Kassendesign gestalten – Styletyp 1 bis 14
JoeCash ist vielfältig. Gewusst wie, kann das Kassensystem auch optisch angepasst und somit zu einem echten Hingucker werden. Es können nicht nur Shortcuts und Kassenhintergrund geändert werden – auch der Styletyp lässt sich verändern. JoeCash muss nicht immer grau sein! In den Einstellungen hat man die Möglichkeit, jederzeit zwischen 14 verschiedenen Designs zu wählen. Um das aktuelle Design zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf Zahnrad oben rechts – Backoffice – Einstellungen – Sonstiges und hier auf den Punkt „Design“. Es werden Ihnen 3 Beschreibungen eingeblendet. Mit den ersten Beiden bestimmen Sie die Anzeigebreite des Kassierfeldes und des Shortcutbereichs im Kassenfenster. Als Standard sind hier 50%/50% angegeben. Das Verhältnis kann natürlich ebenfalls beliebig geändert werden. Für das Design selbst ist die letzte Zeile „Styletyp (1-14( (Default = 1)“ relevant. Bei Inbetriebnahme von JoeCash ist das Design Nr.1 automatisch eingestellt. Hier können Sie nun über den roten Button rechts das Kassendesign ändern, indem Sie eine Nummer zwischen 1 und 14 selbst eintragen. Klicken Sie anschließend auf „speichern“. Um die Änderung der Kassendarstellung zu übernehmen müssen Sie sich nur noch aus der Kasse abmelden und die Kassenseite neu laden. Wie alle 14 Designs aussehen, können Sie den folgenden 14 Bildern entnehmen (aufgenommen mit Standardeinstellungen, ohne Hintergrundbild): Design 1 (Standarddesign) Design 2 Design 3 Design 4 Design 5 Design 6 Design 7 Design 8 Design 9 Design 10 Design 11 Design 12 Design 13 Design 14 Der Kassenhintergrund muss übrigens auch nicht monoton bleiben. Sie möchten gern Ihr Salon-Logo in der Kasse abbilden? Oder wie wäre es mit einem Team-Foto als Kassenhintergrund? Wie das geht? Klicken Sie hier.
Eine Dienstleistung/Service anlegen/bearbeiten
Um Dienstleistungen in der Kasse abrufen und kassieren zu können, müssen diese im Kassensystem zuerst angelegt werden. Gehen Sie dafür in die Dienstleistungsverwaltung über Zahnrad -Backoffice – Stammdaten – Dienstleistungen. Es öffnet sich eine Übersicht: Hier finden Sie die Liste aller bereits aktiv in der Kasse angelegten Dienstleistungen und die Möglichkeit diese zu verwalten oder zu bearbeiten. ⇒ Mit der Tonne können Sie die Dienstleistung mit nur einem Klick deaktivieren. ⇒ Mit dem Stift rechts können Sie eine bereits vorhandene Dienstleistung bearbeiten. Die Maske ist dabei gleich der Maske bei Neuerstellung einer Leistung. Möchten Sie eine neue Dienstleistung in der Kasse anlegen, klicken Sie auf den Button neuer Service. Es erscheint folgende Maske: Gehen Sie nun Schritt für Schritt vor: Achten Sie darauf, dass bei aktiv ein Häkchen gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, ist die Dienstleistung in der Kasse nicht ersichtlich und kann nicht kassiert werden. gültig für Geschlecht: Geben Sie hier das richtige Geschlecht für die Zielgruppe der Dienstleistung an. Sie haben die Auswahl zwischen neutral, Dame, Kind und Herr. Kassieren Sie beispielsweise eine Dame ab (egal ob Lauf- oder Stammkundin), aber die Dienstleistung ist nur für Herren hinterlegt, kommt beim Abkassieren der Dienstleistung eine Fehlermeldung. Da nun die Einstellungen korrigiert werden müssen, würde es den Kassenablauf erheblich stören. Ist eine DL auf „neutral“ gestellt, ist das Geschlecht beim Abkassieren nicht weiter relevant. Bei Sortierung ist 999 als Standard eingestellt. Diese Zahl sortiert die Dienstleistungen in der Stammdatenliste. Sind alle Dienstleistungen mit der 999 hinterlegt, werden diese alphabetisch aufgelistet. Vergeben Sie einer Dienstleistung z.B. die Nummer 1, landet diese ganz am Anfang der Dienstleistungsliste auch wenn diese mit dem Buchstaben „T“ beginnt. Die Kassennummer ist von Ihnen frei wählbar und kein Zwang. Mit dieser Nummer können Sie die Dienstleistung in Ihrer Kasse vergleichsweise wie über eine Artikelnummer finden, statt über die Beschreibung. Unter Aktionscode haben Sie die Möglichkeit, die neue Dienstleistung einer Aktion zuzuordnen. Kassieren Sie diese DL in der Kasse ab, wird die Aktion dann automatisch aktiviert. EAN 1 / EAN 2 – Kommt bei Dienstleistungen eher selten zum Einsatz. Beschreibung – für den Titel oder die Beschreibung Ihrer Dienstleistung haben Sie ganze drei Zeilen. In die erste empfiehlt es sich immer die Hauptbezeichnung oder das Schlagwort