Sind alle Kassiervorgänge für heute abgeschlossen, der Parkplatz leer und die Belege gegebenenfalls geprüft und korrigiert, können Sie über Zahnrad – Tagesabschluss – Tagesabschluss den Arbeitstag oder die Arbeitsschicht buchhalterisch abschließen. Für einen ordentlichen und sauberen Tagesabschluss empfehlen wir Ihnen die einzelnen Punkte sorgfältig nacheinander abzuarbeiten. 1. Wählen Sie obersten Feld den ausführenden Mitarbeiter aus. Vorab ist automatisch der Mitarbeiter ausgewählt, der als erster in den Stammdaten eingepflegt wurde. Per Klick auf das Feld stehen Ihnen alle Mitarbeiter zur Auswahl, die berechtigt sind, einen Tagesabschluss durchzuführen. 2. Beginnen Sie nun mit Eingabe und Prüfung den Ausgaben, die an dem Tag aus der Kasse getätigt wurden. Die Ausgaben können verscheiden Gründe haben und beliebig oft am Tag auch ohne einen direkt folgenden Tagesabschluss jederzeit eingetragen werden. Eine Ausgabe wird als Kassenbeleg in Ihrer Buchhaltung gebucht.  Am Ende der Schicht wird von der Kasse alles zusammengerechnet. Überprüfen Sie vor dem endgültigen Abschluss, ob die Eingaben korrekt sind. Bitte beachten Sie: Für eine korrekte Verarbeitung Ihrer Daten sollten außer Punkt und Komma in den Betrag-Eingabefeldern keine anderen Sonderzeichen verwendet werden. Dies könnte zu Störungen in Ihrer Datenbank führen: Nummer ⇒ Hier wird von der Kasse automatisch eine Nummer vergeben. Diese nummeriert lediglich die gebuchten Ausgaben und ist keine Belegnummer. Ausgabe ⇒ Hier geben Sie den Grund der Ausgabe ein. Es ist gleichzeitig auch das Systemkonto, auf welches der Betrag in der Buchhaltung gebucht wird. Ausgabegründe können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einlagen/Ausgaben nach Bedarf einpflegen. Betrag ⇒ Hier geben Sie bitte den aus der Kasse entnommenen Betrag ein. Rückgeld ⇒ Beispiel: Sie entnehmen 5€ aus der Kasse und gehen in den Supermarkt. Dort kaufen Sie einen Kasten Mineralwasser für 2,79€ und Küchenrollen für 1,79€. Zurück in der Filiale verbuchen Sie nun die Ausgaben: Betrag 5€ – Rückgeld wären in diesem Beispiel 0,42€. Dieses legen Sie natürlich wieder in die Kasse zurück. Bemerkung ⇒ Hier können Sie eine freie Anmerkung zur Ausgabe hinterlegen. Der Text dient nur der Information. Ausgabe speichern ⇒ Wenn Sie diesen Button anklicken, speichern Sie die eingetragenen Informationen als Ausgabe im Tagesabschluss. Schublade öffnen ⇒ Diesen Button klicken Sie an, um die Kassenlade zu öffnen. Für das Entnehmen oder Einlegen des Betrags müssen Sie so keinen Kassiervorgang tätigen. Das Öffnen der Schublade wird auch in diesem Fall im Kassenjournal protokolliert. Die Auflistung unter den Buttons ist eine Übersicht der verbuchten Ausgaben.  3. Als nächstes folgen die Einlagen. Diese sind kassenrelevante Einzahlungen ohne Kassiervorgang und können ebenfalls beliebig oft am Tag eingegeben werden. Auch in diesem Fall wird ein Beleg in den Kassenunterlagen erstellt. Einlagen werden oft genutzt um z.B. Wechselgeld aufzustocken oder falsch eingebuchte Bankeinzahlungen auszugleichen. Das Prinzip gleicht dem der Ausgaben: Nummer ⇒ Hier wird von der Kasse automatisch eine Nummer vergeben. Diese zählt lediglich die gebuchten Ausgaben und ist keine Belegnummer. Einlage ⇒ Hier geben Sie den Grund der Einlage ein. Es ist gleichzeitig auch das Systemkonto, auf welches der Betrag in der Buchhaltung gebucht wird. Eingabegründe können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einlagen/Ausgaben nach Bedarf einpflegen. Betrag ⇒ Hier geben Sie bitte den Betrag ein, den Sie in die Kasse reinlegen. Bemerkung ⇒ Hier können Sie eine freie Anmerkung zur Ausgabe hinterlegen. Der Text dient nur der Information. Einzahlung speichern ⇒ Wenn Sie diesen Button anklicken, speichern Sie die eingetragenen Informationen als Eingabe im Tagesabschluss. Dabei wird automatisch ein Beleg erstellt. Schublade öffnen ⇒ Diesen Button klicken Sie an, um die Kassenlade zu öffnen und das Geld reinzulegen. Das öffnen der Schublade wird auch in diesem Fall im Kassenjournal protokolliert. 