Bei der Inbetriebnahme der Kasse sind bestimmte Zahlarten bereits angelegt. Unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Zahlarten können Sie diese jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Hier wird Ihnen eine Liste sämtlicher Zahlarten angezeigt, welche bei Ihnen aktiv oder inaktiv angelegt sind: Ob Sie eine Zahlart bearbeiten oder neu anlegen: Das Einstellungsfenster sieht bei beiden Vorgängen identisch aus.  Bitte beachten Sie: eine Handvoll Zahlarten beinhalten oben rechts folgende Warnmeldung:  Diese Zahlarten erfüllen meist einen besonderen Zweck im Kassensystem. Bitte nicht für andere Zahlungsarten nutzen und diese nur in Rücksprache mit dem Support bearbeiten oder deaktivieren. Füllen Sie nun die Felder aus, oder ändern Sie die bereits vorhandenen Eingaben:  aktiv ⇒ Ist hier kein Häkchen gesetzt, gilt die Zahlart als inaktiv und wird beim Kassiervorgang nicht bei den Zahlarten aufgelistet. Übergabe an Terminal ⇒ Voraussetzung für diese Funktion ist ein direkt mit der Kasse verbundenes EC-Terminal. Setzen Sie hier ein Häkchen, wird beim Anklicken der Zahlart die Zahlung von der Kasse an das Terminal weitergeleitet, damit der Kunde z.B. per Karte zahlen kann. Übergabe an Kassenlade ⇒ Ist hier ein Häkchen gesetzt, wird beim Klicken auf diese Zahlart ein Signal an die Kassenlade übermittelt, wodurch sich diese automatisch öffnet. Voraussetzung dafür ist eine elektronische Kassenlade, welche an den Bondrucker angeschlossen ist. Beschreibung ⇒  Geben Sie hier eine Beschreibung der Zahlart an. Diese wird nur in den Stammdaten angezeigt. Beschreibung Kasse ⇒ Geben Sie hier ein, wie die Zahlart auf dem Zahlart-Button in der Kasse heißen soll. Aktionscode ⇒ Dieses Feld muss gefüllt sein, um die Zahlart bestimmten Funktionen in der Kasse zuordnen zu können. Es gibt keine speziellen Vorgaben, wie der Code lauten soll. Am besten eignet sich aber ein knappes und genaues Wort oder Abkürzung, z.B. RECH für offene Rechnungen. Sortierung ⇒ Diese Zahl bestimmt die Anordnung der Zahlarten in der Kasse (Als Standard ist per Default 999 eingetragen): In den Stammdaten werden die Zahlarten automatisch alphabetisch sortiert. Bitte beachten Sie: Die Zahlart „Gutschein“ steht unabhängig von der Sortierungszahl immer ganz unten! Fälligkeit ⇒ Hier ist automatisch eine „0“ für sofortige Fälligkeit bei allen Zahlarten eingetragen. Sie können diese anpassen und eine andere Ziffer eintragen, z.B. 14 für Fälligkeit in 14 Tagen bei Rechnungen. Provider ⇒ Falls vorhanden, kann hier der Provider der Zahlart angelegt werden, z.B. bei der PrePayment-Funktion des #mitdenkt-Kalenders oder wenn Sie zmyle-Gutscheine als Zahlart in Ihrem Geschäft akzeptieren. Provider Parameter ⇒ Hier können Sie die erlaubten Parameter für die jeweilige Zahlart hinterlegen. Zusatztexte Beleg ⇒ Geben Sie hier den Text ein, der auf dem Kassenbeleg zu dieser Zahlart zusätzlich gedruckt werden soll. Ein Beispiel finden Sie direkt rechts neben dem Eingabefeld. Klicken Sie anschließen auf Zahlart speichern um die neue Zahlart anzulegen, oder die getätigten Änderungen zu speichern.

