So führen Sie eine Vollinventur durch

So führen Sie eine Vollinventur durch
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Nach §240 im Handelsgesetzbuch sollte zum Abschluss eines Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme sämtlicher im Betrieb geführten Artikel durchgeführt werden – unabhängig davon, ob diese für den Verkauf oder Eigenverbrauch gedacht sind.

Die Inventur dient nicht nur der Erfassung von Unternehmenswerten.
Sie dient auch der Kontrolle von Soll-Bestand und dem tatsächlichen Ist-Bestand Ihrer Filiale.
Falsche Bestände, verpasste Wareneingänge und eventuell nicht mehr geführte Artikel können so leichter entdeckt und korrigiert werden.

 

Ein passendes Video zu diesem Thema gibt es hier:
JoeCash – Inventur #1 – Vollinventur – YouTube

Sie können während einer laufenden Inventur das JoeCash-Kassensystem wie gewohnt nutzen: Kassieren, Behandlungen nachschlagen und auch den Tages- oder Schichtabschluss machen. Die Inventur ist jederzeit über das Zahnrad erneut aufrufbar und bleibt solange bestehen, bis Sie diese über den „Inventur abschließen“ – Button beenden.

 

Eine Vollinventur können Sie über die Schaltfläche Zahnrad – Inventur starten:

Sobald Sie auf „akzeptieren“ klicken, wir die Vollinventur gestartet. Dabei werden sämtliche aktiven Artikel aus Ihrer Datenbank in die Inventurliste übertragen und mit einer Null als gezählten Bestand versehen. Je nach Datenmenge kann dies einige Augenblicke dauern.

Danach erscheint folgende Maske. Links haben Sie die Inventurübersicht mit den 10 zuletzt gezählten Artikel einer evtl. bereits abgeschlossenen Inventur, rechts werden die Artikel eingegeben, bzw. eingescannt:

Hier wird Ihnen angezeigt welche Inventur gerade aktiv ist. Im Beispiel ist es Inventur Nr.4, die seit dem 27.12.2022 ab 9:14 Uhr aktiv ist.  

Wir weisen darauf hin, dass eine Inventur möglichst innerhalb von 3 Tagen abgeschlossen werden sollte. Dauert die Inventur länger an, erscheint hier eine entsprechende Warnmeldung.


Mit diesem Button schließen Sie die Inventur ab.

Klicken Sie hier, um die Inventur zu verlassen und auf die Kasse zurückzukehren. Dieser Button bricht/schließt die Inventur nicht ab! 

Klicken Sie hier um einen Artikel neu in den Stammdaten anzulegen, ohne dafür die Inventur verlassen zu müssen.

Dieser Button färbt sich bei Aktivierung rot und schaltet den Schnellscanmodus ein. Statt einen Artikel und anschließend die Menge manuell einzugeben, können Sie mit dem Scanner nun einfach jeden einzelnen Artikel abscannen, um diesen in die Inventur aufzunehmen. Jeder gescannte Artikel wird mit +1 in die Inventur aufgenommen. Artikel mit der selben EAN werde zusammengezählt.

Dieser Button erweitert die Artikelliste auf der linken Seite von den 10 letzten gezählten Positionen auf alle verfügbaren Inventurpositionen. Die Anzahl der Artikel ist hier durch die Anzeigekapazität auf etwa 45 Positionen begrenzt.

Falls Sie nicht die ganze Zeit zwischen dem PC und den Regalen hin- und her laufen möchten und z.B. kein Tablet haben, können Sie sich über diesen Button eine „Inventurzählliste“ ausgeben/ausdrucken lassen (mit oder ohne Barcode). Mit dieser physischen Liste können Sie Ihren Bestand handschriftlich festhalten und anschließend alles am PC eingeben.

Dieser Button gibt Ihnen vor Abschluss der Inventur jederzeit eine Differenzliste aus. Je nach Wahl der beiden Unterpunkte bekommen Sie eine Liste der bereits gezählten Artikel, welche aber eine Differenz zum Sollwert aufweisen, oder eine Liste mit Differenzen aller noch ungezählten Artikel.

Klicken Sie hier, wechselt die Artikelliste auf der linken Seite in den sogenannten Inventurkorrekturmodus. Nun werden Ihnen alle aktiven Artikel Ihrer Datenbank alphabetisch mit Bestand und gezähltem Inventurbestand angezeigt. Falls Ihnen etwas auffällt, können Sie rechts im Feld den Inventurbestand manuell korrigieren, bevor Sie die Inventur abschließen.

Unter „weiteres“ finden Sie außerdem die Möglichkeit eine txt- Lookup-Datei zu erstellen und MDE-Datein einzulesen, falls Sie für die Inventur ein MDE Gerät nutzen.

