Seit dem 1.1.2020 gilt in Deutschland nach §146a Absatz 2 der Abgabeordnung (AO) eine Belegausgabepflicht für alle elektronischen Kassensysteme. Das JoeCash-Kassensystem bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, dieser Pflicht nachzukommen. Auch nach einem Zahlvorgang können Sie jederzeit über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege alle Belege eines Tages in chronologischer Reihenfolge einsehen: In dieser Belegübersicht finden Sie viele nützliche Informationen und Möglichkeiten zu den erstellten Belegen: ⇒ In der oberen Leiste können Sie das Datum auswählen, zu dem sie Belege angezeigt haben möchten. Hier ist nur eine Selektion pro Tag möglich. ⇒ Unter Belegnummer können Sie nach einer speziellen Belegnummer suchen. Die einzelne Belegnummer entnehmen Sie entweder dem ausgedruckten Bon oder in dieser Übersicht außen links im Spalt BelegNr. ⇒ Im Spalt wo „alle“ vorausgewählt ist, haben Sie die Möglichkeit die Belege nach Mitarbeitern zu filtern. Diese Auswahl ist zum Beispiel nützlich, wenn Sie genau wissen, welcher Ihrer Kollegen und Kolleginnen den Kunden abkassiert hat, aber nicht wann oder wen genau. BelegNr ⇒ Hier wird die jeweilige Belegnummer erfasst und, falls Sie über mehrere Stationen kassieren, auch die Kassennummer. Zeit ⇒ Hier wird das Datum und die Uhrzeit des erstellten Belegs erfasst. Kunde ⇒ Hier können Sie sehen, auf welchen Kunden der Beleg gebucht wurde. Wenn Sie auf den Button KD klicken, können Sie den zugeordneten Kunden auch nachträglich auf dem Beleg ändern. Mitarbeiter ⇒ Hier sehen Sie, welcher Mitarbeiter verantwortlich für den Beleg war beziehungsweise diesen abkassiert hat. Über den Button MA können Sie den Mitarbeiter nachträglich korrigieren, aber nur solange der aktuelle Tag noch nicht durch einen Tagesabschluss geschlossen wurde. Bitte beachten Sie außerdem: Wird der verantwortliche Mitarbeiter geändert, werden die einzelnen Positionen im Beleg nicht automatisch angepasst. Sollte bei einer Position der ausführende Mitarbeiter jemand anderes gewesen sein, muss dieser ebenfalls manuell in der Belegposition geändert werden:  Zahlart ⇒ Hier werden alle Zahlarten aus dem Beleg inklusive gegebenem Betrag der jeweiligen Zahlart und Restgeld angezeigt. Summe ⇒ Dieser Betrag gibt an, wie viel Geld der Kunde zu zahlen hatte. Gegeben ⇒ Dieser Betrag gibt an, wie viel Geld der Kunde gegeben hat. Zurück ⇒ Dem Kunden zurückgegebenes Geld beziehungsweise Wechselgeld. Eine Umdatierung des Belegs oder die Änderung der Zahlart ist aufgrund der TSE nicht möglich! ⇒ Über Druck wird Ihnen der normale Kassenbon erneut ausgedruckt. ⇒ Per Klick auf Email können Sie den Beleg als Mail an Kunden oder Mitarbeiter verschicken, vorausgesetzt Ihr Kassensystem ist mit einem eMail-Provider Ihrer Wahl verknüpft. ⇒ Druck A4 ermöglicht es Ihnen, den Bon in Form einer DinA4 Rechnung auszudrucken, wenn ein entsprechender Drucker angeschlossen ist. Storno ⇒ Über diesen Button stornieren Sie den Beleg. Beim Stornieren werden Sie zwangsweise nach einem Stornogrund gefragt. Es erscheint ein kleines Fenster, wo Sie diesen eintragen können. Sobald Sie auf „akzeptieren“ klicken, wird der Grund gespeichert und der Beleg storniert. Statt des grünen Buttons steht dort nun „STORNIERT“. Ist hier kein Storno-Button vorhanden, muss zuerst der Tagesabschluss des jeweiligen Tages storniert werden – ein angeschlossener Tagesabschluss blockiert alle Änderungsmöglichkeiten. Je weiter der Beleg in der Vergangenheit liegt, desto mehr Tagesabschlüsse müssen dafür wieder geöffnet werden. selektieren ⇒ Per Klick auf diesen Button