⇒ Haben Sie manchmal abgebrochene Belege in der Kasse bei EC-Zahlungen, obwohl das Terminal mit der Kasse verbunden ist? Dabei handelt es leider um keine Seltenheit trotz vorhandener Internetverbindung. Das liegt daran, dass das Terminal und die Kasse über einen „Vermittler“ miteinander kommunizieren: den Internetrouter. Die Kasse schickt einen Zahlungsauftrag los und der Router gibt den Befehl an das Terminal weiter. Sobald die Zahlung im Terminal erfolgt ist, gibt dieser eine Rückantwort an die Kasse, dass die Zahlung fertig ist und der Beleg nun abgeschlossen werden kann. Dauert die Rückantwort vom EC Terminal an die Kasse nach der Zahlung zu lange, legt die Kasse den Beleg sozusagen beiseite, damit die Kasse mit dem einen Beleg nicht blockiert wird. Um den Beleg nachzukassieren, schalten Sie über Zahnrad – EC-Terminal aus-/ein das Terminal für eine Zahlung aus (Begründung eingeben erforderlich, z.B. EC-Nachbuchung) und kassieren den Beleg anschließend wie gewohnt ab. Sobald der Beleg erfolgreich gebucht worden ist, reaktiviert sich das Terminal automatisch. ⇒ Haben Sie sich bei der Zahlart vertan? Durch die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung seit 2021 vom Finanzamt für alle elektronischen Kassensysteme verordnet) ist eine Umdatierung oder Änderung der Zahlart im Beleg nicht möglich. In diesem Fall muss der gesamte Beleg – möglichst noch am selben Tag – storniert und mit der richtigen Zahlart neu erstellt werden. Achtung: Ist der Beleg bereits mehrere Tage alt und Sie stornieren diesen, werden sämtliche bis dahin getätigte Tagesabschlüsse ebenfalls storniert und müssen im Anschluss neu erstellt werden! Der neu erstellte Beleg kann ebenfalls nicht zurückdatiert werden und wird automatisch mit dem aktuellen Datum versehen. Nutzen Sie die „Notiz“-Funktion und vermerken Sie im Beleg selbst, dass es sich z.B. um eine Korrekturbuchung handelt (am besten mit Belegnummer und Datumangabe). Den Button dazu finden Sie neben „Zahlen“ sobald Sie eine Position eingebucht haben. Klicken Sie anschließend auf „body“ um in das Feld schreiben zu können. Speichern Sie anschließend den Text und kassieren Sie den Beleg zuende.             ⇒ Handelt es sich beim Storno oder dem neuen Kassiervorgang um eine EC-Zahlung und Ihr EC-Terminal ist direkt mit der Kasse verbunden? Wird ein EC-Storno noch am selben Kalendertag durchgeführt, wie die Zahlung, verlangt das EC-Gerät automatisch die passende EC-Karte, auf welche der Beleg zurückgehen wird! Somit wird der Storno nicht sofort gebucht, sondern leitet erst ein Signal an das Terminal weiter. Das Gleiche gilt für eine „frische“ Zahlung zur Abbuchung des Betrags – das Terminal fragt nach einer Karte. Um das Signal zum Terminal für eine Korrekturbuchung zu unterbrechen, klicken Sie vor dem Storno- oder Zahlvorgang oben rechts auf das Zahnrad und ganz unten auf EC-Terminal aus/ein. Damit wird das EC-Terminal für eine Zahlung deaktiviert! Achtung! Handelt es sich bei dem Vorgang um eine Zahlung, wird das Terminal danach automatisch reaktiviert. Ist es ein Storno, bitte anschließend das Terminal auf gleichem Wege manuell wieder einzuschalten, sonst geht die nächste EC-Zahlung nicht durch das Terminal!

