Sind alle Kassiervorgänge für heute abgeschlossen, der Parkplatz leer und die Belege gegebenenfalls geprüft und korrigiert, können Sie über Zahnrad – Tagesabschluss – Tagesabschluss den Arbeitstag oder die Arbeitsschicht buchhalterisch abschließen. Für einen ordentlichen und sauberen Tagesabschluss empfehlen wir Ihnen die einzelnen Punkte sorgfältig nacheinander abzuarbeiten. 1. Wählen Sie obersten Feld den ausführenden Mitarbeiter aus. Vorab ist automatisch der Mitarbeiter ausgewählt, der als erster in den Stammdaten eingepflegt wurde. Per Klick auf das Feld stehen Ihnen alle Mitarbeiter zur Auswahl, die berechtigt sind, einen Tagesabschluss durchzuführen. 2. Beginnen Sie nun mit Eingabe und Prüfung den Ausgaben, die an dem Tag aus der Kasse getätigt wurden. Die Ausgaben können verscheiden Gründe haben und beliebig oft am Tag auch ohne einen direkt folgenden Tagesabschluss jederzeit eingetragen werden. Eine Ausgabe wird als Kassenbeleg in Ihrer Buchhaltung gebucht.  Am Ende der Schicht wird von der Kasse alles zusammengerechnet. Überprüfen Sie vor dem endgültigen Abschluss, ob die Eingaben korrekt sind. Bitte beachten Sie: Für eine korrekte Verarbeitung Ihrer Daten sollten außer Punkt und Komma in den Betrag-Eingabefeldern keine anderen Sonderzeichen verwendet werden. Dies könnte zu Störungen in Ihrer Datenbank führen: Nummer ⇒ Hier wird von der Kasse automatisch eine Nummer vergeben. Diese nummeriert lediglich die gebuchten Ausgaben und ist keine Belegnummer. Ausgabe ⇒ Hier geben Sie den Grund der Ausgabe ein. Es ist gleichzeitig auch das Systemkonto, auf welches der Betrag in der Buchhaltung gebucht wird. Ausgabegründe können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einlagen/Ausgaben nach Bedarf einpflegen. Betrag ⇒ Hier geben Sie bitte den aus der Kasse entnommenen Betrag ein. Rückgeld ⇒ Beispiel: Sie entnehmen 5€ aus der Kasse und gehen in den Supermarkt. Dort kaufen Sie einen Kasten Mineralwasser für 2,79€ und Küchenrollen für 1,79€. Zurück in der Filiale verbuchen Sie nun die Ausgaben: Betrag 5€ – Rückgeld wären in diesem Beispiel 0,42€. Dieses legen Sie natürlich wieder in die Kasse zurück. Bemerkung ⇒ Hier können Sie eine freie Anmerkung zur Ausgabe hinterlegen. Der Text dient nur der Information. Ausgabe speichern ⇒ Wenn Sie diesen Button anklicken, speichern Sie die eingetragenen Informationen als Ausgabe im Tagesabschluss. Schublade öffnen ⇒ Diesen Button klicken Sie an, um die Kassenlade zu öffnen. Für das Entnehmen oder Einlegen des Betrags müssen Sie so keinen Kassiervorgang tätigen. Das Öffnen der Schublade wird auch in diesem Fall im Kassenjournal protokolliert. Die Auflistung unter den Buttons ist eine Übersicht der verbuchten Ausgaben.  3. Als nächstes folgen die Einlagen. Diese sind kassenrelevante Einzahlungen ohne Kassiervorgang und können ebenfalls beliebig oft am Tag eingegeben werden. Auch in diesem Fall wird ein Beleg in den Kassenunterlagen erstellt. Einlagen werden oft genutzt um z.B. Wechselgeld aufzustocken oder falsch eingebuchte Bankeinzahlungen auszugleichen. Das Prinzip gleicht dem der Ausgaben: Nummer ⇒ Hier wird von der Kasse automatisch eine Nummer vergeben. Diese zählt lediglich die gebuchten Ausgaben und ist keine Belegnummer. Einlage ⇒ Hier geben Sie den Grund der Einlage ein. Es ist gleichzeitig auch das Systemkonto, auf welches der Betrag in der Buchhaltung gebucht wird. Eingabegründe können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einlagen/Ausgaben nach Bedarf einpflegen. Betrag ⇒ Hier geben Sie bitte den Betrag ein, den Sie in die Kasse reinlegen. Bemerkung ⇒ Hier können Sie eine freie Anmerkung zur Ausgabe hinterlegen. Der Text dient nur der Information. Einzahlung speichern ⇒ Wenn Sie diesen Button anklicken, speichern Sie die eingetragenen Informationen als Eingabe im Tagesabschluss. Dabei wird automatisch ein Beleg erstellt. Schublade öffnen ⇒ Diesen Button klicken Sie an, um die Kassenlade zu öffnen und das Geld reinzulegen. Das öffnen der Schublade wird auch in diesem Fall im Kassenjournal protokolliert. 