Mit JoeCash können Sie sich ein eigenes Gutschein-System für Ihre Filiale „bauen“: Gutscheine erstellen, verwalten und natürlich verkaufen und einlösen. Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Gutscheine gelangen Sie in Ihre Gutschein-Verwaltung: Ob, wie viele und welche Gutscheinarten Sie in Ihrem Geschäft führen möchten, ist Ihrer Kreativität überlassen. Hier können Sie Gutscheinarten deaktivieren (rote Tonne links) oder bearbeiten und Ihren persönlichen Vorgaben weiter anpassen (roter bearbeiten-Button recht). Zu Beginn ist immer nur der allgemeine Gutschein und der Reklamationsgutschein für Retouren als Standard in der Kasse hinterlegt. Möchten Sie eine neue Gutscheinart in Ihrem System anlegen, klicken Sie auf den Button neuer Gutschein. Es öffnet sich folgende Ansicht zur Gutscheinkonfiguration (die gleiche Maske öffnet sich auch beim Bearbeiten der jeweiligen Gutscheinart):  Links befinden sich die Grundeinstellungen: Gehen Sie sicher, dass bei aktiv ein Häkchen gesetzt ist. Damit ist diese Gutscheinart aktiv und kann verkauft und eingelöst werden. Nummer: Hier können Sie, wie bei Dienstleistungen und Artikeln der Gutscheinart eine allgemeine Kassennummer vergeben. Beschreibung kurz: Geben Sie die Bezeichnung des Gutscheins an (max.30 Zeichen), die auch in der Kasse angezeigt werden soll (Beispiel: Treuegutschein). Beschreibung lang: Hier können Sie eine weitere Gutscheinbeschreibung einfügen (max.30 Zeichen). Diese Beschreibung ist nur für Sie in den Stammdaten zu sehen (Beispiel: Nur für treue Stammkunden). Verkaufswert gibt den Betrag an, für welchen der Gutschein in der Kasse verkauft wird. Sie können hier einen festen Betrag eingeben oder Sie lassen das Feld leer für einen flexiblen Gutscheinwert. Bleibt das Feld leer, werden Sie erst im Kassiervorgang nach dem Wert gefragt und können bei jedem Gutscheinverkauf einen anderen Betrag angeben. Auch Werte/Preise wie 35,45€ sind möglich. Einlösewert ist der Gutscheinwert nach dem Verkauf, den den Kunde einlösen kann. Es ist auch möglich, dass der Kunde einen Gutschein für 50€ kauft, aber 60€ Guthaben bekommt. Wird hier kein Wert hinterlegt, so entspricht der Einlösewert dem Verkaufswert. 0-Preis erlaubt? Dieses Feld bestimmt, ob ein leerer Gutschein (ohne Wert) verkauft werden darf, oder nicht. 0 bedeutet nein, 1 bedeutet ja. Bei Berechnung Einlösewert werden 2 Optionen geboten: Entweder wird der Einlösewert wie oben angegeben berechnet (Standardeinstellung) oder der Einlösewert wird aus Verkaufswert + angegebenen % (bei Erlösewert) berechnet. Bei Nummernvergabe bestimmen Sie, wie die Gutscheinnummern für diese Gutscheinart vergeben werden: 1. Keine Nummernvergabe – Gutscheine werden ohne Nummern verkauft und sind standardmäßig nicht kassierbar, außer bei den allgemeinen Einstellungen ist das Einlösen ohne Gutscheinnummer festgesetzt. 2. Eigene Nummernvergabe: Beim Kassiervorgang erscheint ein Eingabefeld, wo Sie eine eigene Gutscheinnummer eintragen können. Tipp: Sie können nicht nur Ziffern als Gutscheinnummer eintragen, auch Buchstaben sind erlaubt. Eine Gutscheinnummer kann also Auch „Zum 30sten Jubiläum“ heißen. Um diese alphanumerischen Gutscheinnummern abfragen und kassieren zu können, muss unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemein beim Punkt „Kasse: Gutscheinsuche bei alphanumerischen Gutscheinen?