Wer kennt es nicht: Es ist Anfang des Monats und Firmen wie Loreal ändern Ihre ganzen Produktpreise. Nun steht man da mit 700 Artikeln und muss so schnell wie möglich die Preise in der Kasse anpassen. Um dieses Problem schnellstmöglich zu beheben gibt es (neben der Schnelländerungsfunktion unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Artikel) die Möglichkeit einen sogenannten Preislistenimport zu tätigen. Dafür benötigt es etwas an Vorbereitung, nimmt aber deutlich weniger Zeit in Anspruch, als alle Preise manuell ändern zu müssen. Die aktuellste Preisliste kommt im Idealfall als Excel-Datei (.xls oder .xlsx) vom Produkthersteller oder Firmenvertreter selbst. Die Datei dient dabei als Vorlage und Informationsquelle, die sortiert und gegebenenfalls ergänzt werden muss. Je nach Preisliste sind dort nämlich die wichtigsten Angaben zum Produkt enthalten, wie EAN, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis (EK) und Verkaufspreis (VK), die mit wenigen Klicks hin und her kopiert werden können. Für die Import-Datei können Sie gern unsere Vorlage benutzen: BLANKO-Artikelimport_2022.xlsx (live.com) (Klicken Sie auf die Datei, öffnet sich ein Dokument in Ihrem Browser. Per Klick auf „Datei“ und „speichern unter“  können Sie sich eine Kopie der Datei auf Ihren PC herunterladen). Achtung! Importieren Sie unbearbeitete Listen in das Kassensystem, führt dies zu schweren Fehlern in Ihrer Datenbank!  Doppelt oder falsch angelegte Lieferanten und Artikel lassen sich nur manuell in Ihrem Inhalt korrigieren, jedoch nicht mehr vollständig aus dem System löschen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Import-Datei möglichst korrekt ausgefüllt wird. In fremden Tabellen verbergen sich nicht selten Sonderzeichen und Sonderformatierungen, welche mit bloßem Auge nicht immer erkennbar sind. Stellen Sie sicher, dass beim Einfügen der Daten in die Importdatei die Einfügeoption „Werte“ genutzt wird um ausschließlich Textangaben und Zahlen zu übernehmen. Bevor Sie jegliche größere Änderungen in Ihrer Datenbank vornehmen, empfehlen wir vorher eine Datensicherung zu machen, um im Notfall den ursprünglichen Zustand Ihrer Datenbank zu sichern. ⇒ Wie mache ich eine Datensicherung? Bei älteren Kassenservern (Kaufdatum vor 2020) sollte die Importliste nicht mehr als 900 Produkte (Zeilen) gleichzeitig beinhalten. Andernfalls besteht Überlastungsgefahr inklusive Datenbankabsturz. Sollte Ihre Produktliste mehr Artikel beinhalten, muss diese auf eine zweite Importtabelle verlagert werden. Nun folgt die Vorarbeit: Wenn Sie die Blanko-Excelliste öffnen, sehen Sie in der obersten Zeile jeder Spalte eine vordefinierte Beschreibung: In die jeweiligen Spalten können Sie nun die Informationen aus der Preisliste des Herstellers per Kopieren/Einfügen übertragen. Falls die Angaben des Herstellers nicht vorhanden sind, oder beispielsweise der Verkaufspreis nicht dem Ihres Geschäfts entspricht, können Sie diese Info ändern oder manuell eintippen. Dabei gehen Sie bitte Spalte für Spalte wie folgt vor. Spalte A – Lieferant ⇒ Hier wird der Name des Lieferanten eingetragen, so wie dieser in der Kasse hinterlegt ist. B – SAP-MaterialNr. ⇒ Heutzutage benutzt diese Nummer kaum noch jemand. Falls eine SAP Nummer genutzt wird, dann bitte hier angeben. C – Artikel-Nr ⇒ Tragen Sie hier die Artikelnummer des jeweiligen Artikels ein. Sie können diese auch selbst vergeben