4. Nun werden die EC-Belege geprüft. Ob das EC-Terminal direkt an die Kasse angeschlossen ist oder nicht: Am Ende des Tages ist es immer ratsam die EC-Belege mit denen aus dem Terminal zu vergleichen. Über Terminalabrechnung können Sie sehen, welche Belege seit dem letzten Abschluss in der Kasse gebucht worden sind. Diese werden chronologisch erfasst, mit Bonnummer, Zeit, Kundenname, Mitarbeiter, der Zahlart (EC, Mastercard und anderen elektronischen Karten, je nach Eingabe), Summe, gegebenem Wert und Rückgeld. Über den Button Bar/EC Liste auf Bon drucken Sie sich diese Übersicht auf einen Kassenbon. Achtung: – Diese EC-Liste ersetzt nicht den Terminal-Schnitt. – Sobald beide Schnitte gezogen worden sind und der z-Bon gedruckt wurde, verschwindet diese Auflistung im Tagesabschluss zugunsten eines neuen Geschäftstages. Diese Belege sind in der Buchhaltung jedoch jederzeit wieder einsehbar. 5. Der nächste Schritt beim Tagesabschluss ist besonders wichtig: Das Zählbrett. Wir empfehlen ausdrücklich das Benutzen dieser Funktion – auch Betriebsprüfer sehen es gern. Ziehen sich Unstimmigkeiten oder Fehlbestände für einen längeren Zeitraum durch das Kassensystem, kann dies zu schwerwiegenden Unstimmigkeiten in Ihrer Buchhaltung führen. Eine rückwirkende Nachverfolgung oder gar Korrektur ist mit Stress und Aufwand für alle Beteiligten verbunden. Das Benutzen des Zählbretts und jede Eingabe darin werden im Kassenjournal protokolliert. Ob Sie die Anzahl der einzelnen Münzen und Scheine eintragen oder die Gesamtsumme des gezählten Geldes – hier haben Sie die Übersicht und die Kontrolle über Ihren Ist-Bestand in der Kasse. Das Kassensystem gibt Ihnen lediglich einen Soll-Bestand vor. Ob das Geld wirklich in der Kasse ist, können Sie nur prüfen, indem Sie das Geld in die Hand nehmen und zählen. Zum Öffnen der Kassenlade klicken Sie einfach auf den Button Schublade öffnen. Sobald Sie das Geld gezählt und und eingegeben haben, klicken Sie auf Kassenbestand speichern. Stimmt der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand überein, springt die Kasse automatisch zum nächsten Punkt im Tagesabschluss über (Bankeinzahlung). Haben Sie eine abweichende Bargeldsumme gezählt, erscheint eine entsprechende Meldung: In diesem Fall haben Sie über Abbrechen die Möglichkeit, das Bargeld in der Kasse erneut zu zählen und zu prüfen, oder über Akzeptieren den gezählten Betrag trotz Differenz zu speichern. Auch das Klicken auf Abbrechen wird im Kassenjournal vermerkt und sollte nicht unbedacht genutzt werden. 6. Ist der Kassenbestand gespeichert, folgt die Bankeinzahlung. Hier haben Sie zwei Optionen. Welche Sie nutzen, ist Ihnen überlassen: ⇒ In der oberen Zeile können Sie eingeben, wie viel Geld in der Kasse bleiben soll. Diese Variante wird gern genutzt, wenn jeden Tag die gleiche Menge an Wechselgeld zum Ende und zum Anfang eines Tages in