einzutragen. Die anderen beiden Spalten können für Ausführungen und Details genutzt oder leer gelassen werden. In jedes Beschreibungsfeld passen maximal 50 Zeichen (inklusive Leerzeichen). Unter Gruppe kann die Dienstleistung einer Dienstleistungsgruppe zugeordnet werden, vorausgesetzt diese ist im Kassensystem hinterlegt (⇒ Servicegruppen). Eine Auswahl an Basis-DL ist in JoeCash vorgegeben, muss aber nicht zwangsläufig genutzt werden. Ein Service (z.B. Damenhaarschnitt) kann auch die Nutzung eines Shampoos oder eines Schaumfestigers (also Artikels) beinhalten, ohne dass es explizit angegeben ist. Eine Basis-DL wäre in diesem Fall nur die pure Dienstleistung für diesen Service, also z.B. ein Haarschnitt. Die Basis-DL findet man z.B. als Auswertungskriterium in der Chefbarometer-Liste wieder. Bei Kostenstelle wird der Service einem der 12 DL-Erlös-Systemkonten zugeordnet (⇒ Systemkonten). Die Kostenstelle ist wichtig für die Umsatzzuordnung in Ihrer Buchhaltung und die Berechnung der Mehrwertsteuer, welche auch auf dem Kassenbon angezeigt wird. Auf der rechten Hälfte geht es weiter: Ist ein Kalender mit JoeCash verbunden, tragen Sie bei SuchID Kalender die entsprechende ID der Dienstleistung aus dem Kalender ein, damit sie beim Abkassieren abgeglichen werden. In der Zeile Preis geben Sie bitte nur den Grundpreis für Ihre Dienstleistung ein. Bei der Preisart stehen Ihnen weitere Möglichkeiten der Preisrechnung zur Verfügung, bei denen Sie auch die Felder ab Anzahl, Anzahl/Stück-Aufwandspreis und je kombinieren können. Im folgenden Beitrag finden Sie diese näher ausgeführt, inklusive Beispielen ⇒ Zahlarten Achtung! Arbeiten Sie mit Aufschlägen, muss der Grundpreis mit 0 angegeben werden, sonst wird der Preis doppelt oder falsch berechnet. Unter den Preisvorgaben finden Sie außerdem die Punktevergabe. Diese ist relevant, falls Sie in Ihrer Filiale mit einer Kundenkarte arbeiten. Hier legen Sie fest, ob für diesen Service Punkte vergeben werden dürfen. Tragen Sie für ja „1“ ins Feld Punktevergabe erlaubt ein, oder eine „0“ falls für diesen Service keine Punkte für die Kundenkarte vergeben werden dürfen. Unter Punkte geben Sie die entsprechende Menge an Punkten ein, die vergeben werden sollen. 0-Preis erlaubt: Hier haben Sie die Möglichkeit, 3 Preisregelungen einzustellen, ob der Service mit dem Preis von 0€ abkassiert werden darf: → 1. Nein, der Preis muss gefüllt sein → 2. Ja, der Preis darf 0 sein, beim Kassieren gibt es jedoch eine Preisabfrage, wo der Preis dennoch eingetragen werden kann oder → 3. Ja, der Preis darf 0 sein und es gibt beim Kassieren keine Preisabfrage zu dem Service, der Preis 0 wird automatisch übernommen. Umsatzverteilung: Das Feld bestimmt die automaische Umsatzverteilung dieser Dienstleistung in einem Paket, falls diese zu einem dazugehört. Die Angabe erfolgt in Zahlen, z.B. 30 – Sonderzeichen wie % sind nicht erlaubt. Farbe: Diese Einstellung betrifft nur den Kalender. Je nachdem welche Farbe hier ausgewählt ist, wird die Farbe im Kalender für die entsprechende Dienstleistung übernommen. Die Farbe des Buttons auf der Kassenoberfläche wird in den Stammdaten unter Preislisten/Shortcuts eingestellt. Dauer/Min: Hier können Sie zur eigenen Info die Dauer der Dienstleistung in Minuten hinterlegen. Diese Angabe wird auf dem Kassenzettel nicht vermerkt. Möchten Sie diese Angabe auf dem Beleg anzeigen lassen, können Sie die Minuten auch in einem der Beschreibungsfelder eintragen. Die 4 Häkchen: Ist ein Häkchen drin, ist die Regelung in Ihrer Kasse aktiv. ⇒ Provision aktiv? Falls Sie Provisionsregeln festgelegt haben: Gilt die Provisionsregelung für diesen Service? Ein Häkchen setzen für „ja“. ⇒ Muss Notiz anlegen? Jedes Mal, wenn dieser Service gebucht wird, erfolgt die Zwangsangabe einer Notiz für den Beleg rechts im Kassenfenster. Hier werden Kommentare oder Angaben zu Behandlungen oder Produkten auf dem Beleg hinterlegt, z.B. wie oft man eine gekaufte Creme auftragen sollte. ⇒ Muss Kunde ausgewählt werden: Ist diese Einstellung gesetzt, erfolgt bei der Eingabe des Kunden eine Zwangsabfrage auf den Namen des Kunden (auch bei Laufkunde). ⇒ Muss Positionsbeschreibung eingeben: Ist hier ein Häkchen gesetzt, muss die gebuchte Position über eine konkrete Beschreibung verfügen. Ist eine Dienstleistung beispielsweise nur mit der Kassennummer 55, jedoch ohne Beschreibung
Preisarten bei Dienstleistungen