um den Artikel zu personalisieren. Die Artikelnummer ist nicht die EAN Nummer! D – Artikelgruppe ⇒ In JoeCash können Artikel in sogenannte Artikelgruppen einsortiert werden. Diese Funktion wird gern bei umfangreichen Artikelbeständen genutzt. Die Gruppen müssen vorher in den Stammdaten jedoch angelegt worden sein. Ist für den Artikel keine Gruppe im System hinterlegt, die Spalte bitte leer lassen. E – Artikelbezeichnung 1 ⇒ In den Artikelstammdaten können Sie einem Artikel bis zu drei Beschreibungen vergeben. Die Hauptbezeichnung tragen Sie am besten hier in die erste Spalte ein. Ist der Name beispielsweise extrem lang, können Sie diesen auf Spalten E/F/G aufteilen. Wir empfehlen außerdem bei gleichnamigen Artikeln mit unterschiedlichen ml/g Größen, die ml/g Angaben in Spalte F oder G einzutragen, um die Artikel einfacher zu unterscheiden. F – Artikelbezeichnung 2 ⇒ Siehe E G – Artikelbezeichnung 3 ⇒ Siehe E H – EAN_Code1 ⇒ Hier wird die EAN Nummer des Artikels eingetragen. Dabei handelt es sich meist auch um die Nummer des Barcodes, den Sie in die Kasse einscannen können. I – EAN-Code2 ⇒ Diese Spalte ist vorgesehen für Artikel, die eine zweite EAN besitzen, beispielsweise den US EAN: UCC (manche Artikel haben sogar zwei Barcodes zum Scannen). Wird der Code nicht benötigt, können Sie die Spalte ebenfalls leer lassen. J – Farbe ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. K – Menge ⇒ Falls Sie es detailliert mögen, können Sie hier die Gramm/ml des Artikels angeben, statt in Spalte F oder G. Bitte nur als Zahl eingeben, keine Buchstaben! L – Einheit ⇒ Hier bestimmen Sie die Größeneinheit zu den Angaben aus Spalte K – g/ml/L/oz und andere Einheiten. M – Verkaufeinheit/Stck. ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. N – Verpackungseinheit (VE) ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. O – VE-Preis ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. P – EK ⇒ Hier geben Sie den Einkaufspreis (EK) des Lieferanten ein. Q – VK ⇒ In dieser Spalte wird der Verkaufspreis (VK) des Artikels angegeben, der in Ihrer Filiale gilt. Sie können hier den UVP des Herstellers aus der Liste übernehmen, oder wählen einen eigenen Preis. Ist dieser Artikel reine Kabinettware, lassen Sie diese Spalte bitte leer. Bei EK und VK bitte auf die Formatierung achten: Reine Zahlen mit zwei Nachkommastellen nutzen, Komma als Trennzeichen (z.B. 3,99). Bei geraden Zahlen reicht auch eine Ziffer ohne Nachkommastelle. Bitte keine Sonderzeichen (z.B. €) oder Buchstaben eingeben. Falls kein VK vorhanden ist, bitte auch keine 0 eintragen, sondern Feld leer lassen. R – MwSt. (7 o. 19 %) ⇒ Bitte leer lassen. Im Idealfall wird die Mehrwertsteuer durch Ihre Angaben in den Systemkonten automatisch bestimmt. S – Ist-Bestand ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. T – Mindestbestand ⇒ Hier kann der gewünschte Mindestbestand eines Artikels festgelegt werden. Dieser Eintrag ist sinnvoll, wenn Sie die Funktion „Bestellvorschlag“ in der Lagerverwaltung nutzen. U – Grosses Bild ⇒ Falls Sie gern ein Bild zum Produkt hochladen möchten, empfehlen wir das Einbuchen über einen elektronischen Lieferschein oder direkt