zeigt Ihnen JoeCash alle Belege an, die zu den angegebenen Auswahlkriterien passen. PDF Druck ⇒ Sobald Sie die Belege selektiert haben, können Sie sich die angezeigte Belegliste als PDF-Liste ausgeben lassen: Auf dieser finden Sie alle Beleginformationen chronologisch sortiert, inklusive Detailansicht (erfasste Behandlungen und Artikel auf dem Beleg), Zeit, Kunde, Mitarbeiter, Zahlart, Summe, Gegeben, Zurück und (statt Storno) die Tagesabschlussnummer (ist dieser noch offen, steht unter „Abschluss“ entsprechend das Wort „OFFEN“). Diese Liste können Sie auf Ihrem PC speichern oder direkt auf Papier ausdrucken. Besuchs Doku ⇒ Dieser Button ist Interessant für Ihre Statistik: Ob für den heutigen Tag oder einen vorab selektierten Tag in der Vergangenheit, hier wird Ihnen eine Besuchsdokumentation als PDF-Liste erstellt. In der Liste wird zusammengetragen, wann welcher Kunde bei Ihnen abkassiert wurde. Dies wird in chronologischer Reihenfolge mit Belegnummer, Besuchszeit und  Kundeninformation (Name, Adresse, Telefonnummer und Mail-Adresse) entsprechend angezeigt. Anmerkung: Es heißt in der Überschrift zwar „Besuchsdokumentation von – bis, aber auch hier ist nur eine Selektion pro Tag möglich. Details ⇒ Das Anklicken dieses Buttons „klappt“ Ihnen den Beleg im Detail auf. Zu einer guten Belegübersicht gehört es natürlich dazu, dass Sie auch nachträglich sehen können, was alles am Beleg getan wurde. Hier werden Ihnen auch nach dem Kassieren die einzelnen Belegpositionen, stornierte Zeilen (in roter Farbe), die Mehrwertsteuer und die Beleghistorie eingeblendet. Wann der Beleg gestartet, geparkt, ergänzt und abkassiert oder storniert  wurde, sehen Sie im unteren Abschnitt. Ob und wann die TSE den Beleg signiert hat, wird Ihnen ebenfalls hier unten ebenfalls angezeigt:

Der allgemeine Kassiervorgang besteht im Grunde aus 4 Schritten. In welcher Reihenfolge Sie die Schritte 1 bis 3 tätigen, ist dabei Ihnen überlassen. ♦  Schritt 1: Mitarbeiter auswählen Damit Sie einen Beleg kassieren können, muss dieser einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet sein. Gehen Sie dafür oben rechts auf den Button Team und wählen Sie den passenden Kollegen oder eben sich selbst aus, indem Sie auf den grünen Einkaufswagen klicken: Der gewählte Name erscheint nun neben dem Kasse-Button: ♦ Schritt 2: Kunde auswählen Zu einem Beleg gehört auch ein bedienter Kunde. Klicken Sie dazu auf den Button Kunde: Falls der Kunde noch nicht in den Stammdaten erfasst wurde und seine persönlichen Daten auch nicht hinterlassen möchte, können Sie zwischen „Laufkunde Dame/Herr/Kind“ wählen und das Eingabefeld für den Namen leer lassen. Möchte der Kunde seine Daten hinterlassen, können Sie über den Button Neukunde diese im Kassensystem speichern und direkt in die Kasse übernehmen. Ist der Kunde im Kassensystem bereits erfasst, können Sie diesen über die Suchfelder, wie „Name“ und „Vorname“ suchen und mit dem grünen Einkaufswagen in den Beleg holen: ♦ Schritt 3: Dienstleistungen und/oder Artikel eingeben Dienstleistungen und Artikel können entweder über die auf der Kassenoberfläche angelegten „Shortcuts“ oder über die Direktsuche eingegeben werden. Klicken Sie dafür auf den jeweiligen Shortcut oder tippen Sie das Gesuchte in das Suchfeld ein. Artikel werden mit dem roten Einkaufswagen ins Kassierfeld geholt: ♦ Schritt 4: Zahlen Nun können Sie den Beleg kassieren, indem Sie auf Zahlen klicken und hier die gewünschte Zahlart wählen: Damit wäre der Kassiervorgang beendet und es erscheint für einen kurzen Moment der Schriftzug: Beleg kassiert. Ein Kassenbeleg wird gedruckt.   