Ist eine Dienstleistung angelegt und Sie möchten, dass die Kasse mehr berechnet als nur den Grundpreis? Spielen Sie mit den Einstellungen. Unter Preisart können Sie zwischen 5 verschiedenen Preisversionen variieren. Je nachdem welche Variante Sie für die jeweilige Dienstleistung momentan gewählt haben, steht hier entsprechend „Preisart 1/2/3/4/5“. ⇒ 1. Sie können nur den normalen Grundpreis für diesen Service berechnen lassen, den Sie im Feld Preis eingegeben haben. ⇒ 2. Bei Preis + (Stückpreis * Anzahl) wird auf den Grundpreis ein zusätzlicher Wert pro Stück hinzu gerechnet. JoeCash übernimmt das Rechnen für Sie, vorausgesetzt bei ab Anzahl, Anzahl-/Stück-/Aufwandspreis und je sind die richtigen Vorgaben eingetragen. Beispiel: Sie bieten den Service „Foliensträhnen“ an. Im Grundpreis sind 10 Folien inbegriffen, ab der 11. Folie muss der Kunde pro Stück 3,50€ zuzahlen. Also ergibt sich folgendes Bild: Kassieren Sie diesen Service nun in der Kasse, erscheint rechts eine Abfrage nach der Stückzahl. Speichern Sie hier die Zahl 10 oder eine Zahl unter 10 ein, bleibt der Grundpreis von 50€ erhalten. Hat der Kunde aber 15 Strähnen bekommen und Sie tragen 15 ein, werden zu den 50€ Grundpreis 5 x 3,50€ hinzuaddiert: Lassen Sie sich dabei nicht von der „1“ bei Anzahl irritieren! Die Anzahl bezieht sich in dieser Anzeige auf die Anzahl der gewählten Dienstleistung, nicht auf die Anzahl der Minuten, Stückzahl etc. 3. Preis + (Aufwandspreis*Dauer in min) folgt einem ähnlichen Prinzip. Berechnen Sie einen Service z.B. nach der Dauer der Behandlung oder möchten ab einer bestimmten Behandlungszeit für Zeitüberschreitungen einen Aufpreis berechnen, können Sie das durch Eingaben bei ab Anzahl, Anzahl-/Stück-/Aufwandspreis und je bestimmen. Ein Beispiel: Sie bieten eine Körpermassage als Service an. Als Grundpreis gilt 50€ für 45 Minuten. Ab 45 Minuten sollen für je weitere angefangene 5 Minuten jeweils 5€ hinzu addiert werden: Beim Kassieren erscheint für diese Dienstleistung eine Abfrage nach der Dauer. Geben Sie eine Zahl unter 45 ein, ändert sich nichts am Preis von 50€. Dauerte die Massagesitzung beispielsweise 60 Minuten und Sie geben bei der Abfrage 60 ein, berechnet JoeCash 3×5€ zu den 50€ automatisch hinzu: Möchten Sie den Preis generell pro Minute berechnen, geht auch diese Variante. Beispiel: Der Kunde zahlt keinen festen Grundpreis, sondern muss pro Minute Massage je 1€ bezahlen. Dann würde die Einstellung so aussehen: Wenn auch die 1. Minute verrechnet werden soll, achten Sie bitte darauf, dass in diesem Fall bei ab Anzahl eine 0 steht. Beim Kassieren werden Sie nun ebenfalls nach der Minutenangabe gefragt und die Kasse rechnet die Summe zusammen: 4. Preis + (Grammpreis*gramm) ist eine interessante Wahl, wenn Sie Ihre Preise nach Gramm berechnen. Beispiel: Nehmen wir „Haare färben kurz“ als Dienstleistung. Der Grundpreis sind 15€ für die Arbeit, der Rest des Preises ergibt sich aus der Menge der benutzten Haarfarbe. Pro Gramm berechnen wir 0,55€: Beim Kassieren der Dienstleistung erfolgt eine Abfrage nach der Grammzahl. Geben wir also z.B. 50g Farbe ein, ergibt sich ein Gesamtpreis von 41,95€. 5. Preis * Anzahlabfrage ist eine Option, wenn Sie den Gesamtpreis lediglich aus der Anzahl von einzelnen Komponenten berechnen. Beispiel: Haarverlängerung. Nehmen wir an, Sie machen eine Haarverlängerung mit 145 Strähnen. Jede Strähne wird dabei mit 5€ pro Strähne verrechnet (ohne Grundpreis, da der Aufwandspreis bereits im Stückpreis einberechnet wird): Gibt man in der Kasse nun die Dienstleistung an, wird rechts der Preis für 1 Stück automatisch angezeigt. Rechts geben Sie bitte nun die Stückzahl der Strähnen an, welche für die Verlängerung benutzt wurden (Beispiel 145 Stück). Die Kasse errechnet für Sie den Gesamtpreis, sobald Sie die Stückzahl gespeichert haben:
Aufschläge erstellen und bearbeiten
