Wer kennt es nicht: Es ist Anfang des Monats und Firmen wie Loreal ändern Ihre ganzen Produktpreise. Nun steht man da mit 700 Artikeln und muss so schnell wie möglich die Preise in der Kasse anpassen. Um dieses Problem schnellstmöglich zu beheben gibt es (neben der Schnelländerungsfunktion unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Artikel) die Möglichkeit einen sogenannten Preislistenimport zu tätigen. Dafür benötigt es etwas an Vorbereitung, nimmt aber deutlich weniger Zeit in Anspruch, als alle Preise manuell ändern zu müssen. Die aktuellste Preisliste kommt im Idealfall als Excel-Datei (.xls oder .xlsx) vom Produkthersteller oder Firmenvertreter selbst. Die Datei dient dabei als Vorlage und Informationsquelle, die sortiert und gegebenenfalls ergänzt werden muss. Je nach Preisliste sind dort nämlich die wichtigsten Angaben zum Produkt enthalten, wie EAN, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis (EK) und Verkaufspreis (VK), die mit wenigen Klicks hin und her kopiert werden können. Für die Import-Datei können Sie gern unsere Vorlage benutzen: BLANKO-Artikelimport_2022.xlsx (live.com) (Klicken Sie auf die Datei, öffnet sich ein Dokument in Ihrem Browser. Per Klick auf „Datei“ und „speichern unter“  können Sie sich eine Kopie der Datei auf Ihren PC herunterladen). Achtung! Importieren Sie unbearbeitete Listen in das Kassensystem, führt dies zu schweren Fehlern in Ihrer Datenbank!  Doppelt oder falsch angelegte Lieferanten und Artikel lassen sich nur manuell in Ihrem Inhalt korrigieren, jedoch nicht mehr vollständig aus dem System löschen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Import-Datei möglichst korrekt ausgefüllt wird. In fremden Tabellen verbergen sich nicht selten Sonderzeichen und Sonderformatierungen, welche mit bloßem Auge nicht immer erkennbar sind. Stellen Sie sicher, dass beim Einfügen der Daten in die Importdatei die Einfügeoption „Werte“ genutzt wird um ausschließlich Textangaben und Zahlen zu übernehmen. Bevor Sie jegliche größere Änderungen in Ihrer Datenbank vornehmen, empfehlen wir vorher eine Datensicherung zu machen, um im Notfall den ursprünglichen Zustand Ihrer Datenbank zu sichern. ⇒ Wie mache ich eine Datensicherung? Bei älteren Kassenservern (Kaufdatum vor 2020) sollte die Importliste nicht mehr als 900 Produkte (Zeilen) gleichzeitig beinhalten. Andernfalls besteht Überlastungsgefahr inklusive Datenbankabsturz. Sollte Ihre Produktliste mehr Artikel beinhalten, muss diese auf eine zweite Importtabelle verlagert werden. Nun folgt die Vorarbeit: Wenn Sie die Blanko-Excelliste öffnen, sehen Sie in der obersten Zeile jeder Spalte eine vordefinierte Beschreibung: In die jeweiligen Spalten können Sie nun die Informationen aus der Preisliste des Herstellers per Kopieren/Einfügen übertragen. Falls die Angaben des Herstellers nicht vorhanden sind, oder beispielsweise der Verkaufspreis nicht dem Ihres Geschäfts entspricht, können Sie diese Info ändern oder manuell eintippen. Dabei gehen Sie bitte Spalte für Spalte wie folgt vor. Spalte A – Lieferant ⇒ Hier wird der Name des Lieferanten eingetragen, so wie dieser in der Kasse hinterlegt ist. B – SAP-MaterialNr. ⇒ Heutzutage benutzt diese Nummer kaum noch jemand. Falls eine SAP Nummer genutzt wird, dann bitte hier angeben. C – Artikel-Nr ⇒ Tragen Sie hier die Artikelnummer des jeweiligen Artikels ein. Sie können diese auch selbst vergeben um den Artikel zu personalisieren. Die Artikelnummer ist nicht die EAN Nummer! D – Artikelgruppe ⇒ In JoeCash können Artikel in sogenannte Artikelgruppen einsortiert werden. Diese Funktion wird gern bei umfangreichen Artikelbeständen genutzt. Die Gruppen müssen vorher in den Stammdaten jedoch angelegt worden sein. Ist für den Artikel keine Gruppe im System hinterlegt, die Spalte bitte leer lassen. E – Artikelbezeichnung 1 ⇒ In den Artikelstammdaten können Sie einem Artikel bis zu drei Beschreibungen vergeben. Die Hauptbezeichnung tragen Sie am besten hier in die erste Spalte ein. Ist der Name beispielsweise extrem lang, können Sie diesen auf Spalten E/F/G aufteilen. Wir empfehlen außerdem bei gleichnamigen Artikeln mit unterschiedlichen ml/g Größen, die ml/g Angaben in Spalte F oder G einzutragen, um die Artikel einfacher zu unterscheiden. F – Artikelbezeichnung 2 ⇒ Siehe E G – Artikelbezeichnung 3 ⇒ Siehe E H – EAN_Code1 ⇒ Hier wird die EAN Nummer des Artikels eingetragen. Dabei handelt es sich meist auch um die Nummer des Barcodes, den Sie in die Kasse einscannen können. I – EAN-Code2 ⇒ Diese Spalte ist vorgesehen für Artikel, die eine zweite EAN besitzen, beispielsweise den US EAN: UCC (manche Artikel haben sogar zwei Barcodes zum Scannen). Wird der Code nicht benötigt, können Sie die Spalte ebenfalls leer lassen. J – Farbe ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. K – Menge ⇒ Falls Sie es detailliert mögen, können Sie hier die Gramm/ml des Artikels angeben, statt in Spalte F oder G. Bitte nur als Zahl eingeben, keine Buchstaben! L – Einheit ⇒ Hier bestimmen Sie die Größeneinheit zu den Angaben aus Spalte K – g/ml/L/oz und andere Einheiten. M – Verkaufeinheit/Stck. ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. N – Verpackungseinheit (VE) ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. O – VE-Preis ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. P – EK ⇒ Hier geben Sie den Einkaufspreis (EK) des Lieferanten ein. Q – VK ⇒ In dieser Spalte wird der Verkaufspreis (VK) des Artikels angegeben, der in Ihrer Filiale gilt. Sie können hier den UVP des Herstellers aus der Liste übernehmen, oder wählen einen eigenen Preis. Ist dieser Artikel reine Kabinettware, lassen Sie diese Spalte bitte leer. Bei EK und VK bitte auf die Formatierung achten: Reine Zahlen mit zwei Nachkommastellen nutzen, Komma als Trennzeichen (z.B. 3,99). Bei geraden Zahlen reicht auch eine Ziffer ohne Nachkommastelle. Bitte keine Sonderzeichen (z.B. €) oder Buchstaben eingeben. Falls kein VK vorhanden ist, bitte auch keine 0 eintragen, sondern Feld leer lassen. R – MwSt. (7 o. 19 %) ⇒ Bitte leer lassen. Im Idealfall wird die Mehrwertsteuer durch Ihre Angaben in den Systemkonten automatisch bestimmt. S – Ist-Bestand ⇒ Diese Spalte bitte leer lassen oder vorab mit dem technischen Support absprechen. T – Mindestbestand ⇒ Hier kann der gewünschte Mindestbestand eines Artikels festgelegt werden. Dieser Eintrag ist sinnvoll, wenn Sie die Funktion „Bestellvorschlag“ in der Lagerverwaltung nutzen. U – Grosses Bild ⇒ Falls Sie gern ein Bild zum Produkt hochladen möchten, empfehlen wir das Einbuchen über einen elektronischen Lieferschein oder direkt