“ ein „J“ eingesetzt werden, damit die Kasse nicht nur nach Ziffern Ausschau hält. 3. Nummern vergeben: Die Kasse vergibt beim Erstellen eines Gutscheins automatisch eine eigene Nummer. Pro Gutscheinart wird immer nur eine Reihenfolge an Nummern vergeben (z.B. 1,2,3,4,5 usw.). Es können mehrere Gutscheinarten existieren, welche die gleiche Gutscheinnummer haben (z.B. Gutschein Weihnachten und Gutschein allgemein). Beim Kassiervorgang können Sie manuell entscheiden, welchen davon Sie einlösen möchten. Etikettenvorlage: Benutzen Sie beispielsweise angefertigte Gutscheinkarten aus Plastik, wo nur die Gutscheinnummer benötigt wird, können Sie die Gutscheinnummer auf ein Etikett drucken und dieses aufkleben. Möchten Sie dafür eine spezielle Etikettenvorlage nutzen, können Sie diese hier auswählen. Andernfalls ist hier eine Standardvorlage hinterlegt (Die Gutscheinnummer wird einfach auf einem zusätzlichen Beleg ausgegeben) oder „Kein Ausdruck“ als Auswahlmöglichkeit gegeben. Gültig ab / Gültig bis: Sie können für Ihre Gutscheine ein Gültigkeitsdatum bestimmen. Ist bei „Gültig ab“ nichts eingegeben, gilt automatisch das Kaufdatum des Gutscheins. Ist bei „Gültig bis“ nichts angegeben, gilt automatisch eine Gültigkeit von 10 Jahre ab Kaufdatum. Achtung! Die Gültigkeit eines bereits verkauften Gutscheins kann nicht rückwirkend korrigiert/verkürzt/verlängert werden. Die neu eingetragenen Vorgaben gelten nur für Gutscheine, die zukünftig verkauft werden. Sind Sie mit den Vorgaben fertig, können Sie die Gutscheinart anlegen oder die getätigten Änderungen im bereits vorhandenen Gutschein bestätigen, indem Sie auf Gutschein speichern klicken. Sobald nun ein Gutschein über die Kasse verkauft wird, erscheint rechts in der „Nummerntabelle“ der Gutscheinart der Gutschein samt Gutscheinnummer, Einlöswert beim Kauf, wie viel davon bereits eingelöst wurde, samt Kaufdatum und Kundennamen. ⇒ Vergebe Gutscheinnummern können nicht nachträglich geändert werden. Rechts bei Gutschein-Nummern vorbelegen können Sie entweder einen noch unverkauften „Neuen Gutschein“ in der Liste vorab mit einer vorgegebenen (Anfangs)Nummer anlegen, welcher als nächsten verkauft werden soll, oder Sie legen einen „Altgutschein“ an. Die letzte Option wird beispielsweise gern genutzt, um alte, bereits vor JoeCash verkaufte Gutscheine in der Kasse zu erfassen, oder Gutscheine zu verschenken. Beim Altgutschein findet nämlich kein Kassiervorgang statt! Das weitere Vorgehen dazu finden Sie hier. Falls Sie viele Altgutscheine haben, die Sie am Stück importieren möchten, können Sie auch einen Import durchführen. Dafür müssen die Gutscheine so eingetragen werden, wie in der Beschreibung vorgegeben:

Ob Sie Ihren Kunden zum Fest eine Freude machen oder Ihre Treuekunden belohnen möchten, ein Aktionsgutschein kann viele Zwecke erfüllen. In JoeCash ist es möglich eine Gutscheinart anzulegen, welche einen höheren Einlösewert als Verkaufswert hat. Das heißt, der Kunde kann bei Ihnen für einen Gutschein z.B. 80€ bezahlen, kriegt aber einen Gutschein mit 100€ Wert zum Einlösen.  