Aufschläge sind Verteuerungen eines Grundpreises innerhalb einer Dienstleistung. Im JoeCash-Kassensystem gibt es mehrere Möglichkeiten diese Aufschläge zu nutzen. Sie können damit einen Preisaufschlag auf den Grundpreis berechnen lassen, oder ordnen einer einzelnen Dienstleistung mehrere Preis-Auswahlmöglichkeiten je nach Variante zu. Wählen Sie zunächst unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Dienstleistungen einen Service aus. Klicken Sie rechts auf den roten bearbeiten-Button. In den Stammdaten oben rechts befinden sich die Preiseinstellungen und die Aufschläge: Sie können so viele Aufschläge für einen Service anlegen wie Sie möchten. Stellen Sie nur sicher, dass die richtigen Angaben gefüllt werden: ⇒ Nr. / SuchID Kalender: Wie bei einem Artikel oder einem Service können Sie dem Aufschlag eine Kassennummer vergeben. Die Nummer ist nur dann zwingend erforderlich, wenn Sie einen Kalender angebunden haben. In diesem Fall müssen sowohl Nr als auch SuchID Kalender die gleiche Nummer beinhalten, damit sich beide Systeme abstimmen können. ⇒ Beschreibung: Hier benennen Sie den Aufschlag. ⇒ Aufschlagart: Hier können Sie zwischen 5 verschiedenen Aufschlagarten wählen: in % – änderbar: Der Aufschlag wird in % berechnet. Der Wert kann im Kassiervorgang nachträglich geändert werden. bar – änderbar: Der Aufschlag erfolgt als bare Zahl. Der Wert kann im Kassiervorgang nachträglich noch geändert werden. in % – nicht änderbar: Dieser Aufschlag wird in % berechnet. Der Wert ist fest in den Stammdaten eingestellt und kann im Kassiervorgang nicht geändert werden. „bar – nicht änderbar“: Der Aufschlag erfolgt als Zahl. Der Betrag ist in den Stammdaten festgelegt und kann im Kassiervorgang nicht geändert werden. bar*Anzahl/Menge (je x) – Ist diese Aufschlagart gewählt, werden Sie beim Kassiervorgang nach der Anzahl der Aufschlagmenge gefragt. Der Aufschlag wird dann als Grundpreis + Betrag je Stückzahl berechnet (gleiches Prinzip wie Preisart 2). ⇒ von bestimmt immer den Grundpreis bzw. den Anfangspreis des Aufschlags. Ist hier z.B. der Wert 10 eingegeben, kann beim Kassieren der Preis nicht niedriger ausfallen, selbst, wenn der Betrag als änderbar eingestellt ist. ⇒ bis: ist der Aufschlag als änderbar eingestellt, können Sie hier eine Obergrenze für den Aufschlagsbetrag festlegen ⇒ je: Dieses Feld wird meist im Zusammenhang mit der Aufschlagsart bar*Anzahl/Menge (je x) genutzt und bestimmt die Menge der Aufschläge. ⇒ Sortierung: 999 ist hier als Standardnummer angegeben und die Aufschläge werden alphabetisch sortiert. Möchten Sie die Aufschläge in einer bestimmten Reihenfolge sortiert haben, können Sie hier z.B. auch die Zahlen 1 bis unendlich eingeben. ⇒ nur für MA Einstufung: Sind die angelegten Aufschläge nur für eine bestimmte Mitarbeiter-Einstufung vorgesehen, können Sie dies hier festlegen. Mitarbeiter-Einstufungen können Sie Ihren Mitarbeitern in den Mitarbeiterstammdaten beliebig zuordnen. ⇒ Ist alles richtig eingegeben, klicken Sie auf Aufschlag speichern. Der Aufschlag taucht nun in der Übersicht rechts darunter auf. Beispiel 1: In Ihrem Geschäft arbeiten Kollegen mit verschiedenen Stylist-Einstufungen. Nehmen wir für unser Beispiel Junior-Stylist und Master-Stylist, dazu den Service „Glossing“. Der Grundpreis beträgt 30€. Für die Behandlung durch einen Junior-Stylist möchten Sie zusätzlich 10% berechnen lassen, für den Master-Stylist 20%. Der Grundpreis von 30€ wird wie gehabt im normalen Preisfeld eingetragen: Für die beiden Stylist-Typen legen wir nun jeweils einen Aufschlag an: Um einen Aufschlag zu speichern, klicken Sie bitte Aufschlag speichern an. Möchten Sie diesen löschen, reicht ein Klick auf die rote Mülltonne neben dem Aufschlag. Möchten Sie den Aufschlag bearbeiten, klicken Sie rechts auf den roten bearbeiten-Button und Sie können die Eingaben korrigieren und den Aufschlag erneut speichern. Sind die Aufschläge angelegt, klicken Sie unten beim Service auf speichern. Wenn Sie nun beim Kassieren die Dienstleistung „Glossing“ wählen, erscheint diese Auswahl: Wählen Sie einen der Aufschläge und die Kasse rechnet in diesem Fall zu den 30€ Grundpreis einen Aufschlag von 10% oder 20% hinzu. Beispiel 2: Sie möchten in Ihrer Kasse den Service „Waschen, Schneiden, Föhnen“ haben, berechnen den Preis jedoch nach Haarlänge kurz, mittel oder lang. Sie können natürlich 3 einzelne Dienstleistungen für jede Haarlänge anlegen, oder Sie arbeiten mit Aufschlägen. Sie können damit entweder so verfahren, wie in Beispiel 1 oder Sie arbeiten in diesem Fall ohne Grundpreis. Nehmen wird also „Waschen, Schneiden, Föhnen“ mit den Aufschlägen „kurz“ „mittel“ und „lang“. Es soll ein vollständiger Preis angezeigt werden, der nachträglich änderbar wäre. Dies könnte dann so aussehen: Beim Kassieren erscheinen die Aufschläge dann wie folgt. Beachten Sie dabei, dass die Aufschläge zu einem Grundpreis hinzugerechnet werden. Bei einem Grundpreis von 0,- wird nur der Aufschlag kassiert. Somit eröffnen sich viele Gestaltungsmöglichkeiten: Tipp: Aufschläge werden in den Auswertungen von Dienstleistungen als eigenständige Leistung gelistet. Möchten Sie also z.B. wissen, wie oft der Damenhaarschnitt in welcher Länge erfolgt ist, wir Ihnen aufgelistet wie oft ein Damenhaarschnitt insgesamt geleistet wurde. Dazu die Anzahl der Aufschläge für kurz, mittel oder lang.