JoeCash bietet Ihnen die Möglichkeit, Umsätze Ihrer Mitarbeiter zu koordinieren. Diese Funktion finden Sie unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter – weiteres – Sollplanung: Die Sollplanung füllt den Umsatzbarometer und gibt einen Anhaltspunkt zum erwarteten und tatsächlich erfolgten Umsatz Ihrer Filiale. Diese Funktion eignet sich somit für kleine Wettkämpfe unter den Kollegen oder zur Gesamtübersicht der Umsatzzahlen für den Filialleiter. Ob diese Angaben für die gesamte Filiale gelten oder jeder Mitarbeiter seine eigenen Vorgaben hat, können Sie ebenfalls bestimmen: Jahr ⇒ Das aktuelle Jahr ist automatisch ausgewählt. Möchten Sie die Sollplanung für die letzten Jahre nachtragen, oder im Voraus planen, stehen Ihnen die Jahre 2014 bis 2025 zur Verfügung. Mitarbeiter ⇒ Hier wählen Sie aus, für wen die Vorgaben gelten, die Sie nun eintragen oder ändern werden. Ist Filialvorgabe ausgewählt, gelten die eingetragenen Zahlen für alle Mitarbeiter zusammen. Mit einem Klick auf das Mitarbeiter-Feld können Sie die einzelnen Kollegen selektieren und entsprechend individuelle Zahlen eingeben.  Die Angaben erfolgen immer je Monat. Die einzelnen Monate sehen Sie links aufgelistet. Tragen Sie nun die Vorgaben ein, die Ihnen vorschweben:  Die erwartete Anzahl der Arbeitstage pro Monat. Hat Ihre Filiale beispielsweise 5 Tage in der Woche geöffnet (Dienstag-Samstag), bei einem Monat mit 30 Tagen, dann wäre hier eine Eingabe von 22 Tagen für April sinnvoll. Feiertage können natürlich noch mit  eingerechnet werden. DL Umsatz/Tag gibt an, wie viel Umsatz pro Tag mit dem Kassieren von Dienstleistungen gemacht werden sollte. VK Umsatz/Tagist die Vorgabe für den Umsatz von Verkaufsartikeln, falls Sie welche führen. Brutto Gehalt – Diese Angaben können als Vergleich zum Sollumsatz dienen. Verdient ein Mitarbeiter z.B. 1600€ Brutto und arbeitet 22 Tage im Monat, würde sich daraus eine durchschnittliche Tagessumme von etwa 73€ ergeben. Die Umsatzvorgaben kann man dementsprechend anpassen. Die Gehaltsangabe dient hier lediglich der Planung und ist weder im Umsatzbarometer noch in den Umsatzauswertungen zu sehen! Sind die Solldaten korrekt eingetragen? Dann bitte auf Solldaten speichern unten links anklicken. Über diese Maske können Sie Ihre Angaben auch jederzeit überarbeiten. Sind die Werte eingetragen, finden Sie die Vorgaben nun auch im Umsatzbarometer vor (Zahnrad – Backoffice – Umsatzbarometer). Hier haben Sie die Wahl zwischen mehreren Umsatzanzeigen: Die Soll-Ansichten zeigen immer einen direkten Vergleich zwischen der Soll- und der tatsächlich erwirtschafteten Summe an. In der Ist-Ansicht fehlt der Soll-Betrag – dieser wird lediglich durch einen Prozent-Balken angedeutet. Bitte beachten Sie: Ist der Tagesansicht-Button grün, so sehen Sie vor sich den Monatsumsatz (das Datum daneben verrät es Ihnen). Beim Soll- und Ist-Button ist es genau anders herum. Ist der Button grün, ist es die aktuelle Ansicht.  Da in der Sollplanung die Werte pro Tag eingetragen werden, rechnet JoeCash diese Angaben für eine Monatsansicht entsprechend zusammen. Neben den Soll- und Ist-Zahlen verbildlichen Prozent-Anzeigen und Sterne den Fortschritt: ⇒ Soll-Ansicht pro Monat: ⇒ Soll-Ansicht pro Tag: ⇒ Ist-Ansicht pro Monat: ⇒ Ist-Ansicht pro Tag:

Systemkonten erfassen Ihre Geschäftsvorfälle nach dem Grundsatz der doppelten Buchführung, sobald Umsatz gebucht wird. Diese müssen als Kostenstelle in den jeweiligen Dienstleistungen, Artikeln und anderen Datensätzen im Kassensystem hinterlegt werden: Dabei werden die Vorfälle als Soll (Konto) und und Haben (Gegenkonto) erfasst. Fehlen die Angaben von Konto und Gegenkonto in Ihrem System, meldet die Kasse bereits beim Tagesabschluss, dass ein Konto für einen bestimmten Buchungsvorgang fehlt: Sie können trotz fehlender Konten Kassieren und den Tagesabschluss abschließen. Jedoch wäre die Erstellung und der Export Ihrer