Sind alle Kassiervorgänge für heute abgeschlossen, der Parkplatz leer und die Belege gegebenenfalls geprüft und korrigiert, können Sie über Zahnrad – Tagesabschluss – Tagesabschluss den Arbeitstag oder die Arbeitsschicht buchhalterisch abschließen. Für einen ordentlichen und sauberen Tagesabschluss empfehlen wir Ihnen die einzelnen Punkte sorgfältig nacheinander abzuarbeiten. 1. Wählen Sie obersten Feld den ausführenden Mitarbeiter aus. Vorab ist automatisch der Mitarbeiter ausgewählt, der als erster in den Stammdaten eingepflegt wurde. Per Klick auf das Feld stehen Ihnen alle Mitarbeiter zur Auswahl, die berechtigt sind, einen Tagesabschluss durchzuführen. 2. Beginnen Sie nun mit Eingabe und Prüfung den Ausgaben, die an dem Tag aus der Kasse getätigt wurden. Die Ausgaben können verscheiden Gründe haben und beliebig oft am Tag auch ohne einen direkt folgenden Tagesabschluss jederzeit eingetragen werden. Eine Ausgabe wird als Kassenbeleg in Ihrer Buchhaltung gebucht.  Am Ende der Schicht wird von der Kasse alles zusammengerechnet. Überprüfen Sie vor dem endgültigen Abschluss, ob die Eingaben korrekt sind. Bitte beachten Sie: Für eine korrekte Verarbeitung Ihrer Daten sollten außer Punkt und Komma in den Betrag-Eingabefeldern keine anderen Sonderzeichen verwendet werden. Dies könnte zu Störungen in Ihrer Datenbank führen: Nummer ⇒ Hier wird von der Kasse automatisch eine Nummer vergeben. Diese nummeriert lediglich die gebuchten Ausgaben und ist keine Belegnummer. Ausgabe ⇒ Hier geben Sie den Grund der Ausgabe ein. Es ist gleichzeitig auch das Systemkonto, auf welches der Betrag in der Buchhaltung gebucht wird. Ausgabegründe können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einlagen/Ausgaben nach Bedarf einpflegen. Betrag ⇒ Hier geben Sie bitte den aus der Kasse entnommenen Betrag ein. Rückgeld ⇒ Beispiel: Sie entnehmen 5€ aus der Kasse und gehen in den Supermarkt. Dort kaufen Sie einen Kasten Mineralwasser für 2,79€ und Küchenrollen für 1,79€. Zurück in der Filiale verbuchen Sie nun die Ausgaben: Betrag 5€ – Rückgeld wären in diesem Beispiel 0,42€. Dieses legen Sie natürlich wieder in die Kasse zurück. Bemerkung ⇒ Hier können Sie eine freie Anmerkung zur Ausgabe hinterlegen. Der Text dient nur der Information. Ausgabe speichern ⇒ Wenn Sie diesen Button anklicken, speichern Sie die eingetragenen Informationen als Ausgabe im Tagesabschluss. Schublade öffnen ⇒ Diesen Button klicken Sie an, um die Kassenlade zu öffnen. Für das Entnehmen oder Einlegen des Betrags müssen Sie so keinen Kassiervorgang tätigen. Das Öffnen der Schublade wird auch in diesem Fall im Kassenjournal protokolliert. Die Auflistung unter den Buttons ist eine Übersicht der verbuchten Ausgaben.  3. Als nächstes folgen die Einlagen. Diese sind kassenrelevante Einzahlungen ohne Kassiervorgang und können ebenfalls beliebig oft am Tag eingegeben werden. Auch in diesem Fall wird ein Beleg in den Kassenunterlagen erstellt. Einlagen werden oft genutzt um z.B. Wechselgeld aufzustocken oder falsch eingebuchte Bankeinzahlungen auszugleichen. Das Prinzip gleicht dem der Ausgaben: Nummer ⇒ Hier wird von der Kasse automatisch eine Nummer vergeben. Diese zählt lediglich die gebuchten Ausgaben und ist keine Belegnummer. Einlage ⇒ Hier geben Sie den Grund der Einlage ein. Es ist gleichzeitig auch das Systemkonto, auf welches der Betrag