Der Kassenbeleg im Belegjournal
Seit dem 1.1.2020 gilt in Deutschland nach §146a Absatz 2 der Abgabeordnung (AO) eine Belegausgabepflicht für alle elektronischen Kassensysteme. Das JoeCash-Kassensystem bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, dieser Pflicht nachzukommen. Auch nach einem Zahlvorgang können Sie jederzeit über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege alle Belege eines Tages in chronologischer Reihenfolge einsehen: In dieser Belegübersicht finden Sie viele nützliche Informationen und Möglichkeiten zu den erstellten Belegen: ⇒ In der oberen Leiste können Sie das Datum auswählen, zu dem sie Belege angezeigt haben möchten. Hier ist nur eine Selektion pro Tag möglich. ⇒ Unter Belegnummer können Sie nach einer speziellen Belegnummer suchen. Die einzelne Belegnummer entnehmen Sie entweder dem ausgedruckten Bon oder in dieser Übersicht außen links im Spalt BelegNr. ⇒ Im Spalt wo „alle“ vorausgewählt ist, haben Sie die Möglichkeit die Belege nach Mitarbeitern zu filtern. Diese Auswahl ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie genau wissen, welcher Ihrer Kollegen und Kolleginnen den Kunden abkassiert hat, aber nicht wann oder wen genau. BelegNr ⇒ Hier wird die jeweilige Belegnummer erfasst und, falls Sie über mehrere Stationen kassieren, auch die Kassennummer. Zeit ⇒ Hier wird das Datum und die Uhrzeit des erstellten Belegs erfasst. Kunde ⇒ Hier können Sie sehen, auf welchen Kunden der Beleg gebucht wurde. Wenn Sie auf den Button KD klicken, können Sie den zugeordneten Kunden auch nachträglich auf dem Beleg ändern. Mitarbeiter ⇒ Hier sehen Sie, welcher Mitarbeiter verantwortlich für den Beleg war beziehungsweise diesen abkassiert hat. Über den Button MA können Sie den Mitarbeiter nachträglich korrigieren, aber nur solange der aktuelle Tag noch nicht durch einen Tagesabschluss geschlossen wurde. Bitte beachten Sie außerdem: Wird der verantwortliche Mitarbeiter geändert, werden die einzelnen Positionen im Beleg nicht automatisch angepasst. Sollte bei einer Position der ausführende Mitarbeiter jemand anderes gewesen sein, muss dieser ebenfalls manuell in der Belegposition geändert werden: Zahlart ⇒ Hier werden alle Zahlarten aus dem Beleg inklusive gegebenem Betrag der jeweiligen Zahlart und Restgeld angezeigt. Summe ⇒ Dieser Betrag gibt an, wie viel Geld der Kunde zu zahlen hatte. Gegeben ⇒ Dieser Betrag gibt an, wie viel Geld der Kunde gegeben hat. Zurück ⇒ Dem Kunden zurückgegebenes Geld beziehungsweise Wechselgeld. Eine Umdatierung des Belegs oder die Änderung der Zahlart ist aufgrund der TSE nicht möglich! ⇒ Über Druck wird Ihnen der normale Kassenbon erneut ausgedruckt. ⇒ Per Klick auf Email können Sie den Beleg als Mail an Kunden oder Mitarbeiter verschicken, vorausgesetzt Ihr Kassensystem ist mit einem eMail-Provider Ihrer Wahl verknüpft. ⇒ Druck A4 ermöglicht es Ihnen, den Bon in Form einer DinA4 Rechnung auszudrucken, wenn ein entsprechender Drucker angeschlossen ist. Storno ⇒ Über diesen Button stornieren Sie den Beleg. Beim Stornieren werden Sie zwangsweise nach einem Stornogrund gefragt. Es erscheint ein kleines Fenster, wo Sie diesen eintragen können. Sobald Sie auf „akzeptieren“ klicken, wird der Grund gespeichert und der Beleg storniert. Statt des grünen Buttons steht dort nun „STORNIERT“. Ist hier kein Storno-Button vorhanden, muss zuerst der Tagesabschluss des jeweiligen Tages storniert werden – ein angeschlossener Tagesabschluss blockiert alle Änderungsmöglichkeiten. Je weiter der Beleg in der Vergangenheit liegt, desto mehr Tagesabschlüsse müssen dafür wieder geöffnet werden. selektieren ⇒ Per Klick auf diesen Button zeigt Ihnen JoeCash alle Belege an, die zu den angegebenen Auswahlkriterien passen. PDF Druck ⇒ Sobald Sie die Belege selektiert haben, können Sie sich die angezeigte Belegliste als PDF-Liste ausgeben lassen: Auf dieser finden Sie alle Beleginformationen chronologisch sortiert, inklusive Detailansicht (erfasste Behandlungen und Artikel auf dem