Unterlagen für die Finanzbuchhaltung  (Kassenbuch und FibuExport) ohne eine vollständige Kontierung nicht möglich. Im JoeCash Kassensystem können diese Konten in Absprache mit Ihrem Steuerberater jederzeit korrigiert werden – ganz ohne das Eingreifen des technischen Supports. Die Systemkontenverwaltung finden Sie über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Systemkonten: Links oben haben Sie die Möglichkeit, eine Liste Ihrer Systemkonten als CSV- oder als Excel-Datei zu exportieren und z.B. Ihrem Steuerberater zur Überprüfung zukommen zu lassen:  Um die einzelnen Systemkonten zu bearbeiten, klicken Sie diese über den Bearbeitungsbutton an: Achtung: Ein Systemkonto ist immer einer bestimmten Funktion zugeordnet, deren Rechenweg vordefiniert ist. Sobald Sie z.B. eine neue Zahlart anlegen, wird automatisch ein passendes Systemkonto erstellt, dass nur für diese Zahlart zuständig ist. Nutzen Sie ein Konto nicht für die ursprünglich vorgesehen Funktion, kann es zu schwerwiegenden Fehlern in der Buchhaltung führen. Systemkonten können aus diesem Grund nicht manuell neu angelegt oder deaktiviert werden. Gefüllt werden müssen immer die Felder: Konto, Gegenkonto, Beschreibung, Mehrwertsteuer. Je nachdem welche Angaben Ihr Steuerberater zusätzlich im Systemkonto eingetragen haben möchte, z.B. Kostenstelle (Kost1 oder Kost2) oder Steuerschlüssel /St.Schlüssel), diese bitte hier ausfüllen.  Über das Feld „Sortierung“ können Sie die Reihenfolge Ihrer Konten in der Kontenliste selbst bestimmen, z.B. damit ungenutzte Konten immer nach ganz unten sortiert werden. Im Feld „Zusatztext Beleg“ können Sie bei Bedarf sogar einen Text eingeben, welcher auf Belegen passend zu den Leistungen gedruckt wird, welche über dieses Systemkonto gebucht werden. Die Mehrwertsteuer wird bereits bei der Erstellung eines Belegs festgesetzt und kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Alle anderen Informationen können auch nachträglich für die Buchhaltung angepasst werden. Möchten Sie z.B. Ihren Kontorahmen von SKR03 auf SKR04 umstellen, können Sie dies jederzeit tun. Der Kassenbuch- /FibuExport wird auch in die Vergangenheit rückwirkend umkontiert. Dies ist auch der Fall wenn Sie die Konten lediglich drehen müssen (z.B. 1600/8400 zu 8400/1600). Für Dienstleistungen stehen Ihnen 12 Erlöskonten zur Verfügung (Erlöse DL 1-12). Diese können Sie für verschiedene Umsatzkategorien Ihrer Dienstleistungen nutzen, jedoch nicht für andere Kassenvorgänge, wie Gutscheine oder Artikel. Die Systemkonten können dann z.B. auch umbenannt werden in Erlöse DL Damen oder Erlöse DL Kinder. Für den Verkauf von Artikeln gibt es ebenfalls 12 Erlöskonten (Erlöse VK 1-12). Auch hier können Sie Erlöskonten z.B. nach Steuersatz separieren und z.B. benennen in „Erlöse VK Sonstiges“ oder „Erlöse VK Getränke“. Unter „Buchgeld“ finden Sie die Systemkonten der im Kassensystem hinterlegten unbaren Zahlarten, wie EC oder Paypal. Über die Selektion der Kontoart können Sie Ihre Kontenübersicht anpassen und sich nur bestimmte Konten anzeigen lassen. Möchten Sie beispielsweise nur die Konten für Dienstleistungserlöse sehen, können Sie unter Kontoart „Umsatz DL“ wählen. Möchten Sie bei mehreren Konten schnell hintereinander lediglich die Grundangaben ändern, wie z.B. die Kontonummern, empfehlen wir die Schnelländerung:  Hier können die Konten schnell untereinander bearbeiten werden. Anschließend nicht vergessen auf den speichern-Button oben links zu klicken, sonst werden die neuen Eingaben nicht übernommen. Möchten Sie lediglich die Eingaben in Konto und Gegenkonto drehen, müssen Sie dies nicht komplett