Sind Ihre Kassendaten wie gewünscht angelegt, braucht es natürlich Ordnung und Flexibilität auf der Kassenoberfläche. Für den schnellen Zugriff auf bestimmte Leistungen können Sie sich ihre Shortcuts entsprechend zurechtlegen und diese jederzeit bearbeiten und sortieren. In diesem Video können Sie sich ein Bild davon machen, wie es geht: JoeCash – Shortcuts anlegen / bearbeiten / verschieben / Seiten erstellen – YouTube Schriftliche Version folgt.

Ob Sie Ihren Kunden zum Fest eine Freude machen oder Ihre Treuekunden belohnen möchten, ein Aktionsgutschein kann viele Zwecke erfüllen. In JoeCash ist es möglich eine Gutscheinart anzulegen, welche einen höheren Einlösewert als Verkaufswert hat. Das heißt, der Kunde kann bei Ihnen für einen Gutschein z.B. 80€ bezahlen, kriegt aber einen Gutschein mit 100€ Wert zum Einlösen.  Legen Sie die Gutscheinart zunächst unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Gutscheine – neuer Gutschein an. Dieser könnte von den Einstellungen wie folgt aussehen: Nummer ⇒ Muss nicht zwangsweise gefüllt sein. Mit einer Nummer kann der Gutschein in der Kasse jedoch wie ein Artikel gefunden werden. Beschreibung kurz ⇒ Hauptbeschreibung des Gutscheins, welche auch auf dem Kassenbeleg angezeigt wird. Beschreibung lang ⇒ Hier können zusätzliche Details zum Gutschein angegeben werden, welche nur in den Stammdaten gespeichert und angezeigt werden. Diese dienen den Mitarbeitern als Info und werden nicht auf dem Beleg angezeigt. Verkaufswert ⇒ Geben Sie hier den Verkaufswert des Gutscheins ein, den der Kunde zu zahlen hat. Einlöswert ⇒ Geben Sie hier den Einlöswert des Gutscheins ein. Dieser kann sich beliebig vom Verkaufspreis unterscheiden. 0-Preis erlaubt? ⇒ Hier eine 0 für nein oder eine 1 für ja eintragen, ob der Gutschein mit einem Verkaufswert von 0€ verkauft werden darf (nützlich z.B. bei einer Aktion wie „Zahle 0€, Gutschein hat aber 5€ Einlöswert“).  Berechnung Einlösewert ⇒ Soll der Einlösewert wie vorgegeben berechnet werden oder ist der Einlösewert = Verkaufswert + x%? Nummernvergabe ⇒ Hier bitte darauf achten, dass entweder „eigene Nummernvergabe“ oder „Nummern vergeben“ eingestellt ist. Ist die Einstellung „keine Nummernvergabe“ eingestellt, werden die Gutscheine ohne Nummer verkauft. Diese können zwar eingelöst, aber weder geprüft, noch einem Kunden zugeordnet werden.  Etikettenvorlage ⇒ Hier können Sie eine Druckvorlage wählen, falls Sie die Gutscheinnummern auf Etiketten drucken und diese auf physische Karten kleben möchten. Hier gibt es zunächst nur eine allgemeine Vorlage, welche jedoch angepasst werden kann.  Gültig ab / Gültig bis ⇒ Ohne Gültigkeitsvorgaben ist ein Gutschein ab Verkaufszeitpunkt 10 Jahre lang gültig. Sie können aber natürlich auch bestimmen, dass der Aktionsgutschein z.B. nur 1 Jahr lang gültig sein soll (z.B. 01.01.2023 bis 31.12.2023). Bitte beachten Sie, dass bei bereits verkauften Gutscheinen das Gültigkeitsdatum nicht mehr geändert werden kann. Ändert man in diesen beiden Feldern den Gültigkeitszeitraum, gilt dieser nur für ab diesem Zeitpunkt neu verkauften Gutscheine.  Klicken Sie anschließend auf Gutschein speichern. Diesen Gutschein können Sie nun als separaten Shortcut auf der Kassenoberfläche hinzufügen (Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Preisliste/Shortcuts – Gutscheine). Falls Sie den „Gutscheinauswahl“-Button als Shortcut bereits hinterlegt haben, taucht der Gutschein in der Auswahlliste auf, sobald Sie die Kasse über den Kreispfeil am Login-Bildschirm aktualisiert haben.  Der Gutschein kann nun wie gewohnt kassiert und bezahlt werden. Tipp: Auf diese Art können Sie auch Gutscheine verschenken! Sie können beim Verkaufswert den Wert 0 eingeben. Der Einlösewert kann dann entsprechend höher angegeben werden. So können Sie einen Gutschein regulär an einen Kunden verkaufen, ohne dass dieser etwas dafür zahlen muss.