Beleg), Zeit, Kunde, Mitarbeiter, Zahlart, Summe, Gegeben, Zurück und (statt Storno) die Tagesabschlussnummer (ist dieser noch offen, steht unter „Abschluss“ entsprechend das Wort „OFFEN“). Diese Liste können Sie auf Ihrem PC speichern oder direkt auf Papier ausdrucken. Besuchs Doku ⇒ Dieser Button ist Interessant für Ihre Statistik: Ob für den heutigen Tag oder einen vorab selektierten Tag in der Vergangenheit, hier wird Ihnen eine Besuchsdokumentation als PDF-Liste erstellt. In der Liste wird zusammengetragen, wann welcher Kunde bei Ihnen abkassiert wurde. Dies wird in chronologischer Reihenfolge mit Belegnummer, Besuchszeit und Kundeninformation (Name, Adresse, Telefonnummer und Mail-Adresse) entsprechend angezeigt. Anmerkung: Es heißt in der Überschrift zwar „Besuchsdokumentation von – bis, aber auch hier ist nur eine Selektion pro Tag möglich. Details ⇒ Das Anklicken dieses Buttons „klappt“ Ihnen den Beleg im Detail auf. Zu einer guten Belegübersicht gehört es natürlich dazu, dass Sie auch nachträglich sehen können, was alles am Beleg getan wurde. Hier werden Ihnen auch nach dem Kassieren die einzelnen Belegpositionen, stornierte Zeilen (in roter Farbe), die Mehrwertsteuer und die Beleghistorie eingeblendet. Wann der Beleg gestartet, geparkt, ergänzt und abkassiert oder storniert wurde, sehen Sie im unteren Abschnitt. Ob und wann die TSE den Beleg signiert hat, wird Ihnen ebenfalls hier unten ebenfalls angezeigt:
Dienstleistungen Preisliste Vorlage
Sie möchten die Preise Ihrer Dienstleistungen ändern oder diese mal generell überholen? Preise und Stammdaten von Dienstleistungen zu verwalten ist eine der Grundsäulen des JoeCash-Kassensystems. Natürlich ist diese Prozedur der Datenpflege oft mit zeitlichem Aufwand und Geduld verbunden. Um Ihnen einen Überblick zu verschaffen und eine Struktur in die Dienstleistungen zu bringen, können Sie gern folgende Excel-Tabelle als Vorlage benutzen. Möchten Sie, dass unser Supportteam Ihnen unter die die Arme greift oder sogar die Änderung der Dienstleistungen im Kassensystem für Sie übernimmt? Bedenken Sie, dass wir zwar die Kassensoftwarepflege und die damit verbundenen Funktionen auswendig können, uns aber nicht in Ihren Kassendaten auskennen. Daher entsteht auch für uns ein Mehraufwand außerhalb unserer Zuständigkeit, welcher unabhängig vom Softwarepflegevertrag/Abonnement je 15 Minuten als Zusatzleistung berechnet wird. Um den Aufwand und die entstehenden Kosten zu minimieren, können Sie uns gern diese Vorlage mit Ihren Kassendaten ausfüllen und zusenden. So haben wir einen Kompass für Ihre Dienstleistungen. Teilen Sie uns gern einen Termin mit, an dem Sie diese Änderungen durchgeführt haben möchten. Ein Kollege aus dem technischen Support schaltet sich im vereinbarten Termin per Fernwartungsprogramm auf Ihre Kasse und macht sich ans Werk. Beachten Sie auch, dass in dieser Zeit an Ihrer Datenbank Änderungen vorgenommen werden – daher sollte in diesem Zeitraum nicht kassiert werden. ⇒ Vorlage: DLPreise ändern Kundenvorlage (Klicken Sie auf den Link und es wird eine xlsx-Datei auf Ihren PC heruntergeladen.) Legende: Anmerkung: Ist eine dieser Angaben (außer Spalten A,B und C) nicht vorhanden, bitte das Feld leer lassen. Soll in der Dienstleistung eine Angabe hinzugefügt oder geändert werden (z.B. Kassennummer oder Bezeichnung) setzen Sie dahinter einen Stern in Klammern (*). DL ändern? / DL neu anlegen? / DL löschen? ⇒ Hier bitte ankreuzen, was mit der angegebenen Dienstleistung (Service) im Bearbeitungsprozess passieren soll. KassenNr ⇒ Hier bitte die Kassennummer der Dienstleistung eingeben. EAN1 ⇒ Bei Service / Dienstleistungen eher selten vorhanden, falls vorhanden bitte eingeben. Achtung, EAN ist nicht gleich KassenNr! AufschlagNr ⇒ Ebenso wie der Service kann jeder Aufschlag eine eigene, manuell vergebene Nummer von Ihnen bekommen. Art ⇒ Handelt es sich hier um einen Service/Dienstleistung, bitte SRV eingeben. Ist es ein Aufschlag, bitte AUF angeben. Bezeichnung 1 / 2 /3 ⇒ Hier bitte nur die Bezeichnung der Dienstleistung eingeben. In Bezeichnung 1 steht grundsätzlich immer der Hauptteil des Titels. AufschlagBezeichnung ⇒ Hier gehört die Bezeichnung der Aufschläge hin. Preis von ⇒ In dieser Spalte bitte den Grundpreis für die Dienstleistung oder den jeweiligen Aufschlag eingeben. Möchten Sie den Preis in einer bestimmten Spanne variieren können, geben Sie bei Preis bis einen Grenzbetrag ein.