Legen Sie die Gutscheinart zunächst unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Gutscheine – neuer Gutschein an. Dieser könnte von den Einstellungen wie folgt aussehen: Nummer ⇒ Muss nicht zwangsweise gefüllt sein. Mit einer Nummer kann der Gutschein in der Kasse jedoch wie ein Artikel gefunden werden. Beschreibung kurz ⇒ Hauptbeschreibung des Gutscheins, welche auch auf dem Kassenbeleg angezeigt wird. Beschreibung lang ⇒ Hier können zusätzliche Details zum Gutschein angegeben werden, welche nur in den Stammdaten gespeichert und angezeigt werden. Diese dienen den Mitarbeitern als Info und werden nicht auf dem Beleg angezeigt. Verkaufswert ⇒ Geben Sie hier den Verkaufswert des Gutscheins ein, den der Kunde zu zahlen hat. Einlöswert ⇒ Geben Sie hier den Einlöswert des Gutscheins ein. Dieser kann sich beliebig vom Verkaufspreis unterscheiden. 0-Preis erlaubt? ⇒ Hier eine 0 für nein oder eine 1 für ja eintragen, ob der Gutschein mit einem Verkaufswert von 0€ verkauft werden darf (nützlich z.B. bei einer Aktion wie „Zahle 0€, Gutschein hat aber 5€ Einlöswert“).  Berechnung Einlösewert ⇒ Soll der Einlösewert wie vorgegeben berechnet werden oder ist der Einlösewert = Verkaufswert + x%? Nummernvergabe ⇒ Hier bitte darauf achten, dass entweder „eigene Nummernvergabe“ oder „Nummern vergeben“ eingestellt ist. Ist die Einstellung „keine Nummernvergabe“ eingestellt, werden die Gutscheine ohne Nummer verkauft. Diese können zwar eingelöst, aber weder geprüft, noch einem Kunden zugeordnet werden.  Etikettenvorlage ⇒ Hier können Sie eine Druckvorlage wählen, falls Sie die Gutscheinnummern auf Etiketten drucken und diese auf physische Karten kleben möchten. Hier gibt es zunächst nur eine allgemeine Vorlage, welche jedoch angepasst werden kann.  Gültig ab / Gültig bis ⇒ Ohne Gültigkeitsvorgaben ist ein Gutschein ab Verkaufszeitpunkt 10 Jahre lang gültig. Sie können aber natürlich auch bestimmen, dass der Aktionsgutschein z.B. nur 1 Jahr lang gültig sein soll (z.B. 01.01.2023 bis 31.12.2023). Bitte beachten Sie, dass bei bereits verkauften Gutscheinen das Gültigkeitsdatum nicht mehr geändert werden kann. Ändert man in diesen beiden Feldern den Gültigkeitszeitraum, gilt dieser nur für ab diesem Zeitpunkt neu verkauften Gutscheine.  Klicken Sie anschließend auf Gutschein speichern. Diesen Gutschein können Sie nun als separaten Shortcut auf der Kassenoberfläche hinzufügen (Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Preisliste/Shortcuts – Gutscheine). Falls Sie den „Gutscheinauswahl“-Button als Shortcut bereits hinterlegt haben, taucht der Gutschein in der Auswahlliste auf, sobald Sie die Kasse über den Kreispfeil am Login-Bildschirm aktualisiert haben.  Der Gutschein kann nun wie gewohnt kassiert und bezahlt werden. Tipp: Auf diese Art können Sie auch Gutscheine verschenken! Sie können beim Verkaufswert den Wert 0 eingeben. Der Einlösewert kann dann entsprechend höher angegeben werden. So können Sie einen Gutschein regulär an einen Kunden verkaufen, ohne dass dieser etwas dafür zahlen muss.

Ist die gewünschte Anzahlungsart in Ihrem Kassensystem angelegt, kann diese wie ein normales Produkt kassiert werden. Wählen Sie also den verantwortlichen Mitarbeiter aus und – ganz wichtig um die Anzahlung auch später einem Kunden zuordnen zu können – den Kunden. Andernfalls legen Sie diesen Kunden neu in Ihrem Kundenstamm an. Kassieren Sie anschließend die Anzahlung. Falls Sie bei der Anzahlungsart eine variable Summe als Preis festgelegt haben, werden Sie beim Kassieren der Anzahlung nach einem Betrag gefragt: Hat der Kunde den Betrag bezahlt, wird der Anzahlung (ähnlich wie beim Gutschein) eine Anzahlungsnummer