4. Nun werden die EC-Belege geprüft. Ob das EC-Terminal direkt an die Kasse angeschlossen ist oder nicht: Am Ende des Tages ist es immer ratsam die EC-Belege mit denen aus dem Terminal zu vergleichen. Über Terminalabrechnung können Sie sehen, welche Belege seit dem letzten Abschluss in der Kasse gebucht worden sind. Diese werden chronologisch erfasst, mit Bonnummer, Zeit, Kundenname, Mitarbeiter, der Zahlart (EC, Mastercard und anderen elektronischen Karten, je nach Eingabe), Summe, gegebenem Wert und Rückgeld. Über den Button Bar/EC Liste auf Bon drucken Sie sich diese Übersicht auf einen Kassenbon. Achtung: – Diese EC-Liste ersetzt nicht den Terminal-Schnitt. – Sobald beide Schnitte gezogen worden sind und der z-Bon gedruckt wurde, verschwindet diese Auflistung im Tagesabschluss zugunsten eines neuen Geschäftstages. Diese Belege sind in der Buchhaltung jedoch jederzeit wieder einsehbar. 5. Der nächste Schritt beim Tagesabschluss ist besonders wichtig: Das Zählbrett. Wir empfehlen ausdrücklich das Benutzen dieser Funktion – auch Betriebsprüfer sehen es gern. Ziehen sich Unstimmigkeiten oder Fehlbestände für einen längeren Zeitraum durch das Kassensystem, kann dies zu schwerwiegenden Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung führen. Eine rückwirkende Nachverfolgung oder gar Korrektur ist mit Stress und Aufwand für alle Beteiligten verbunden. Das Benutzen des Zählbretts und jede Eingabe darin werden im Kassenjournal protokolliert. Ob Sie die Anzahl der einzelnen Münzen und Scheine eintragen oder die Gesamtsumme des gezählten Geldes – hier haben Sie die Übersicht und die Kontrolle über Ihren Ist-Bestand in der Kasse. Das Kassensystem gibt Ihnen lediglich einen Soll-Bestand vor. Ob das Geld wirklich in der Kasse ist, können Sie nur prüfen, indem Sie das Geld in die Hand nehmen und zählen. Zum Öffnen der Kassenlade klicken Sie einfach auf den Button Schublade öffnen. Sobald Sie das Geld gezählt und und eingegeben haben, klicken Sie auf Kassenbestand speichern. Stimmt der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand überein, springt die Kasse automatisch zum nächsten Punkt im Tagesabschluss über (Bankeinzahlung). Haben Sie eine abweichende Bargeldsumme gezählt, erscheint eine entsprechende Meldung: In diesem Fall haben Sie über Abbrechen die Möglichkeit, das Bargeld in der Kasse erneut zu zählen und zu prüfen, oder über Akzeptieren den gezählten Betrag trotz Differenz zu speichern. Auch das Klicken auf Abbrechen wird im Kassenjournal vermerkt und sollte nicht unbedacht genutzt werden. 6. Ist der Kassenbestand gespeichert, folgt die Bankeinzahlung. Hier haben Sie zwei Optionen. Welche Sie nutzen, ist Ihnen überlassen: ⇒ In der oberen Zeile können Sie eingeben, wie viel Geld in der Kasse bleiben soll. Diese Variante wird gern genutzt, wenn jeden Tag die gleiche Menge an Wechselgeld zum Ende und zum Anfang eines Tages in

SMTP-Connect failed!  Am 07.07.2022 wurde von sämtlichen Mail-Providern eine neue Version der Transferprotokolle (SSL,TLS und STARTTLS) in Betrieb genommen, welche für den SMTP Mailversand benötigt werden. Davon ist auch der SMTP Mailversand über unsere Kassen betroffen. Jegliche Kassenserver, die vor dem Jahr 2019 erworben worden sind, besitzen nicht die technische Möglichkeit die neuen Protokoll-Versionen zu unterstützen. Dies hat zur Folge, dass aus der Kasse heraus Belege, Tagesabschlüsse und andere Dokumente in vielen Fällen nicht mehr versendet werden können. Es existiert leider keine Möglichkeit das Problem per Fernwartung zu beheben, da die alte Hardware mit den neuen Versionen nicht kompatibel ist. Falls dennoch der SMTP-Mailversand gewünscht wird, ist dies mit dem Erwerb eines neuen JoeCash-Kassenservers verbunden.