Nach §240 im Handelsgesetzbuch sollte zum Abschluss eines Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme sämtlicher im Betrieb geführten Artikel durchgeführt werden – unabhängig davon, ob diese für den Verkauf oder Eigenverbrauch gedacht sind. Die Inventur dient nicht nur der Erfassung von Unternehmenswerten. Sie dient auch der Kontrolle von Soll-Bestand und dem tatsächlichen Ist-Bestand Ihrer Filiale. Falsche Bestände, verpasste Wareneingänge und eventuell nicht mehr geführte Artikel können so leichter entdeckt und korrigiert werden.   Ein passendes Video zu diesem Thema gibt es hier: JoeCash – Inventur #1 – Vollinventur – YouTube Sie können während einer laufenden Inventur das JoeCash-Kassensystem wie gewohnt nutzen: Kassieren, Behandlungen nachschlagen und auch den Tages- oder Schichtabschluss machen. Die Inventur ist jederzeit über das Zahnrad erneut aufrufbar und bleibt solange bestehen, bis Sie diese über den „Inventur abschließen“ – Button beenden.   Eine Vollinventur können Sie über die Schaltfläche Zahnrad – Inventur starten: Sobald Sie auf „akzeptieren“ klicken, wir die Vollinventur gestartet. Dabei werden sämtliche aktiven Artikel aus Ihrer Datenbank in die Inventurliste übertragen und mit einer Null als gezählten Bestand versehen. Je nach Datenmenge kann dies einige Augenblicke dauern. Danach erscheint folgende Maske. Links haben Sie die Inventurübersicht mit den 10 zuletzt gezählten Artikel einer evtl. bereits abgeschlossenen Inventur, rechts werden die Artikel eingegeben, bzw. eingescannt. Sobald Sie einen Artikel in die neue Inventur eingeben, wird dieser rechts in die Liste an die erste Stelle gesetzt: Hier wird Ihnen angezeigt welche Inventur gerade aktiv ist. Im Beispiel ist es Inventur Nr.4, die seit dem 27.12.2022 ab 9:14 Uhr aktiv ist.   Wir weisen darauf hin, dass eine Inventur möglichst innerhalb von 3 Tagen abgeschlossen werden sollte. Dauert die Inventur länger an, erscheint hier eine entsprechende Warnmeldung. Mit diesem Button schließen Sie die Inventur ab. Klicken Sie hier, um die Inventur zu verlassen und auf die Kasse zurückzukehren. Dieser Button bricht/schließt die Inventur nicht ab!  Klicken Sie hier um einen Artikel neu in den Stammdaten anzulegen, ohne dafür die Inventur verlassen zu müssen. Dieser Button färbt sich bei Aktivierung rot und schaltet den Schnellscanmodus ein. Statt einen Artikel und anschließend die Menge manuell einzugeben, können Sie mit dem Scanner nun einfach jeden einzelnen Artikel abscannen, um diesen in die Inventur aufzunehmen. Jeder gescannte Artikel wird mit +1 in die Inventur aufgenommen. Artikel mit der selben EAN werde zusammengezählt. Dieser Button erweitert die Artikelliste auf der linken Seite von den 10 letzten gezählten Positionen auf alle verfügbaren Inventurpositionen. Die Anzahl der Artikel ist hier durch die Anzeigekapazität auf etwa 45 Positionen begrenzt. Falls Sie nicht die ganze Zeit zwischen dem PC und den Regalen hin- und her laufen möchten und z.B. kein Tablet haben, können Sie sich über diesen Button eine „Inventurzählliste“ ausgeben/ausdrucken lassen (mit oder ohne Barcode). Mit dieser physischen Liste können Sie Ihren Bestand handschriftlich festhalten und anschließend alles am PC eingeben. Dieser Button gibt Ihnen vor Abschluss der Inventur jederzeit eine Differenzliste aus. Je nach Wahl der beiden Unterpunkte bekommen Sie eine Liste der bereits gezählten Artikel, welche aber eine Differenz zum Sollwert aufweisen, oder eine Liste mit Differenzen aller noch ungezählten Artikel. Klicken Sie hier, wechselt die Artikelliste auf der linken Seite in den sogenannten