Rechts erfolgt die Eingabe der Artikel – sowohl bei der manuellen Eingabe, als auch beim Schnellscanmodus. Benutzen Sie dafür vorzugsweise das Feld „Nr./EAN/Bezeichnung“. Die weiteren Felder können zur detaillierten Suche genutzt werden.

Geben Sie bei der Inventur nun die EAN, Artikelnummer oder Bezeichnung des Artikels ein und klicken Sie auf die Lupe. Links erscheint nun das Bestandsaufnahmefeld:

Bei „korrigierter Bestand“ können Sie den gezählten Inventurbestand eingeben. Rechts daneben wird Ihnen der aktuelle Artikelbestand in Ihrer Datenbank angezeigt und darunter die Anzahl der in der Inventur bereits gezählten Artikel.

Darunter sehen Sie die dazugehörigen Artikelinformationen samt roten Bearbeitungsbutton, mit dem Sie die Artikelstammdaten bearbeiten können, ohne dafür in die Stammdaten wechseln zu müssen. Ebenso finden Sie hier ein Eingabefeld, falls Ihnen keine Tastatur zur Verfügung steht.

Tipp: Sie können einen Artikel in dieser Maske so oft eingeben wie Sie möchten. Die angegebenen Zahlen werden in der Inventur zusammengerechnet.
Haben Sie den Artikel z.B. an zwei verschiedenen Orten stehen, können Sie diese Bestände auch separat voneinander eingeben. Diese werden anschließend zusammengezählt (wieviel bereits gezählt wurde, ist ersichtlich an „Bestand in Inventur“ rechts).  So müssen Sie den einen Artikel nicht im ganzen Laden zusammensuchen.

Klicken Sie auf speichern, wird die Artikelanzahl in die Inventur übernommen.

Die letzten 10 Positionen können Sie auch über das / + Zeichen in der Liste nachkorrigieren.
Nicht verwirren lassen: Sobald Sie eins der beiden Zeichen anklicken, springt die gewählte Position automatisch an die erste Stelle.

Hat sich der Soll-Bestand eines bereits gezählten Artikels in der laufenden Inventur geändert, z.B. durch einen Verkauf, taucht folgender Hinweis auf:

Diese Anzeige ist lediglich ein Hinweis. Der Bestand des Artikels wird vom JoeCash Kassensystem automatisch angepasst und muss nicht manuell nachkorrigiert werden. Diese Bestandsabweichung würde somit nicht in der Differenzliste auftauchen und wird auch beim Abschluss der Inventur erfasst und mit dem Verkauf verrechnet.

Haben Sie alle Artikel gezählt, in die Inventur eingetragen und noch mal geprüft? Dann können Sie diese mit einem Klick auf den Button „Inventur abschließen“ beenden. 

Beachten Sie, dass nach Abschluss einer Inventur diese nicht erneut geöffnet und gezählte Bestände der Inventur nicht bearbeitet werden können.

Sobald Sie die Inventur abschließen möchten, fragt JoeCash nach, was mit den Artikeln passieren soll, bei denen kein neuer Bestand eingetragen worden ist (z.B. weil ungezählt oder nicht mehr vorhanden): 


⇒ Sie können diese weiterhin aktiv mit Bestand 0 übernehmen (z.B. wenn Bestand wirklich gleich 0 ist, aber später neue Ware eintrifft).

ungezählt: Damit werden die Artikel als ungezählt (z.B. bei nicht gefundenen Artikeln) in der Inventurliste angegeben.

Neubestand = Altbestand: Damit wird der alte Sollbestand in die Inventur übernommen (z.B. wenn Bestand von 2 sein soll, aber Sie 0 gezählt haben, wird in dem Fall die 2 in den Inventurbestand übernommen). 

⇒ Mit „Abbruch“ kehren Sie in die Inventur zurück und können weitere Änderungen und Korrekturen vornehmen. 

Klicken Sie anschließend auf „Akzeptieren“ um die Inventur zu buchen:

Sobald diese abgeschlossen ist, erscheint die kurze Meldung „Inventur gebucht“. 

Das Inventurergebnis samt dazugehörigen Listen finden Sie anschließend unter
Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis:

Selektieren Sie hier das Datum, an dem die Inventur gestartet worden ist.
Zur Auswahl stehen Ihnen die Inventurdruckliste mit allen Artikeln, der Inventurdruck mit allen Artikeln die einen Bestand größer als null haben, die Differenzliste und die Liste der ungezählten Artikel.
Die Listen können jeweils als PDF direkt gespeichert/gedruckt oder als Excel-Tabelle exportiert werden.

Viel Erfolg!