Über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung gelangen Sie in Ihre buchhalterische Zentrale. Zuerst steht hier das Kassenbuch. Das Kassenbuch ist die kontierte Zusammenfassung aller Buchungen im Zeitraum pro Tagesabschluss, inklusive einer Zusammenfassung pro Konto. Bitte selektieren Sie zuerst oben links den gewünschten Zeitraum und klicken Sie auf selektieren. Das Kassenbuch wird nun so angezeigt, dass jeder Tag für sich abgeschlossen die Gesamtumsätze samt Einnahmen, Ausgaben, Buchungskonten, dem Steuersatz und dem Tagessaldo anzeigt. Ähnlich wie hier: Ganz unten am Ende dieser Liste finden Sie eine Zusammenfassung für den ausgewählten Zeitraum: Oben rechts haben Sie mehrere Möglichkeiten mit dieser Anzeige weiter zu verfahren oder diese zu modellieren: Über die Checkbox nur Summenliste wird Ihnen nur die Zusammenfassung der Summen (Siehe vorangegangenes Bild ⇑) angezeigt und ermöglicht damit eine schnelle Summenkontrolle. Zeitraum festschreiben setzt die Angaben im Kassenbuch für den gewählten Zeitraum endgültig fest und sperrt diese für jegliche Änderungen. Buchhalterische Korrekturen sind nach der Zustimmung nicht mehr möglich. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden: unbare Belege einzeln: Mit dieser Einstellung werden in der Liste die unbaren Belege unabhängig von der Zahlart und Kontozuordnung einzeln aufgelistet. Beispiel: ⇒ Per Klick auf den jeweiligen Jahres-Button links (z.B. 2022) wird Ihnen im Feld „Datum von“ und „Datum bis“ automatisch das gewählte Jahr vom 1. Januar bis zum 31 Dezember eingestellt. ⇒ Oben rechts können Sie den Button PDF Druck anklicken und sich die angezeigte Liste als PDF-Datei auf dem PC abspeichern oder diese ausdrucken. ⇒ Über XLS Export können Sich diese Liste als Excel-Datei in Tabellenform ausgeben lassen.   Unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung finden Sie auch den Punkt Kassenbuch kurz. Diese Art von Kassenbuch ähnelt eher einer Auswertungsliste und dient nur der Übersicht, da Sie nicht nach Systemkonten sortiert wird. Damit lassen sich die Umsätze schnell kontrollieren und ein kompletter Monat auf einem Blatt darstellen. Hier werden die Tage des gewählten Zeitraums knapp mit den wichtigsten Angaben untereinander aufgelistet. Am Ende der Liste werden die einzelnen Spalten summiert: Oben können Sie das gewünschte Datum selektieren, sich die Liste als PDF-Datei oder HTML-Druck zum Speichern oder Ausdrucken ausgeben lassen. Neben dem Datum können Sie – wie beim normalen Kassenbuch – den Zeitraum festschreiben, sodass keine Änderungen  mehr möglich sind. Setzen Sie bei Ansicht nach Geschlecht ein Häkchen, wird diese Kassenbuch-Liste um einige Punkte erweitert. Im Menüpunkt Monatsabschluss (erreichbar über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Monatsabschluss) können die Buchhaltungsdaten pro Monat festgeschrieben – und damit für Änderungen und Nach-bzw. Umbuchungen gesperrt – werden. Diese Festschreibung kann sinnvoll sein, um auch versehentliche Nachbuchungen (Stornos u.