zugeordnet und am Ende des Kassiervorgangs eingeblendet: Nun ist diese Anzahlung sowohl in den Stammdaten des Kunden hinterlegt, als auch in Ihren Buchhaltungsunterlagenunter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Anzahlungen. Kommt der Kunde zu seinem nächsten Besuch bei Ihnen, können Sie diese Anzahlung nun verrechnen. Starten Sie den üblichen Kassiervorgang: Geben Sie die Dienstleistungen und Artikel ein, welche dem Kunden berechnet werden sollen und wählen Sie natürlich den zuständigen Mitarbeiter samt Kunden aus. Sobald Sie einen Kunden mit einer vorhandenen Anzahlung auswählen, erscheint neben dem Kunden ein Hinweis zu einer vorhandenen Anzahlung samt dem Betrag: Tipp: Ein Kunde kann natürlich auch mehrere Anzahlungen leisten. So kann Frau Heintz z.B. 2x eine Anzahlung für Haarverlängerungen und 1 Anzahlung als Stammkundin gleichzeitig haben (entspricht 3 verschiedenen Anzahlungsnummern). In der Übersicht hier wird allerdings immer nur die Gesamtsumme aller vorhandenen Anzahlungen des Kunden aufgeführt. Was mit der Anzahlung (oder mit mehreren, falls vorhanden) in der Kasse geschehen soll, folgt im Zahlvorgang. Sobald Sie auf den Button Zahlen klicken, fragt die Kasse, ob Sie eine vorhandene Anzahlung nun verrechnen möchten: ⇒ Klicken Sie hier auf Abbrechen, wird keine Anzahlung verrechnet und der Bezahlvorgang wird anschließend mit den üblichen Zahlmitteln abgeschlossen. Tipp: Sollte es passieren, dass Sie hier versehentlich auf Abbrechen klicken, obwohl der Kunde eine Anzahlung verrechnet möchte – keine Panik! Klicken Sie im nächsten Schritt einfach auf die Zahlart Anzahlung und geben Sie dort die zu verrechnende Anzahlungsnummer ein. ⇒ Wenn Sie auf Akzeptieren klicken und der Kunde nur eine einzige Anzahlung auf seinem Konto hat, wird diese automatisch mit der geforderten Summe verrechnet. ⇒ Hat der Kunde mehrere Anzahlungen geleistet, fragt die Kasse Sie nach der Nummer der Anzahlung, welche verrechnet werden soll. Geben Sie die Nummer ein und klicken Sie anschließend auf speichern. ⇒ Eine Anzahlung kann (genauso wie ein Gutschein) auch stückweise eingelöst werden. Eine vollständige Verrechnung ist kein Zwang. Der Restwert bleibt weiterhin unter Anzahlungsnummer im System und kann bei einem weiteren Beleg oder zu einem späteren Zeitpunkt verrechnet werden. Sobald Sie die Anzahlung verrechnen, sehen Sie in der Zahlartmaske unter der Zahlart Anzahlung einen entsprechenden Vermerk: Sie können den Zahlvorgang nun per Klick auf Zahlen beenden, oder falls noch ein Restbetrag zu zahlen ist, ein weiteres Zahlmittel Ihrer Wahl anklicken. Tipp: Ist der zu zahlende Betrag höher, als der Betrag der Anzahlung und der Kunde möchte noch eine weitere Anzahlung einlösen, klicken Sie bei den Zahlarten erneut auf den Anzahlung-Button. Nun können Sie eine weitere Anzahlungsnummer und den Betrag eingeben. Sie können so viele Anzahlungen einlösen, wie Sie möchten. Diese werden im Zahlvorgang alle untereinander aufgelistet und können per Klick auf das rote X einfach wieder aus dem Zahlvorgang herausgenommen werden: Stimmt alles? Dann schließen Sie den Beleg wie gewohnt mit einem Klick auf Zahlen ab. Übrigens, schon gewusst? Die Zahlart Anzahlung ist nur dann im Zahlvorgang vorhanden, wenn das Kassensystem beim zu kassierenden Kunden eine nicht eingelöste Anzahlung in den Stammdaten erkennt.    