Inventurkorrekturmodus. Nun werden Ihnen alle aktiven Artikel Ihrer Datenbank alphabetisch mit Bestand und gezähltem Inventurbestand angezeigt. Falls Ihnen etwas auffällt, können Sie rechts im Feld den Inventurbestand manuell korrigieren, bevor Sie die Inventur abschließen. Unter „weiteres“ finden Sie außerdem die Möglichkeit eine txt- Lookup-Datei zu erstellen und MDE-Datein einzulesen, falls Sie für die Inventur ein MDE Gerät nutzen. Rechts erfolgt die Eingabe der Artikel – sowohl bei der manuellen Eingabe, als auch beim Schnellscanmodus. Benutzen Sie dafür vorzugsweise das Feld „Nr./EAN/Bezeichnung“. Die weiteren Felder können zur detaillierten Suche genutzt werden. Geben Sie bei der Inventur nun die EAN, Artikelnummer oder Bezeichnung des Artikels ein und klicken Sie auf die Lupe. Links erscheint nun das Bestandsaufnahmefeld: Bei „korrigierter Bestand“ können Sie den gezählten Inventurbestand eingeben. Rechts daneben wird Ihnen der aktuelle Artikelbestand in Ihrer Datenbank angezeigt und darunter die Anzahl der in der Inventur bereits gezählten Artikel. Darunter sehen Sie die dazugehörigen Artikelinformationen samt roten Bearbeitungsbutton, mit dem Sie die Artikelstammdaten bearbeiten können, ohne dafür in die Stammdaten wechseln zu müssen. Ebenso finden Sie hier ein Eingabefeld, falls Ihnen keine Tastatur zur Verfügung steht. Tipp: Sie können einen Artikel in dieser Maske so oft eingeben wie Sie möchten. Die angegebenen Zahlen werden in der Inventur zusammengerechnet. Haben Sie den Artikel z.B. an zwei verschiedenen Orten stehen, können Sie diese Bestände auch separat voneinander eingeben. Diese werden anschließend zusammengezählt (wieviel bereits gezählt wurde, ist ersichtlich an „Bestand in Inventur“ rechts).  So müssen Sie den einen Artikel nicht im ganzen Laden zusammensuchen. Klicken Sie auf speichern, wird die Artikelanzahl in die Inventur übernommen. Die letzten 10 Positionen können Sie auch über das – / + Zeichen in der Liste nachkorrigieren. Nicht verwirren lassen: Sobald Sie eins der beiden Zeichen anklicken, springt die gewählte Position automatisch an die erste Stelle. Hat sich der Soll-Bestand eines bereits gezählten Artikels in der laufenden Inventur geändert, z.B. durch einen Verkauf, taucht folgender Hinweis auf: Diese Anzeige ist lediglich ein Hinweis. Der Bestand des Artikels wird vom JoeCash Kassensystem automatisch angepasst und muss nicht manuell nachkorrigiert werden. Diese Bestandsabweichung würde somit nicht in der Differenzliste auftauchen und wird auch beim Abschluss der Inventur erfasst und mit dem Verkauf verrechnet. Haben Sie alle Artikel gezählt, in die Inventur eingetragen und noch mal geprüft? Dann können Sie diese mit einem Klick auf den Button „Inventur abschließen“ beenden.  Beachten Sie, dass nach Abschluss einer Inventur diese nicht erneut geöffnet und gezählte Bestände der Inventur nicht bearbeitet werden können. Sobald Sie die Inventur abschließen möchten, fragt JoeCash nach, was mit den Artikeln passieren soll, bei denen kein neuer Bestand eingetragen worden ist (z.B. weil ungezählt oder nicht mehr vorhanden):  ⇒ Sie können diese weiterhin aktiv mit Bestand 0 übernehmen (z.B. wenn Bestand wirklich gleich 0 ist, aber später neue Ware eintrifft). ⇒ ungezählt: Damit werden die Artikel als ungezählt (z.B. bei nicht gefundenen Artikeln) in der Inventurliste angegeben. ⇒ Neubestand = Altbestand: Damit wird der