in der Buchhaltung gebucht wird. Eingabegründe können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einlagen/Ausgaben nach Bedarf einpflegen. Betrag ⇒ Hier geben Sie bitte den Betrag ein, den Sie in die Kasse reinlegen. Bemerkung ⇒ Hier können Sie eine freie Anmerkung zur Ausgabe hinterlegen. Der Text dient nur der Information. Einzahlung speichern ⇒ Wenn Sie diesen Button anklicken, speichern Sie die eingetragenen Informationen als Eingabe im Tagesabschluss. Dabei wird automatisch ein Beleg erstellt. Schublade öffnen ⇒ Diesen Button klicken Sie an, um die Kassenlade zu öffnen und das Geld reinzulegen. Das öffnen der Schublade wird auch in diesem Fall im Kassenjournal protokolliert. 4. Nun werden die EC-Belege geprüft. Ob das EC-Terminal direkt an die Kasse angeschlossen ist oder nicht: Am Ende des Tages ist es immer ratsam die EC-Belege mit denen aus dem Terminal zu vergleichen. Über Terminalabrechnung können Sie sehen, welche Belege seit dem letzten Abschluss in der Kasse gebucht worden sind. Diese werden chronologisch erfasst, mit Bonnummer, Zeit, Kundenname, Mitarbeiter, der Zahlart (EC, Mastercard und anderen elektronischen Karten, je nach Eingabe), Summe, gegebenem Wert und Rückgeld. Über den Button Bar/EC Liste auf Bon drucken Sie sich diese Übersicht auf einen Kassenbon. Achtung: – Diese EC-Liste ersetzt nicht den Terminal-Schnitt. – Sobald beide Schnitte gezogen worden sind und der z-Bon gedruckt wurde, verschwindet diese Auflistung im Tagesabschluss zugunsten eines neuen Geschäftstages. Diese Belege sind in der Buchhaltung jedoch jederzeit wieder einsehbar. 5. Der nächste Schritt beim Tagesabschluss ist besonders wichtig: Das Zählbrett. Wir empfehlen ausdrücklich das Benutzen dieser Funktion – auch Betriebsprüfer sehen es gern. Ziehen sich Unstimmigkeiten oder Fehlbestände für einen längeren Zeitraum durch das Kassensystem, kann dies zu schwerwiegenden Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung führen. Eine rückwirkende Nachverfolgung oder gar Korrektur ist mit Stress und Aufwand für alle Beteiligten verbunden. Das Benutzen des Zählbretts und jede Eingabe darin werden im Kassenjournal protokolliert. Ob Sie die Anzahl der einzelnen Münzen und Scheine eintragen oder die Gesamtsumme des gezählten Geldes – hier haben Sie die Übersicht und die Kontrolle über Ihren Ist-Bestand in der Kasse. Das Kassensystem gibt Ihnen lediglich einen Soll-Bestand vor. Ob das Geld wirklich in der Kasse ist, können Sie nur prüfen, indem Sie das Geld in die Hand nehmen und zählen. Zum Öffnen der Kassenlade klicken Sie einfach auf den Button Schublade öffnen. Sobald Sie das Geld gezählt und und eingegeben haben, klicken Sie auf Kassenbestand speichern. Stimmt der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand überein, springt die Kasse automatisch zum nächsten Punkt im Tagesabschluss über (Bankeinzahlung). Haben Sie eine abweichende Bargeldsumme gezählt, erscheint eine entsprechende Meldung: In diesem Fall haben Sie über Abbrechen die Möglichkeit, das Bargeld in der Kasse erneut zu zählen und zu prüfen, oder über Akzeptieren den gezählten Betrag trotz Differenz zu speichern. Auch das Klicken auf Abbrechen wird im Kassenjournal vermerkt und sollte nicht unbedacht genutzt werden. 6. Ist der Kassenbestand gespeichert, folgt die Bankeinzahlung. Hier haben Sie zwei Optionen. Welche Sie nutzen, ist Ihnen überlassen: ⇒ In der oberen Zeile können Sie eingeben, wie viel Geld in der Kasse bleiben soll. Diese Variante wird gern genutzt, wenn jeden Tag die gleiche Menge an Wechselgeld zum Ende und zum Anfang eines Tages in