Ein Kunde hat in Ihrem Unternehmen einen Gutschein gekauft und möchte diesen nun einlösen. Erstellen Sie dazu einen Beleg mit den Dienstleistungen und Artikeln des Kunden und klicken Sie anschließend auf Zahlen. Wählen Sie als Zahlart anschließend „Gutschein“: Geben Sie nun im Feld „Gutschein“ die einzulösende Gutscheinnummer an. Im Feld für „Betrag“ die Summe, welche eingelöst werden soll. Klicken Sie auf den Button prüfen, so werden Ihnen ähnlich der Gutscheininfo alle wichtigen Informationen zum Gutschein angezeigt. Beim Einlösen gibt es einige wichtige Punkte zu beachten: ⇒ Achten Sie auf die richtige Gutscheinnummer! Die Gutscheine können von jedem Kunden eingelöst werden. In der Kasse ist zwar hinterlegt, welcher Kunde den Gutschein gekauft hat, aber eingelöst wird nur nach Gutscheinnummer, d.h. auch Tochter Marie kann den von Mama Anna gekauften Gutschein einlösen. Der Kundenname wird in der Gutscheininfo nicht angezeigt: ⇒ Die Nummer kann aus Zahlen und Buchstaben bestehen. Wurde beim Verkauf des Gutscheins keine Nummer vergeben, wird der Gutschein hier nicht gefunden. ⇒ Findet die Kasse mehrere Gutscheinarten mit der gleichen Nummer, haben Sie die Wahl, welchen Gutschein Sie einlösen möchten: ⇒ Achten Sie auf den korrekten Betrag! Ein Gutschein kann mehr Guthaben beinhalten, als der Kunde zu zahlen hat. Mit den Standardeinstellungen rechnet die Kasse den benötigten Betrag automatisch ab. Ist der zu zahlende Betrag höher als der Gutscheinwert, wird der Gutschein automatisch komplett eingelöst. Bleibt ein Restwert nach dem Zahlvorgang auf dem Gutschein übrig, wird zum Kassenbon ein zusätzlicher Zettel mit dem Restbetrag gedruckt. Ist die allgemeine Einstellung „Gutschein kann nur komplett eingelöst werden“ in Ihrem Kassensystem aktiviert, wird der Gutschein unabhängig vom zu zahlenden Wert komplett eingelöst und der Restwert als bares Rückgeld ausgebucht. Ist alles richtig gewählt, klicken Sie auf Speichern, um den Gutschein wie vorgegeben einzulösen. Es können auch mehrere Gutscheine in einem Bon eingelöst werden. Klicken Sie für einen zweiten Gutschein einfach erneut auf den „Gutschein“ als Zahlart. Ein Gutschein kann auch mit einem Klicken auf das rote X als Zahlmittel wieder entfernt werden: Wenn gewünscht, kann m Selben Beleg natürlich eine weitere Zahlart wie bar oder EC benutzt werden, falls der Gutschein z.B. nur einen Teil der Summe begleicht. Beenden Sie den Beleg anschließend wie gewohnt über den Zahlen-Button. Bitte beachten Sie: Gutscheine, welche über eine offene Rechnung verkauft wurden, sind erst gültig und einlösbar, nachdem die offene Rechnung beglichen wurde. Wie man eine Rechnung bleicht, erfahren Sie hier. Unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines finden Sie außerdem 5 Einstellungen, die das Kassieren von Gutscheinen noch weiter definieren können:  (Default N) sind Standardeinstellungen, die bei Inbetriebnahme der Kasse immer automatisch gesetzt sind. Über den roten Bearbeiten-Button auf der rechten Seite können Sie hier ein großes J für Ja oder ein großen N für Nein eintragen, um die Einstellungen zu ändern: Gutschein aufladbar vor kompletter Einlösung: Es funktioniert im Prinzip wie eine Kundenkarte. Ein Kunde bekommt eine bestimmte Gutscheinnummer und kann diese so oft er möchte immer wieder aufladen, auch wenn noch Guthaben auf dem Gutschein vorhanden ist. Gutscheine dürfen nur komplett eingelöst werden: Haben Sie viele Gutscheine herumfliegen, wo nur noch ein paar Cent drauf sind und der Kunde diese „nicht braucht“ oder einlösen möchte? Mit dieser Einstellung wird beim Einlösen eines jeden Gutscheins der verbleibende Betrag als bares Rückgeld angegeben und Sie können es dem Kunden aus der Kasse wie Wechselgeld auszahlen. Gutscheine prüfen/einlösen nur bei GS, die nicht komplett eingelöst sind: Mit dieser Einstellung lassen sich nur Gutscheine im Kassensystem prüfen, die einen Restwert haben. Gutscheinrestwert anzeigen nach Kassiervorgang: Nach dem Bezahlen mit einem Gutschein würde in der Kasse ein kleines Fenster auftauchen, dass Ihnen den Restwert des eingelösten Gutscheins extra anzeigt. Gutscheinsuche bei alphanumerischen Gutscheinen?: Ist hier Default N eingestellt, wird bei der Eingabe einer Gutscheinnummer (Gutscheininfo oder Zahlvorgang) automatisch nur nach Ziffern gesucht. Sollte die Gutscheinnummer aus Buchstaben bestehen, wird das System nichts finden. Ist in dieser Einstellung ein „J“ gesetzt, können Sie auch Gutscheinnummern abfragen, die Buchstaben und Sonderzeichen beinhalten.