neu eintippen. Klicken Sie oben links auf den Button Konten drehen und die Nummern in Gegenkonto und Konto wechseln die Spalten. Auch danach speichern nicht vergessen. Um diese Eingabeansicht zu verlassen, einfach wieder auf das Häkchen bei „Schnelländerung“ klicken. Des weiteren gibt es in JoeCash unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten den Bereich Einlagen/Ausgaben. Hier finden Sie die Systemkonten, welche lediglich im Tagesabschluss unter Einlagen oder Ausgaben zum Einsatz kommen. Diese werden extra für Geldeinlagen in die Kasse oder Geldentnahmen aus der Kasse gebraucht, welche nichts mit einem Kundenbeleg zu tun haben (z.B. Wechselgeldeinlage bei Kassenstart oder Einkauf von Wasser für Ihre Mitarbeiter).  Für nähere Informationen bitte diesem Link folgen: Systemkonten für Einlagen / Ausgaben im Tagesabschluss – JoeCash-Helpdesk  

Für Informationen zu den regulären Systemkonten folgen Sie bitte diesem Link: Systemkonten – Die Grundlage Ihrer Buchführung – JoeCash-Helpdesk Die Systemkonten für Einlagen/Ausgaben können – anders als die regulären buchhalterischen Systemkonten – beliebig deaktiviert und manuell nach Bedarf angelegt werden. Bei der Inbetriebnahme des JoeCash Kassensystems ist lediglich eine nützliche Vorauswahl angelegt.  Diese zwei Kontoarten dienen bei Bargeldeinlagen oder Bargeldentnahme aus der Kasse gleichzeitig als buchhalterisches Konto und Begründung des Geldtransfers. Beide Bereiche werden lediglich beim Tagesabschluss genutzt.   Die Verwaltung dieser Systemkonten finden Sie bei Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Einlagen/Ausgaben:  Die Verwaltung dieser Systemkonten funktioniert im Grunde nach dem selben Prinzip wie die der regulären Systemkonten. Links oben haben Sie die Möglichkeit, eine Liste Ihrer Systemkonten als CSV- oder als Excel-Datei zu exportieren und z.B. Ihrem Steuerberater zur Überprüfung zukommen zu lassen:  Um eines der Systemkonten zu deaktivieren, klicken Sie auf die Tonne: Um die einzelnen Systemkonten zu bearbeiten und anzupassen, klicken Sie diese über den Bearbeitungsbutton an: Oder nutzen Sie die Funktion der Schnelländerung, um mehrere Konten untereinander in einem Fenster zu bearbeiten: Möchten Sie ein neues Konto für Ihre Einlagen oder Ausgaben erstellen, klicken Sie auf den Button neues Konto oben links. Daraufhin öffnet sich eine Maske, welche Sie bereits von existierenden Systemkonten kennen. Diese ist leer und muss von Ihnen zuerst mit Informationen gefüllt werden. Achtung: Beim Erstellen eines Einlage/Ausgabe – Systemkontos muss angegeben werden, ob es sich dabei um ein Ausgabekonto oder ein Einlagekonto handelt. Sobald das Konto gespeichert und somit angelegt worden ist, ist eine Umstellung dieser Kontoart nicht mehr möglich! Gefüllt werden müssen immer die Felder: Konto, Gegenkonto, Beschreibung, Mehrwertsteuer. Je nachdem welche Angaben Ihr Steuerberater zusätzlich im Systemkonto eingetragen haben möchte, z.B. Kostenstelle (Kost1 oder Kost2) oder Steuerschlüssel /St.Schlüssel), diese bitte ebenfalls hier ausfüllen oder ändern.  Über das Feld „Sortierung“ können Sie die Reihenfolge Ihrer Konten in der Kontenliste selbst bestimmen, z.B. damit alle Einlagen oben stehen und Ausgaben weiter unten. Ist ein Konto falsch definiert, kann es jederzeit geändert werden. Die Änderungen im Konto wirken sich auch auf die vergangenen Buchungen aus. Einzig der Mehrwertsteuersatz in bereits gebuchten Beleg bleibt unverändert. Sie können also jederzeit z.B. von SKR03 auf SKR04 Konto wechseln und anschließend das Kassenbuch oder den FibuExport beliebig neu exportieren.