der Beleg in der Vergangenheit liegt, desto mehr Tagesabschlüsse müssen dafür wieder geöffnet werden. selektieren ⇒ Per Klick auf diesen Button zeigt Ihnen JoeCash alle Belege an, die zu den angegebenen Auswahlkriterien passen. PDF Druck ⇒ Sobald Sie die Belege selektiert haben, können Sie sich die angezeigte Belegliste als PDF-Liste ausgeben lassen: Auf dieser finden Sie alle Beleginformationen chronologisch sortiert, inklusive Detailansicht (erfasste Behandlungen und Artikel auf dem Beleg), Zeit, Kunde, Mitarbeiter, Zahlart, Summe, Gegeben, Zurück und (statt Storno) die Tagesabschlussnummer (ist dieser noch offen, steht unter „Abschluss“ entsprechend das Wort „OFFEN“). Diese Liste können Sie auf Ihrem PC speichern oder direkt auf Papier ausdrucken. Besuchs Doku ⇒ Dieser Button ist Interessant für Ihre Statistik: Ob für den heutigen Tag oder einen vorab selektierten Tag in der Vergangenheit, hier wird Ihnen eine Besuchsdokumentation als PDF-Liste erstellt. In der Liste wird zusammengetragen, wann welcher Kunde bei Ihnen abkassiert wurde. Dies wird in chronologischer Reihenfolge mit Belegnummer, Besuchszeit und  Kundeninformation (Name, Adresse, Telefonnummer und Mail-Adresse) entsprechend angezeigt. Anmerkung: Es heißt in der Überschrift zwar „Besuchsdokumentation von – bis, aber auch hier ist nur eine Selektion pro Tag möglich. Details ⇒ Das Anklicken dieses Buttons „klappt“ Ihnen den Beleg im Detail auf. Zu einer guten Belegübersicht gehört es natürlich dazu, dass Sie auch nachträglich sehen können, was alles am Beleg getan wurde. Hier werden Ihnen auch nach dem Kassieren die einzelnen Belegpositionen, stornierte Zeilen (in roter Farbe), die Mehrwertsteuer und die Beleghistorie eingeblendet. Wann der Beleg gestartet, geparkt, ergänzt und abkassiert oder storniert  wurde, sehen Sie im unteren Abschnitt. Ob und wann die TSE den Beleg signiert hat, wird Ihnen ebenfalls hier unten ebenfalls angezeigt:

Sämtliche Tagesabschlüsse werden in Ihrem Kassensystem abgeheftet und sind jederzeit erneut aufrufbar – ob zum Prüfen oder Nachdrucken. Diese finden Sie unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Abschlussarchiv: ⇒ „Datum von“ und „Datum bis“ : Falls Sie auf der Suche nach bestimmten Tagesabschlüssen sind oder nur einen einzigen Tag selektieren möchten, können Sie hier den Zeitrahmen bestimmen. Mit den grünen Pfeilen rechts und links können Sie jeweils einen Tag im Datum vor- oder zurückblättern, ohne  erneut in das Datum-Feld klicken zu müssen. ⇒ „mit stornierten“: Wie auf dem Bild zu sehen ist, fehlt in den Tagesabschlüssen die Nummer 374. Dieser Tagesabschluss wurde storniert für eine Korrektur. Möchten Sie sich eine Liste inklusive der stornierten Abschlüsse anzeigen lassen, klicken Sie in das weiße Kästchen unter „mit stornierten“ und dann auf selektieren. Nun werden auch die stornierten Tagesabschlüsse rot in der Liste angezeigt: ⇒ PDF-Druck: Per Klick auf diesen Button werden sämtliche Aufgelisteten Tagesabschlüsse als PDF-Datei angezeigt – die Auswahl richtet sich dabei nach dem selektierten Datum. Die Datei kann anschließend gedruckt oder gespeichert werden. ⇒ Details: Klicken Sie hier, wird Ihnen der gewählte Tagesabschluss in seiner Kassen-Detailansicht aufgeklappt. Ein erneuter Klick auf den Button klappt die Detailansicht wieder zu. ⇒ Druck / Druck A4: Hier können Sie den Tagesabschluss als Beleg oder im A4-Format (falls passender Drucker angebunden ist) direkt nachdrucken. ⇒ E-Mail : Ist Ihre Kasse in den Einstellungen direkt mit einem Mail-Account verknüpft, haben Sie neben Druck/Druck A4 noch einen dritten Button. Wenn Sie auf diesen klicken, wird der gewählte Abschluss direkt als Datei an die jeweilige Mailadresse versendet. ⇒ Storno: Müssen Belege korrigiert werden und der Tag ist bereits abgeschlossen worden? Stimmt eine Bankeinzahlung nicht, oder wurde der Tagesabschluss pro Schicht für mehrere Tage zusammen gemacht und nicht pro Tag abgeschlossen? In diesem Fall können Sie einen bereits erstellten Tagesabschluss über diesen Button stornieren und anschließen über die normale Tagesabschluss-Maske neu erstellen. Es können immer nur die 3 letzten Tagesabschlüsse storniert werden. Möchten Sie einen Abschluss stornieren, welcher bereits einige Wochen zurückliegt, müssen sämtliche Tagesabschlüsse davor einzeln storniert werden, um diesen freizuschalten.