ä.) für die Vergangenheit zu vermeiden. Links gibt die Spalte Jahr und Monat an. „Anzahl offen“ sagt Ihnen, wie viele Tagesabschlüsse für diesen Monat abgeschlossen wurden und noch nicht gesperrt sind. Bei „Anzahl gesperrt“ wird Ihnen angezeigt, wie viele Tagesabschlüsse gesperrt wurden, sobald Sie den „Monatsabschluss“ über den grünen Sperren-Button tätigen. In dieser Liste werden auch die Sperren angezeigt, die Sie über das Kassenbuch getätigt haben. Der Unterschied: Im Kassenbuch können Sie flexible Zeiträume sperren. Hier sperren Sie die Buchhaltung „Pro Monat“. Bitte beachten Sie das eine Festschreibung nicht mehr rückgängig zu machen ist.

Sämtliche Tagesabschlüsse werden in Ihrem Kassensystem abgeheftet und sind jederzeit erneut aufrufbar – ob zum Prüfen oder Nachdrucken. Diese finden Sie unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Abschlussarchiv: ⇒ „Datum von“ und „Datum bis“ : Falls Sie auf der Suche nach bestimmten Tagesabschlüssen sind oder nur einen einzigen Tag selektieren möchten, können Sie hier den Zeitrahmen bestimmen. Mit den grünen Pfeilen rechts und links können Sie jeweils einen Tag im Datum vor- oder zurückblättern, ohne  erneut in das Datum-Feld klicken zu müssen. ⇒ „mit stornierten“: Wie auf dem Bild zu sehen ist, fehlt in den Tagesabschlüssen die Nummer 374. Dieser Tagesabschluss wurde storniert für eine Korrektur. Möchten Sie sich eine Liste inklusive der stornierten Abschlüsse anzeigen lassen, klicken Sie in das weiße Kästchen unter „mit stornierten“ und dann auf selektieren. Nun werden auch die stornierten Tagesabschlüsse rot in der Liste angezeigt: ⇒ PDF-Druck: Per Klick auf diesen Button werden sämtliche Aufgelisteten Tagesabschlüsse als PDF-Datei angezeigt – die Auswahl richtet sich dabei nach dem selektierten Datum. Die Datei kann anschließend gedruckt oder gespeichert werden. ⇒ Details: Klicken Sie hier, wird Ihnen der gewählte Tagesabschluss in seiner Kassen-Detailansicht aufgeklappt. Ein erneuter Klick auf den Button klappt die Detailansicht wieder zu. ⇒ Druck / Druck A4: Hier können Sie den Tagesabschluss als Beleg oder im A4-Format (falls passender Drucker angebunden ist) direkt nachdrucken. ⇒ E-Mail : Ist Ihre Kasse in den Einstellungen direkt mit einem Mail-Account verknüpft, haben Sie neben Druck/Druck A4 noch einen dritten Button. Wenn Sie auf diesen klicken, wird der gewählte Abschluss direkt als Datei an die jeweilige Mailadresse versendet. ⇒ Storno: Müssen Belege korrigiert werden und der Tag ist bereits abgeschlossen worden? Stimmt eine Bankeinzahlung nicht, oder wurde der Tagesabschluss pro Schicht für mehrere Tage zusammen gemacht und nicht pro Tag abgeschlossen? In diesem Fall können Sie einen bereits erstellten Tagesabschluss über diesen Button stornieren und anschließen über die normale Tagesabschluss-Maske neu erstellen. Es können immer nur die 3 letzten Tagesabschlüsse storniert werden. Möchten Sie einen Abschluss stornieren, welcher bereits einige Wochen zurückliegt, müssen sämtliche Tagesabschlüsse davor einzeln storniert werden, um diesen freizuschalten.