Eine neue Zahlart hinzufügen
Bei der Inbetriebnahme der Kasse sind bestimmte Zahlarten bereits angelegt. Unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Zahlarten können Sie diese jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen. Hier wird Ihnen eine Liste sämtlicher Zahlarten angezeigt, welche bei Ihnen aktiv oder inaktiv angelegt sind: Ob Sie eine Zahlart bearbeiten oder neu anlegen: Das Einstellungsfenster sieht bei beiden Vorgängen identisch aus. Bitte beachten Sie: eine Handvoll Zahlarten beinhalten oben rechts folgende Warnmeldung: Diese Zahlarten erfüllen meist einen besonderen Zweck im Kassensystem. Bitte nicht für andere Zahlungsarten nutzen und diese nur in Rücksprache mit dem Support bearbeiten oder deaktivieren. Füllen Sie nun die Felder aus, oder ändern Sie die bereits vorhandenen Eingaben: aktiv ⇒ Ist hier kein Häkchen gesetzt, gilt die Zahlart als inaktiv und wird beim Kassiervorgang nicht bei den Zahlarten aufgelistet. Übergabe an Terminal ⇒ Voraussetzung für diese Funktion ist ein direkt mit der Kasse verbundenes EC-Terminal. Setzen Sie hier ein Häkchen, wird beim Anklicken der Zahlart die Zahlung von der Kasse an das Terminal weitergeleitet, damit der Kunde z.B. per Karte zahlen kann. Übergabe an Kassenlade ⇒ Ist hier ein Häkchen gesetzt, wird beim Klicken auf diese Zahlart ein Signal an die Kassenlade übermittelt, wodurch sich diese automatisch öffnet. Voraussetzung dafür ist eine elektronische Kassenlade, welche an den Bondrucker angeschlossen ist. Beschreibung ⇒ Geben Sie hier eine Beschreibung der Zahlart an. Diese wird nur in den Stammdaten angezeigt. Beschreibung Kasse ⇒ Geben Sie hier ein, wie die Zahlart auf dem Zahlart-Button in der Kasse heißen soll. Aktionscode ⇒ Dieses Feld muss gefüllt sein, um die Zahlart bestimmten Funktionen in der Kasse zuordnen zu können. Es gibt keine speziellen Vorgaben, wie der Code lauten soll. Am besten eignet sich aber ein knappes und genaues Wort oder Abkürzung, z.B. RECH für offene Rechnungen. Sortierung ⇒ Diese Zahl bestimmt die Anordnung der Zahlarten in der Kasse (Als Standard ist per Default 999 eingetragen): In den Stammdaten werden die Zahlarten automatisch alphabetisch sortiert. Bitte beachten Sie: Die Zahlart „Gutschein“ steht unabhängig von der Sortierungszahl immer ganz unten! Fälligkeit ⇒ Hier ist automatisch eine „0“ für sofortige Fälligkeit bei allen Zahlarten eingetragen. Sie können diese anpassen und eine andere Ziffer eintragen, z.B. 14 für Fälligkeit in 14 Tagen bei Rechnungen. Provider ⇒ Falls vorhanden, kann hier der Provider der Zahlart angelegt werden, z.B. bei der PrePayment-Funktion des #mitdenkt-Kalenders oder wenn Sie zmyle-Gutscheine als Zahlart in Ihrem Geschäft akzeptieren. Provider Parameter ⇒ Hier können Sie die erlaubten Parameter für die jeweilige Zahlart hinterlegen. Zusatztexte Beleg ⇒ Geben Sie hier den Text ein, der auf dem Kassenbeleg zu dieser Zahlart zusätzlich gedruckt werden soll. Ein Beispiel finden Sie direkt rechts neben dem Eingabefeld. Klicken Sie anschließen auf Zahlart speichern um die neue Zahlart anzulegen, oder die getätigten Änderungen zu speichern.