Ist die gewünschte Anzahlungsart in Ihrem Kassensystem angelegt, kann diese wie ein normales Produkt kassiert werden. Wählen Sie also den verantwortlichen Mitarbeiter aus und – ganz wichtig um die Anzahlung auch später einem Kunden zuordnen zu können – den Kunden. Andernfalls legen Sie diesen Kunden neu in Ihrem Kundenstamm an. Kassieren Sie anschließend die Anzahlung. Falls Sie bei der Anzahlungsart eine variable Summe als Preis festgelegt haben, werden Sie beim Kassieren der Anzahlung nach einem Betrag gefragt: Hat der Kunde den Betrag bezahlt, wird der Anzahlung (ähnlich wie beim Gutschein) eine Anzahlungsnummer zugeordnet und am Ende des Kassiervorgangs eingeblendet: Nun ist diese Anzahlung sowohl in den Stammdaten des Kunden hinterlegt, als auch in Ihren Buchhaltungsunterlagenunter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Anzahlungen. Kommt der Kunde zu seinem nächsten Besuch bei Ihnen, können Sie diese Anzahlung nun verrechnen. Starten Sie den üblichen Kassiervorgang: Geben Sie die Dienstleistungen und Artikel ein, welche dem Kunden berechnet werden sollen und wählen Sie natürlich den zuständigen Mitarbeiter samt Kunden aus. Sobald Sie einen Kunden mit einer vorhandenen Anzahlung auswählen, erscheint neben dem Kunden ein Hinweis zu einer vorhandenen Anzahlung samt dem Betrag: Tipp: Ein Kunde kann natürlich auch mehrere Anzahlungen leisten. So kann Frau Heintz z.B. 2x eine Anzahlung für Haarverlängerungen und 1 Anzahlung als Stammkundin gleichzeitig haben (entspricht 3 verschiedenen Anzahlungsnummern). In der Übersicht hier wird allerdings immer nur die Gesamtsumme aller vorhandenen Anzahlungen des Kunden aufgeführt. Was mit der Anzahlung (oder mit mehreren, falls vorhanden) in der Kasse geschehen soll, folgt im Zahlvorgang. Sobald Sie auf den Button Zahlen klicken, fragt die Kasse, ob Sie eine vorhandene Anzahlung nun verrechnen möchten: ⇒ Klicken Sie hier auf Abbrechen, wird keine Anzahlung verrechnet und der Bezahlvorgang wird anschließend mit den üblichen Zahlmitteln abgeschlossen. Tipp: Sollte es passieren, dass Sie hier versehentlich auf Abbrechen klicken, obwohl der Kunde eine Anzahlung verrechnet möchte – keine Panik! Klicken Sie im nächsten Schritt einfach auf die Zahlart Anzahlung und geben Sie dort die zu verrechnende Anzahlungsnummer ein. ⇒ Wenn Sie auf Akzeptieren klicken und der Kunde nur eine einzige Anzahlung auf seinem Konto hat, wird diese automatisch mit der geforderten Summe verrechnet. ⇒ Hat der Kunde mehrere Anzahlungen geleistet, fragt die Kasse Sie nach der Nummer der Anzahlung, welche verrechnet werden soll. Geben Sie die Nummer ein und klicken Sie anschließend auf speichern. ⇒ Eine Anzahlung kann (genauso wie ein Gutschein) auch stückweise eingelöst werden. Eine vollständige Verrechnung ist kein Zwang. Der Restwert bleibt weiterhin unter Anzahlungsnummer im System und kann bei einem weiteren Beleg oder zu einem späteren Zeitpunkt verrechnet werden. Sobald Sie die Anzahlung verrechnen, sehen Sie in der Zahlartmaske unter der Zahlart Anzahlung einen entsprechenden Vermerk: Sie können den Zahlvorgang nun per Klick auf Zahlen beenden, oder falls noch ein Restbetrag zu zahlen ist, ein weiteres Zahlmittel Ihrer Wahl anklicken. Tipp: Ist der zu zahlende Betrag höher, als der Betrag der Anzahlung und der Kunde möchte noch eine weitere Anzahlung einlösen, klicken Sie bei den Zahlarten erneut auf den Anzahlung-Button. Nun können Sie eine weitere Anzahlungsnummer und den Betrag eingeben. Sie können so viele Anzahlungen einlösen, wie Sie möchten. Diese werden im Zahlvorgang alle untereinander aufgelistet und können per Klick auf das rote X einfach wieder aus dem Zahlvorgang herausgenommen werden: Stimmt alles? Dann schließen Sie den Beleg wie gewohnt mit einem Klick auf Zahlen ab. Übrigens, schon gewusst? Die Zahlart Anzahlung ist nur dann im Zahlvorgang vorhanden, wenn das Kassensystem beim zu kassierenden Kunden eine nicht eingelöste Anzahlung in den Stammdaten erkennt.    

