Wir weißen darauf hin, dass die folgenden Informationen lediglich der Orientierung dienen und eine Verfahrensdokumentation nicht ersetzen. Des Weiteren verfügen wir über keinerlei Informationen zu sämtlichen betriebsinternen organisatorischen Fragen.
Eine ordentliche Dokumentation sämtlicher Geschäftsereignisse ist für eine Betriebsprüfung unabdinglich!
JoeCash ist ein Instrument, welches sämtliche Tätigkeiten innerhalb der Kasse für Sie erfassen und dokumentieren kann.
Wir sorgen für eine reibungslose Funktion. Aber Sie allein bestimmen den Inhalt.
Bei einer Kassenprüfung sind unter anderem folgende Punkte gefragt (Datei auf einem USB-Stick oder in ausgedruckter Form je nach Anfrage):
⇒ Verfahrensdokumentation
Diese dient der Erfassung sämtlicher den Betrieb betreffenden Informationen und Vorgänge, wie z.B. genutzte Hardware, Systemausfälle, Mitarbeiterangaben, Systemadministratoren und Angaben zu internen Abläufen wie Schulungen, etc.
Die Verfahrensdokumentation ist laut GoBD seit 2015 Pflicht.
Wir als Kassenhersteller sind für die Führung einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen nicht verantwortlich. Im Idealfall wir diese von Ihnen in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater geführt und regelmäßig aktualisiert.
⇒ Informationen zu Ihrem Kassensystem
Bei JoeCash handelt es sich um eine PC-Kasse.
Hier wird lediglich zwischen einer Hardware-Version und einer Cloud unterschieden.
Haben Sie im Salon einen keinen Kassenserver mit JoeCash-Logo stehen, welcher mit Strom versorgt wird und per Kabel an Ihren Internetrouter angeschlossen ist? Dann haben Sie die Hardware-Version.
Ihre Daten werden dabei auf diesem Server gespeichert und können von diesem lokal (nur von Geräten im selben Netzwerk) aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Weblink (IP-Adresse oder z.B. joecash.local/.fritz.box).
Die Seriennummer Ihres Kassenservers finden Sie auf einem Aufkleber an der Unterseite des Kassenservers.
Haben Sie vor Ort keinen Kassenserver und Sie rufen Ihre Kasse über einen Weblink auf, welcher Ihren Salonnamen beinhaltet? Dann arbeiten Sie mit einer Cloud-Kasse. Ihre Daten werden dabei auf einem externen Server verarbeitet und gesichert. Anbieter und Standort für unser externes Rechenzentrum ist unter Punkt 2.6 in Ihrem ADV-Vertrag aufgeführt.
Vorsicht: Ausnahmen bilden sogenannte Ersatzlinks.
Diese werden von uns für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung gestellt, wenn der Kassenserver defektbedingt ausfällt. Ob und wann Sie mit einem Ersatzlink gearbeitet haben, sollte ebenfalls in Ihren Unterlagen protokolliert werden.
Welche Software-Version von JoeCash Sie nutzen, verrät Ihnen Ihr Kassen-Login:
⇒ Haben Sie eine TSE?
Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE genannt) ist ein seit 2020 gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul für alle elektronischen Kassensysteme und sorgt für eine lückenlose und fehlerfreie Datenaufzeichnung für das Finanzamt. Seither werden unsere Kassen nicht mehr ohne eine TSE herausgegeben.
Vor diesem Zeitpunkt erworbene Kassen konnten bis zum 31.12.2022 mit der TSE nachgerüstet werden.
Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Ist eine TSE an Ihr Kassensystem angebunden (als Cloud-Variante oder als USB-Stick), finden Sie Informationen, wie Datum der Ausrüstung, die Art der TSE und das dazugehörige Zertifikat in Ihrem Kassensystem unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung:
Für Ihre Betriebsprüfungsunterlagen wird auch stets der aktuelle TAR-Export Ihrer TSE benötigt (Datenexport der TSE-Signaturen). Beim Klicken auf den Button (siehe Bild) wird dieser als rar-Datei heruntergeladen:
⇒ Ihre Kassenunterlagen (inkl. JoeCash Zertifikat und Handbuch)
Allgemeine Kassenunterlagen finden Sie in Ihrer Kasse unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – GoB Export:
Oder Sie können diese über den folgenden Link direkt herunterladen: http://moonlightsoft.cloud/betriebsprueferunterlagen_joecash.zip
Zu diesen Unterlagen gehören:
♦ 01 Allgemeine Beschreibung JoeCash
♦ 02.1 Benutzerhandbuch JoeCash
♦ 02.2 Programmdokumentation (Druckbar) JoeCash
♦ 03 technische Dokumentation JoeCash
♦ 04 Muster Verfahrensdokumentation Endanwender
♦ 05 Zertifizierung JoeCash
♦ 06 Informationsschreiben zu Betriebsunterlagen
Beim Punkt „04 Verfahrensdokument für den Endanwender“ handelt es sich lediglich um einen Musterentwurf. Für das Ausfüllen des Dokuments wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Den Gdpdu Export (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) können Sie ebenfalls hier herunterladen. Selektieren Sie dafür das benötigte Datum und klicken Sie auf den Button Gdpdu Export. Sobald die Daten zusammengefasst wurden, wird ein Ordner mit mehreren Dateien erstellt und ein weißes Fenster erscheint. Zum Herunterladen Ihrer Unterlagen klicken Sie nun auf den Downloadlink:
Auch den Export für die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz DSFinV-K) finden Sie direkt darunter. Auch hier gilt: Datum selektieren, auf den Button DSFinV-K-Export klicken und den erstellten Ordner per Klick auf den Downloadlink herunterladen:
Das Kassenjournal als PDF-Datei entnehmen Sie bitte unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal / Kassenprotokoll.
Hier ebenfalls das gefragte Datum selektieren und über den grünen Button PDF Druck oben rechts PDF-Datei exportieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Funktion des Kassenjournals können Sie hier nachlesen.
Falls verlangt, können Sie einzelne Listen mit baren oder/und unbaren Belegen, gestellten Rechnungen, Anzahlungen, Retouren, Stornos, Gutscheinen und anderen Fällen über Zahnrad – Tagesabschluss – Listen separat als PDF-Dateien oder Excel-Tabellen exportieren.
Hier befindet sich auch das Abschlussarchiv mit sämtlichen Tagesabschlüssen:
Wenn Sie Ihre Warenwirtschaft über das JoeCash Kassensystem verwalten, sollten auch Inventuren mindestens einmal im Geschäftsjahr durchgeführt werden.
Ihre Inventurergebnisse befinden sich unter Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis. Die Listen mit Inventurergebnissen und Differenzlisten sind als PDF (Druck-Button) oder als Excel-Tabelle (Export-Button) exportierbar.
Wir weißen außerdem darauf hin, dass für Kassendaten Ihrerseits eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt.
Ihre Daten werden auf Ihrem Kassenserver gespeichert. Da der Kassenserver irreparabel beschädigt (z.B. Brand) oder durch Diebstahl entwendet werden kann, empfehlen wir eine regelmäßige Datensicherung außerhalb des Kassenservers, z.B. auf einen USB-Stick. Falls Sie eine externe zweifach täglich durchgeführte Datensicherung durch uns gebucht haben, wird Ihre Datenbank bis Vertragsende auf unserem externen Server aufbewahrt.