Finanzämter verlangen jetzt die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zur Kassenführung.
Fast unbemerkt wurde mit dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 die Verfahrensdokumentation in die GoBD (Tz. 151 ff) und damit als Vorschrift erweitert. Vermehrt teilen uns Kunden mit, dass die Finanzämter erstmals die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangen. Diese ist Teil der Betriebsprüfungsunterlagen und gehört zu denen, im Gesetz genannten, Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.
So wird eine effiziente Prüfung der digitalen Steuerunterlagen ermöglicht. Die Verfahrensdokumentation ist Teil der steuerlichen Buchhaltung. (vgl. BMF-Schreiben v. 28.11.2019 Seite 36 ff.)
Speziell Branchen, in denen mit viel Bargeld gearbeitet wird, stehen derzeit im Fokus der Finanzverwaltungen, was sogar bis hin zu unangemeldeten Überprüfungen der Kassenführung (Kassennachschau § 146b AO) durch die Finanzämter vor Ort führen kann.
Was bedeutet Verfahrensdokumentation?
Die Finanzverwaltung definiert die Verfahrensdokumentation dabei als Beschreibung „… der organisatorisch und technisch gewollten Prozesse, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD wird als transparentes und nachvollziehbares Handbuch Ihres gesamten Unternehmens betrachtet. Zusätzlich ist ein entsprechendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) im Unternehmen einzuführen. Dazu gehören auch Arbeitsanweisungen an die Mitarbeiter zu den „Kassiervorgängen“ und unangemeldeten zur „Kassennachschau“ im Fall einer unangemeldeten Vorortprüfung durch das Finanzamt.
So sind – der Verwaltungsauffassung folgend – für die Verwaltung, Ablage, Speicherung (Archivierung) wenigstens zwei Verfahrensdokumentationen notwendig, nämlich in der Basis
- Verfahrensdokumentation zur Kassenführung (vgl. §§ 146 Abs. 5, 146a AO i.V.m. Tz. 151 ff. GoBD), und
- Verfahrensdokumentation zur Belegablage mit belegersetzendem Scannen (vgl. §§ 146a Abs. 3, 147 Abs. 1 Nr. 1 AO i.V.m. Tz. 151 ff. GoBD).
Vorteile einer Verfahrensdokumentation
Der Besitz einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation mit internem Kontrollsystem zeigt bei einer Betriebsprüfung, dass Sie sich mit dem Thema Kontrollprozesse auseinander gesetzt haben. Sollten in Ihrer Buchhaltung Mängel auftauchen die zu einer fahrlässigen Steuerhinterziehung führen könnten, kann das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation diese Vorwürfe entkräften (siehe Anwendungserlass zu § 153 Abgabenordnung (AO) Nummer 2.6).
Zitat: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“
Die Verfahrensdokumentation dient daher auch der Minimierung bzw. Vermeidung sowohl finanzieller (in Form von Zuschätzungen) als auch strafrechtlicher Risiken, die sich aus etwaigen, wenn auch nur leichtfertigen Gesetzesverstößen ergeben könnten.
Gleichzeitig kann die Verfahrensdokumentation dazu dienen, Geschäftsführern einer Kapitalgesellschaft (GmbH) vor einer privaten Haftung zu schützen.