Finanzämter verlangen jetzt die Vorlage einer Verfahrensdokumentation zur Kassenführung. Fast unbemerkt wurde mit dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 die Verfahrensdokumentation in die GoBD (Tz. 151 ff) und damit als Vorschrift erweitert. Vermehrt teilen uns Kunden mit, dass die Finanzämter erstmals die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangen. Diese ist Teil der Betriebsprüfungsunterlagen und gehört zu denen, im Gesetz genannten, Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. So wird eine effiziente Prüfung der digitalen Steuerunterlagen ermöglicht. Die Verfahrensdokumentation ist Teil der steuerlichen Buchhaltung. (vgl. BMF-Schreiben v. 28.11.2019 Seite 36 ff.) Speziell Branchen, in denen mit viel Bargeld gearbeitet wird, stehen derzeit im Fokus der Finanzverwaltungen, was sogar bis hin zu unangemeldeten Überprüfungen der Kassenführung (Kassennachschau § 146b AO) durch die Finanzämter vor Ort führen kann. Was bedeutet Verfahrensdokumentation? Die Finanzverwaltung definiert die Verfahrensdokumentation dabei als Beschreibung „… der organisatorisch und technisch gewollten Prozesse, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ Die Verfahrensdokumentation nach GoBD wird als transparentes und nachvollziehbares Handbuch Ihres gesamten Unternehmens betrachtet. Zusätzlich ist ein entsprechendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) im Unternehmen einzuführen. Dazu gehören auch Arbeitsanweisungen an die Mitarbeiter zu den „Kassiervorgängen“ und unangemeldeten zur „Kassennachschau“ im Fall einer unangemeldeten Vorortprüfung durch das Finanzamt. So sind – der Verwaltungsauffassung folgend – für die Verwaltung, Ablage, Speicherung (Archivierung) wenigstens zwei Verfahrensdokumentationen notwendig, nämlich in der Basis Verfahrensdokumentation zur Kassenführung (vgl. §§ 146 Abs. 5, 146a AO i.V.m. Tz. 151 ff. GoBD), und Verfahrensdokumentation zur Belegablage mit belegersetzendem Scannen (vgl. §§ 146a Abs. 3, 147 Abs. 1 Nr. 1 AO i.V.m. Tz. 151 ff. GoBD). Vorteile einer Verfahrensdokumentation Der Besitz einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation mit internem Kontrollsystem zeigt bei einer Betriebsprüfung, dass Sie sich mit dem Thema Kontrollprozesse auseinander gesetzt haben. Sollten in Ihrer Buchhaltung Mängel auftauchen die zu einer fahrlässigen Steuerhinterziehung führen könnten, kann das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation diese Vorwürfe entkräften (siehe Anwendungserlass zu § 153 Abgabenordnung (AO) Nummer 2.6). Zitat: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Die Verfahrensdokumentation dient daher auch der Minimierung bzw. Vermeidung sowohl finanzieller (in Form von Zuschätzungen) als auch strafrechtlicher Risiken, die sich aus etwaigen, wenn auch nur leichtfertigen Gesetzesverstößen ergeben könnten. Gleichzeitig kann die Verfahrensdokumentation dazu dienen, Geschäftsführern einer Kapitalgesellschaft (GmbH) vor einer privaten Haftung zu schützen.

Wir weißen darauf hin, dass die folgenden Informationen lediglich der Orientierung dienen und eine Verfahrensdokumentation nicht ersetzen. Des Weiteren verfügen wir über keinerlei Informationen zu sämtlichen betriebsinternen organisatorischen Fragen. Eine ordentliche Dokumentation sämtlicher Geschäftsereignisse ist für eine Betriebsprüfung unabdinglich! JoeCash ist ein Instrument, welches sämtliche Tätigkeiten innerhalb der Kasse für Sie erfassen und dokumentieren kann. Wir sorgen für eine reibungslose Funktion. Aber Sie allein bestimmen den Inhalt. Bei einer Kassenprüfung sind unter anderem folgende Punkte gefragt (Datei auf einem USB-Stick oder in ausgedruckter Form je nach Anfrage): ⇒ Verfahrensdokumentation Diese dient der Erfassung sämtlicher den Betrieb betreffenden Informationen und Vorgänge, wie z.B. genutzte Hardware, Systemausfälle, Mitarbeiterangaben, Systemadministratoren und Angaben zu internen Abläufen wie Schulungen, etc. Die Verfahrensdokumentation ist laut GoBD seit 2015 Pflicht. Wir als Kassenhersteller sind für die Führung einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen nicht verantwortlich. Im Idealfall wir diese von Ihnen in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater geführt und regelmäßig aktualisiert. ⇒ Informationen zu Ihrem Kassensystem Bei JoeCash handelt es sich um eine PC-Kasse. Hier wird lediglich zwischen einer Hardware-Version und einer Cloud unterschieden. Haben Sie im Salon einen keinen Kassenserver mit JoeCash-Logo stehen, welcher mit Strom versorgt wird und per Kabel an Ihren Internetrouter angeschlossen ist? Dann haben Sie die Hardware-Version. Ihre Daten werden dabei auf diesem Server gespeichert und können von diesem lokal (nur von Geräten im selben Netzwerk) aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Weblink (IP-Adresse oder z.B. joecash.local/.fritz.box). Die Seriennummer Ihres