Tipps – Gut zu wissen!
♦ Kassenbelege lassen sich nicht umdatieren und die Zahlart nicht nachträglich ändern. Jeder Beleg wird durch die TSE signiert. Wird ein Beleg umdatiert oder anderweitig ohne Storno verändert, bleibt die TSE Signatur unverändert und damit entsteht ein verfälschter Beleg. Bei einem Storno wird auch dieses von der TSE signiert. Sollen Änderungen am Beleg vorgenommen werden, bitte den ursprünglichen Beleg komplett stornieren und den Beleg komplett neu erstellen. ♦ Vorsicht: Stornieren Sie einen Beleg aus der Vergangenheit, werden sämtliche bereits abgeschlossenen Tagesabschlüsse bis zum stornierten Beleg automatisch mitstorniert und müssen im Anschluss neu abgeschlossen werden. ♦ Die Stornierung eines Tagesabschlusses löscht und storniert keine Kassenbelege aus Ihrem Kassensystem – auch keine Bankeinzahlung. ♦ In der Kasse gibt es eine Unterscheidung zwischen ausführendem Mitarbeiter und verantwortlichen Mitarbeiter. Der ausführende Mitarbeiter kann über den Stift rechts bei der gebuchten Position angepasst werden über den Punkt „Mitarbeiter“: ♦ Der ausführenden und/oder verantwortliche Mitarbeiter ist nur dann im fertiggestellten Beleg änderbar, solange der Tagesabschluss des jeweiligen Tages noch nicht abgeschlossen wurde. ♦ Sobald eine Position aktiv in die Kasse geholt wird, startet ein scharfer Beleg. Auch wenn Sie alle Zeilen stornieren und der Beleg leer ist, ist es immer noch ein scharfer Beleg! Sie können neue Positionen einbuchen oder den Beleg ganz abbrechen, in dem Sie diesem im Parkplatz parken und von dort aus löschen (rote Papiertonne). ♦ Nutzen Sie die Preisabfrage! So vermeiden Sie am besten leere, stornierte Belege, wenn Sie eine Buchung testen oder Kunden nur den Preis wissen möchten. Bei einer Preisabfrage wird der Beleg als „nicht buchend“ (unten links in der Kasse zu sehen) vermerkt und kann am Ende des Vorgangs einfach wieder spurlos abgebrochen werden. ♦ JoeCash ist mehr als nur Kasse. Neben zahlreichen Möglichkeiten hat JoeCash ein aktives Warenwirtschaftssystem. Ist dieses eingeschaltet und Sie tätigen bei der Artikelpflege keine Wareneingänge, laufen Ihre Bestände ins Minus. Das Warenwirtschaftssystem kann bei Bedarf deaktiviert werden. Dafür bitten wir um eine schriftliche Bestätigung von Ihrem Steuerberater. ♦ Bei der Eingabe von Stammdaten bitte auf die korrekte Eingabe achten. Ob Sie einen Kunden in den Stammdaten anlegen oder einen Artikel einpflegen – stellen Sie sicher, dass die Eingaben korrekt sind. Speichern Sie einen Kunden z.B. als Anne Müller (Vor- und Nachname) ab und beim nächsten Besuch als Müller Anne (Vor- und Nachname vertauscht), ordnet die Kasse den Kunden nicht automatisch einander zu – auch wenn alle anderen Angaben wie Adresse und Telefonnummer übereinstimmen. Der Kunde wird mehrmals im System angelegt und es entstehen Dubletten. Um solche „Dubletten“ einander zuzuordnen, gibt es unter Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres die Doublettensuche. Das Prinzip gilt auch für Artikel – ein einziger Buchstabe kann den Unterschied zwischen 2 Datensätzen ausmachen: Olaplex ist nicht gleich Olplex. ♦ Vorsicht ist geboten bei den Zahlarten Offene Rechnung und offener Posten! Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Kassenvorgänge. Ein offener Posten wird ausschließlich für Stammkunden empfohlen, wenn diese beispielsweise erst bei Ihrem nächsten Besuch mit bar oder EC zahlen möchten, weil Sie heute das Portmonee nicht dabei haben. Der offene Posten wird dabei in die Kasse geholt und in einen Beleg umgewandelt, welcher gleichzeitig den offenen Posten automatisch begleicht. Eine offene Rechnung empfiehlt sich für Kunden, welche die Summe mit einer Zahlart außerhalb der Kasse begleichen möchten (z.B. Banküberweisung oder Paypal). Eine offene Rechnung bringt dabei zwei weitere Vorteile mit sich: Während offene Posten ausschließlich über Kasse oder die Stammdaten eines Kunden ausgeglichen werden können, kann eine Rechnung auch im Bereich Buchhaltung beglichen werden. Außerdem kann eine offene Rechnung ebenfalls über die Kasse ausgeglichen werden, sollte der Kunde sich doch umentscheiden und z.B. am nächsten Tag bei Ihnen mit Bargeld im Salon stehen.