Das wohl wichtigste Hilfswerkzeug und Ihr bester Freund im Kassensystem ist der Kassenjournal, welcher sich über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal /Kassenprotokoll aufrufen lässt. Das JoeCash Kassensystem verfügt nämlich über ein detailliertes Aufzeichnungssystem, welches jeden aktiven Klick im Kassensystem registriert: Selbst wenn auch nur der LOGIN-Bildschirm des Kassensystems aufgerufen wird – hier sehen Sie jeden Klick (mit Nr durchnummeriert). Es wird sekundengenau erfasst, wann, welcher Benutzer was in der Kasse geklickt oder gebucht hat. Damit haben Sie den genauen Überblick über das Kassengeschehen. Sie können in der Leiste den Zeitraum eingeben, für welchen Sie das Kassenjournal brauchen (Datum von – Datum bis – Eingabe für einzelne Tage, Wochen, Monate oder gar Jahre). Das Kassenprotokoll erstreckt sich bis zum allerersten Klick nach der Inbetriebnahme des Kassensystems und ist immer für Sie verfügbar! Beim Feld „Benutzer“ können Sie die Aktivitäten auch nach einzelnen Benutzern Ihres Kassensystem filtern, falls mehrere vorhanden sind. Hat sich jemand von unserem Support-Team in Ihrer Kasse mit seinen Zugangsdaten mal eingeloggt – Sie ahnen es – wird auch das erfasst! Unter „Benutzer“ ganz rechts in der Spalte steht dann der „interne Admin“ geschrieben. Unter „Filter“ können Sie alles eingeben, wonach Sie gezielt suchen möchten. Achten Sie dabei bitte auch auf Groß-und Kleinschreibung, das das Kassenjournal auf die Richtigkeit der Begriffe achtet. ⇒ Geben Sie z.B. das Wort „Kundenstamm“ ein und klicken auf selektieren, werden Ihnen nur Einträge im Kassenjournal zur Nachverfolgung angezeigt, die nur mit dem Aufruf der Kundenstammdaten zu tun haben. ⇒ Geben Sie das Wort „Schublade“ ein, werden Ihnen sämtliche Interaktionen angezeigt, welche mit der Kassenlade und Ihrem Öffnen zusammenhängen. ⇒ Ober geben Sie „Anwesenheit“ ein und es werden sämtliche Einträge zum Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter oder der Bearbeitung dieser Zeiten im Kassensystem aufgelistet. Über den Button PDF-Druck können Sie sich die angezeigte Liste auch als PDF-Datei auf dem PC speichern oder die Liste direkt ausdrucken. Tipp 1: Wird das Zählbrett beim Tagesabschluss genutzt (sehr empfohlen) und Sie geben im Ist-Kassenbestand einen Betrag ein, wird auch dieser protokolliert – auch ohne, dass der Bestand anschließend gespeichert wird! Zählt also ein Kollege 20€ zu viel und klickt auf „abbrechen“ um nachzuzählen, protokolliert die Kasse auch dies. So können Sie dem physischen Geld in Ihrer Kasse genau folgen. Um dies im Kassenjournal zu filtern, reicht das Wort „gezählt“. Tipp 2: Über den Button neuer Eintrag oben links können Sie Ihrem Kassenjournal manuell Einträge hinzufügen. Diese werden mit dem aktuellen Zeitstempel bei Erstellung versehen. Somit können z.B. eigene Anmerkungen zu wichtigen, kassenrelevanten Vorgängen protokolliert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung beispielsweise äußerst hilfreich, da das Kassenjournal jederzeit als PDF exportiert werden kann. Viel Spaß beim Erkunden Ihrer Kassengeschichte!