Das wohl wichtigste Hilfswerkzeug und Ihr bester Freund im Kassensystem ist der Kassenjournal, welcher sich über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal /Kassenprotokoll aufrufen lässt. Das JoeCash Kassensystem verfügt nämlich über ein detailliertes Aufzeichnungssystem, welches jeden aktiven Klick im Kassensystem registriert: Selbst wenn auch nur der LOGIN-Bildschirm des Kassensystems aufgerufen wird – hier sehen Sie jeden Klick (mit Nr durchnummeriert). Es wird sekundengenau erfasst, wann, welcher Benutzer was in der Kasse geklickt oder gebucht hat. Damit haben Sie den genauen Überblick über das Kassengeschehen. Sie können in der Leiste den Zeitraum eingeben, für welchen Sie das Kassenjournal brauchen (Datum von – Datum bis – Eingabe für einzelne Tage, Wochen, Monate oder gar Jahre). Das Kassenprotokoll erstreckt sich bis zum allerersten Klick nach der Inbetriebnahme des Kassensystems und ist immer für Sie verfügbar! Beim Feld „Benutzer“ können Sie die Aktivitäten auch nach einzelnen Benutzern Ihres Kassensystem filtern, falls mehrere vorhanden sind. Hat sich jemand von unserem Support-Team in Ihrer Kasse mit seinen Zugangsdaten mal eingeloggt – Sie ahnen es – wird auch das erfasst! Unter „Benutzer“ ganz rechts in der Spalte steht dann der „interne Admin“ geschrieben. Unter „Filter“ können Sie alles eingeben, wonach Sie gezielt suchen möchten. Achten Sie dabei bitte auch auf Groß-und Kleinschreibung, das das Kassenjournal auf die Richtigkeit der Begriffe achtet. ⇒ Geben Sie z.B. das Wort „Kundenstamm“ ein und klicken auf selektieren, werden Ihnen nur Einträge im Kassenjournal zur Nachverfolgung angezeigt, die nur mit dem Aufruf der Kundenstammdaten zu tun haben. ⇒ Geben Sie das Wort „Schublade“ ein, werden Ihnen sämtliche Interaktionen angezeigt, welche mit der Kassenlade und Ihrem Öffnen zusammenhängen. ⇒ Ober geben Sie „Anwesenheit“ ein und es werden sämtliche Einträge zum Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter oder der Bearbeitung dieser Zeiten im Kassensystem aufgelistet. Über den Button PDF-Druck können Sie sich die angezeigte Liste auch als PDF-Datei auf dem PC speichern oder die Liste direkt ausdrucken. Tipp 1: Wird das Zählbrett beim Tagesabschluss genutzt (sehr empfohlen) und Sie geben im Ist-Kassenbestand einen Betrag ein, wird auch dieser protokolliert – auch ohne, dass der Bestand anschließend gespeichert wird! Zählt also ein Kollege 20€ zu viel und klickt auf „abbrechen“ um nachzuzählen, protokolliert die Kasse auch dies. So können Sie dem physischen Geld in Ihrer Kasse genau folgen. Um dies im Kassenjournal zu filtern, reicht das Wort „gezählt“. Tipp 2: Über den Button neuer Eintrag oben links können Sie Ihrem Kassenjournal manuell Einträge hinzufügen. Diese werden mit dem aktuellen Zeitstempel bei Erstellung versehen. Somit können z.B. eigene Anmerkungen zu wichtigen, kassenrelevanten Vorgängen protokolliert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung beispielsweise äußerst hilfreich, da das Kassenjournal jederzeit als PDF exportiert werden kann. Viel Spaß beim Erkunden Ihrer Kassengeschichte!