♦  Kassenbelege lassen sich nicht umdatieren und die Zahlart nicht nachträglich ändern. Jeder Beleg wird durch die TSE signiert. Wird ein Beleg umdatiert oder anderweitig ohne Storno verändert, bleibt die TSE Signatur unverändert und damit entsteht ein verfälschter Beleg. Bei einem Storno wird auch dieses von der TSE signiert. Sollen Änderungen am Beleg vorgenommen werden, bitte den ursprünglichen Beleg komplett stornieren und den Beleg komplett neu erstellen. ♦ Vorsicht: Stornieren Sie einen Beleg aus der Vergangenheit, werden sämtliche bereits abgeschlossenen Tagesabschlüsse bis zum stornierten Beleg automatisch mitstorniert und müssen im Anschluss neu abgeschlossen werden. ♦ Die Stornierung eines Tagesabschlusses löscht und storniert keine Kassenbelege aus Ihrem Kassensystem – auch keine Bankeinzahlung. ♦ In der Kasse gibt es eine Unterscheidung zwischen ausführendem Mitarbeiter und verantwortlichen Mitarbeiter. Der ausführende Mitarbeiter kann über den Stift rechts bei der gebuchten Position angepasst werden über den Punkt „Mitarbeiter“: ♦ Der ausführenden und/oder verantwortliche Mitarbeiter ist nur dann im fertiggestellten Beleg änderbar, solange der Tagesabschluss des jeweiligen Tages noch nicht abgeschlossen wurde. ♦ Sobald eine Position aktiv in die Kasse geholt wird, startet ein scharfer Beleg. Auch wenn Sie alle Zeilen stornieren und der Beleg leer ist, ist es immer noch ein scharfer Beleg! Sie können neue Positionen einbuchen oder den Beleg ganz abbrechen, in dem Sie diesem im Parkplatz parken und von dort aus löschen (rote Papiertonne). ♦ Nutzen Sie die Preisabfrage! So vermeiden Sie am besten leere, stornierte Belege, wenn Sie eine Buchung testen oder Kunden nur den Preis wissen möchten. Bei einer Preisabfrage wird der Beleg als „nicht buchend“ (unten links in der Kasse zu sehen) vermerkt und kann am Ende des Vorgangs einfach wieder spurlos abgebrochen werden. ♦ JoeCash ist mehr als nur Kasse. Neben zahlreichen Möglichkeiten hat JoeCash ein aktives Warenwirtschaftssystem. Ist dieses eingeschaltet und Sie tätigen bei der Artikelpflege keine Wareneingänge, laufen Ihre Bestände ins Minus. Das Warenwirtschaftssystem kann bei Bedarf deaktiviert werden. Dafür bitten wir um eine schriftliche Bestätigung von Ihrem Steuerberater. ♦ Bei der Eingabe von Stammdaten bitte auf die korrekte Eingabe achten. Ob Sie einen Kunden in den Stammdaten anlegen oder einen Artikel einpflegen – stellen Sie sicher, dass die Eingaben korrekt sind. Speichern Sie einen Kunden z.B. als Anne Müller (Vor- und Nachname) ab und beim nächsten Besuch als Müller Anne (Vor- und Nachname vertauscht), ordnet die Kasse den Kunden nicht automatisch einander zu – auch wenn alle anderen Angaben wie Adresse und Telefonnummer übereinstimmen. Der Kunde wird mehrmals im System angelegt und es entstehen Dubletten. Um solche „Dubletten“ einander zuzuordnen, gibt es unter Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres die Doublettensuche. Das Prinzip gilt auch für Artikel – ein einziger Buchstabe kann den Unterschied zwischen 2 Datensätzen ausmachen: Olaplex ist nicht gleich Olplex. ♦ Vorsicht ist geboten bei den Zahlarten Offene Rechnung und offener Posten! Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Kassenvorgänge. Ein offener Posten wird ausschließlich für Stammkunden empfohlen, wenn diese beispielsweise erst bei Ihrem nächsten Besuch mit bar oder EC zahlen möchten, weil Sie heute das Portmonee nicht dabei haben. Der offene Posten wird dabei in die Kasse geholt und in einen Beleg umgewandelt, welcher gleichzeitig den offenen Posten automatisch begleicht. Eine offene Rechnung empfiehlt sich für Kunden, welche die Summe mit einer Zahlart außerhalb der Kasse begleichen möchten (z.B. Banküberweisung oder Paypal). Eine offene Rechnung bringt dabei zwei weitere Vorteile mit sich: Während offene Posten ausschließlich über Kasse oder die Stammdaten eines Kunden ausgeglichen werden können, kann eine Rechnung auch im Bereich Buchhaltung beglichen werden. Außerdem kann eine offene Rechnung ebenfalls über die Kasse ausgeglichen werden, sollte der Kunde sich doch umentscheiden und z.B. am nächsten Tag bei Ihnen mit Bargeld im Salon stehen.