Der allgemeine Kassiervorgang besteht im Grunde aus 4 Schritten. In welcher Reihenfolge Sie die Schritte 1 bis 3 tätigen, ist dabei Ihnen überlassen. ♦  Schritt 1: Mitarbeiter auswählen Damit Sie einen Beleg kassieren können, muss dieser einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet sein. Gehen Sie dafür oben rechts auf den Button Team und wählen Sie den passenden Kollegen oder eben sich selbst aus, indem Sie auf den grünen Einkaufswagen klicken: Der gewählte Name erscheint nun neben dem Kasse-Button: ♦ Schritt 2: Kunde auswählen Zu einem Beleg gehört auch ein bedienter Kunde. Klicken Sie dazu auf den Button Kunde: Falls der Kunde noch nicht in den Stammdaten erfasst wurde und seine persönlichen Daten auch nicht hinterlassen möchte, können Sie zwischen „Laufkunde Dame/Herr/Kind“ wählen und das Eingabefeld für den Namen leer lassen. Möchte der Kunde seine Daten hinterlassen, können Sie über den Button Neukunde diese im Kassensystem speichern und direkt in die Kasse übernehmen. Ist der Kunde im Kassensystem bereits erfasst, können Sie diesen über die Suchfelder, wie „Name“ und „Vorname“ suchen und mit dem grünen Einkaufswagen in den Beleg holen: ♦ Schritt 3: Dienstleistungen und/oder Artikel eingeben Dienstleistungen und Artikel können entweder über die auf der Kassenoberfläche angelegten „Shortcuts“ oder über die Direktsuche eingegeben werden. Klicken Sie dafür auf den jeweiligen Shortcut oder tippen Sie das Gesuchte in das Suchfeld ein. Artikel werden mit dem roten Einkaufswagen ins Kassierfeld geholt: ♦ Schritt 4: Zahlen Nun können Sie den Beleg kassieren, indem Sie auf Zahlen klicken und hier die gewünschte Zahlart wählen: Damit wäre der Kassiervorgang beendet und es erscheint für einen kurzen Moment der Schriftzug: Beleg kassiert. Ein Kassenbeleg wird gedruckt.   

1.Um einen Gutschein über JoeCash verkaufen zu können, muss die Gutscheinart zunächst in den Stammdaten hinterlegt sein. 2. Als nächstes sollte der Gutschein als Shortcut angelegt werden (über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Preisliste/Shortcuts). Die Gutscheinart kann als einzelner Shortcut hinterlegt werden oder in einer „Gutscheinauswahl“ (praktischer Ober-Button, falls mehrere Gutscheinarten in der Kasse verkauft werden): 3. Nun folgt der Kassiervorgang: Klicken Sie den Gutscheinbutton an. Je nach Einstellungen in der Gutscheinart wird eine Belegposition gebucht.  ⇒ Wird eine Gutscheinart mit automatischer Nummernvergabe und fest vorgegebenem Betrag ausgewählt, wir dieser automatisch als Position in den Beleg geholt. ⇒ Wurde bei der Gutscheinart eine eigene Nummernvergabe vorgegeben, werden Sie als nächstes nach einer Gutscheinnummer gefragt. ⇒ Falls kein Wert in der Gutscheinart angegeben wurde, da Sie diese beliebig selbst bestimmen wollen, erfolgt nun die Preisabfrage. 4. Falls zusätzlich zu dem Gutschein andere Leistungen oder Artikel abkassiert werden müssen, können Sie diese im gleichen Beleg buchen. Sobald alle Angaben gespeichert sind, kassieren Sie den  Beleg ab. Klicken Sie dafür auf Zahlen und wählen Sie die passende Zahlart. Sobald der Beleg gebucht ist, erscheint ein Infofenster, dass der Gutschein gebucht worden ist. Zusätzlich zum Kassenbeleg wird ein kleiner Zusatzbon ausgedruckt, auf dem die Gutscheinnummer vermerkt ist. Diesen können Sie Ihrem Kunden mitgeben. Die Gutscheinnummer wird in der Kasse automatisch hinterlegt.  Achtung! Wird der Gutschein mit der Zahlart „offene Rechnung“ bezahlt, ist der Gutschein erst gültig, wenn die Rechnung in der Kassenbuchhaltung beglichen worden ist.