Kassenservers finden Sie auf einem Aufkleber an der Unterseite des Kassenservers. Haben Sie vor Ort keinen Kassenserver und Sie rufen Ihre Kasse über einen Weblink auf, welcher Ihren Salonnamen beinhaltet? Dann arbeiten Sie mit einer Cloud-Kasse. Ihre Daten werden dabei auf einem externen Server verarbeitet und gesichert. Anbieter und Standort für unser externes Rechenzentrum ist unter Punkt 2.6 in Ihrem ADV-Vertrag aufgeführt. Vorsicht: Ausnahmen bilden sogenannte Ersatzlinks. Diese werden von uns für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung gestellt, wenn der Kassenserver defektbedingt ausfällt. Ob und wann Sie mit einem Ersatzlink gearbeitet haben, sollte ebenfalls in Ihren Unterlagen protokolliert werden. Welche Software-Version von JoeCash Sie nutzen, verrät Ihnen Ihr Kassen-Login: ⇒ Haben Sie eine TSE? Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE genannt) ist ein seit 2020 gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul für alle elektronischen Kassensysteme und sorgt für eine lückenlose und fehlerfreie Datenaufzeichnung für das Finanzamt. Seither werden unsere Kassen nicht mehr ohne eine TSE herausgegeben. Vor diesem Zeitpunkt erworbene Kassen konnten bis zum 31.12.2022 mit der TSE nachgerüstet werden. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie hier. Ist eine TSE an Ihr Kassensystem angebunden (als Cloud-Variante oder als USB-Stick), finden Sie Informationen, wie Datum der Ausrüstung, die Art der TSE und das dazugehörige Zertifikat in Ihrem Kassensystem unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung: Für Ihre Betriebsprüfungsunterlagen wird auch stets der aktuelle TAR-Export Ihrer TSE benötigt (Datenexport der TSE-Signaturen). Beim Klicken auf den Button (siehe Bild) wird dieser als rar-Datei heruntergeladen:  ⇒ Ihre Kassenunterlagen (inkl. JoeCash Zertifikat und Handbuch) Allgemeine Kassenunterlagen finden Sie in Ihrer Kasse unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – GoB Export: Oder Sie können diese über den folgenden Link direkt herunterladen: http://moonlightsoft.cloud/betriebsprueferunterlagen_joecash.zip Zu diesen Unterlagen gehören: ♦ 01 Allgemeine Beschreibung JoeCash ♦ 02.1 Benutzerhandbuch JoeCash ♦ 02.2 Programmdokumentation (Druckbar) JoeCash ♦ 03 technische Dokumentation JoeCash ♦ 04 Muster Verfahrensdokumentation Endanwender ♦ 05 Zertifizierung JoeCash ♦ 06 Informationsschreiben zu Betriebsunterlagen Beim Punkt „04 Verfahrensdokument für den Endanwender“ handelt es sich lediglich um einen Musterentwurf. Für das Ausfüllen des Dokuments wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Den Gdpdu Export (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) können Sie ebenfalls hier herunterladen. Selektieren Sie dafür das benötigte Datum und klicken Sie auf den Button Gdpdu Export. Sobald die Daten zusammengefasst wurden, wird ein Ordner mit mehreren Dateien erstellt und ein weißes Fenster erscheint. Zum Herunterladen Ihrer Unterlagen klicken Sie nun auf den Downloadlink: Auch den Export für die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz DSFinV-K) finden Sie direkt darunter. Auch hier gilt: Datum selektieren, auf den Button DSFinV-K-Export klicken und den erstellten Ordner per Klick auf den Downloadlink herunterladen: Das Kassenjournal als PDF-Datei entnehmen Sie bitte unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal / Kassenprotokoll. Hier ebenfalls das gefragte Datum selektieren und über den grünen Button PDF Druck oben rechts PDF-Datei exportieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Funktion des Kassenjournals können Sie hier nachlesen. Falls verlangt, können Sie einzelne Listen mit baren oder/und unbaren Belegen, gestellten Rechnungen, Anzahlungen, Retouren, Stornos, Gutscheinen und anderen Fällen über Zahnrad – Tagesabschluss – Listen separat als PDF-Dateien oder Excel-Tabellen exportieren. Hier befindet sich auch das Abschlussarchiv mit sämtlichen Tagesabschlüssen:  Wenn Sie Ihre Warenwirtschaft über das JoeCash Kassensystem verwalten, sollten auch Inventuren mindestens einmal im Geschäftsjahr durchgeführt werden. Ihre Inventurergebnisse befinden sich unter Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis. Die Listen mit Inventurergebnissen und Differenzlisten sind als PDF (Druck-Button) oder als Excel-Tabelle (Export-Button) exportierbar. Wir weißen außerdem darauf hin, dass für Kassendaten Ihrerseits eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt. Ihre Daten werden auf Ihrem Kassenserver gespeichert. Da der Kassenserver irreparabel beschädigt (z.B. Brand) oder durch Diebstahl entwendet werden kann, empfehlen wir eine regelmäßige Datensicherung außerhalb des Kassenservers, z.B. auf einen USB-Stick. Falls Sie eine externe zweifach täglich durchgeführte Datensicherung durch uns gebucht haben, wird Ihre Datenbank bis Vertragsende auf unserem externen Server aufbewahrt.