⇒ Haben Sie manchmal abgebrochene Belege in der Kasse bei EC-Zahlungen, obwohl das Terminal mit der Kasse verbunden ist? Dabei handelt es leider um keine Seltenheit trotz vorhandener Internetverbindung. Das liegt daran, dass das Terminal und die Kasse über einen „Vermittler“ miteinander kommunizieren: den Internetrouter. Die Kasse schickt einen Zahlungsauftrag los und der Router gibt den Befehl an das Terminal weiter. Sobald die Zahlung im Terminal erfolgt ist, gibt dieser eine Rückantwort an die Kasse, dass die Zahlung fertig ist und der Beleg nun abgeschlossen werden kann. Dauert die Rückantwort vom EC Terminal an die Kasse nach der Zahlung zu lange, legt die Kasse den Beleg sozusagen beiseite, damit die Kasse mit dem einen Beleg nicht blockiert wird. Um den Beleg nachzukassieren, schalten Sie über Zahnrad – EC-Terminal aus-/ein das Terminal für eine Zahlung aus (Begründung eingeben erforderlich, z.B. EC-Nachbuchung) und kassieren den Beleg anschließend wie gewohnt ab. Sobald der Beleg erfolgreich gebucht worden ist, reaktiviert sich das Terminal automatisch. ⇒ Haben Sie sich bei der Zahlart vertan? Durch die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung seit 2021 vom Finanzamt für alle elektronischen Kassensysteme verordnet) ist eine Umdatierung oder Änderung der Zahlart im Beleg nicht möglich. In diesem Fall muss der gesamte Beleg – möglichst noch am selben Tag – storniert und mit der richtigen Zahlart neu erstellt werden. Achtung: Ist der Beleg bereits mehrere Tage alt und Sie stornieren diesen, werden sämtliche bis dahin getätigte Tagesabschlüsse ebenfalls storniert und müssen im Anschluss neu erstellt werden! Der neu erstellte Beleg kann ebenfalls nicht zurückdatiert werden und wird automatisch mit dem aktuellen Datum versehen. Nutzen Sie die „Notiz“-Funktion und vermerken Sie im Beleg selbst, dass es sich z.B. um eine Korrekturbuchung handelt (am besten mit Belegnummer und Datumangabe). Den Button dazu finden Sie neben „Zahlen“ sobald Sie eine Position eingebucht haben. Klicken Sie anschließend auf „body“ um in das Feld schreiben zu können. Speichern Sie anschließend den Text und kassieren Sie den Beleg zuende.             ⇒ Handelt es sich beim Storno oder dem neuen Kassiervorgang um eine EC-Zahlung und Ihr EC-Terminal ist direkt mit der Kasse verbunden? Wird ein EC-Storno noch am selben Kalendertag durchgeführt, wie die Zahlung, verlangt das EC-Gerät automatisch die passende EC-Karte, auf welche der Beleg zurückgehen wird! Somit wird der Storno nicht sofort gebucht, sondern leitet erst ein Signal an das Terminal weiter. Das Gleiche gilt für eine „frische“ Zahlung zur Abbuchung des Betrags – das Terminal fragt nach einer Karte. Um das Signal zum Terminal für eine Korrekturbuchung zu unterbrechen, klicken Sie vor dem Storno- oder Zahlvorgang oben rechts auf das Zahnrad und ganz unten auf EC-Terminal aus/ein. Damit wird das EC-Terminal für eine Zahlung deaktiviert! Achtung! Handelt es sich bei dem Vorgang um eine Zahlung, wird das Terminal danach automatisch reaktiviert. Ist es ein Storno, bitte anschließend das Terminal auf gleichem Wege manuell wieder einzuschalten, sonst geht die nächste EC-Zahlung nicht durch das Terminal!

♦  Kassenbelege lassen sich nicht umdatieren und die Zahlart nicht nachträglich ändern. Jeder Beleg wird durch die TSE signiert. Wird ein Beleg umdatiert oder anderweitig ohne Storno verändert, bleibt die TSE Signatur unverändert und damit entsteht ein verfälschter Beleg. Bei einem Storno wird auch dieses von der TSE signiert. Sollen Änderungen am Beleg vorgenommen werden, bitte den ursprünglichen Beleg komplett stornieren und den Beleg komplett neu erstellen. ♦ Vorsicht: Stornieren Sie einen Beleg aus der Vergangenheit, werden sämtliche bereits abgeschlossenen Tagesabschlüsse bis zum stornierten Beleg automatisch mitstorniert und müssen im Anschluss neu abgeschlossen werden. ♦ Die Stornierung eines Tagesabschlusses löscht und storniert keine Kassenbelege aus Ihrem Kassensystem – auch keine Bankeinzahlung. ♦ In der Kasse gibt es eine Unterscheidung zwischen ausführendem Mitarbeiter und verantwortlichen Mitarbeiter. Der ausführende Mitarbeiter kann über den Stift rechts bei der gebuchten Position angepasst werden über den Punkt „Mitarbeiter“: ♦ Der ausführenden und/oder verantwortliche Mitarbeiter ist nur dann im fertiggestellten Beleg änderbar, solange der Tagesabschluss des jeweiligen Tages noch nicht abgeschlossen wurde. ♦ Sobald eine Position aktiv in die Kasse geholt wird, startet ein scharfer Beleg. Auch wenn Sie alle Zeilen stornieren und der Beleg leer ist, ist es immer noch ein scharfer Beleg! Sie können neue Positionen einbuchen oder den Beleg ganz abbrechen, in dem Sie diesem im Parkplatz parken und von dort aus löschen (rote Papiertonne). ♦ Nutzen Sie die Preisabfrage! So vermeiden Sie am besten leere, stornierte Belege, wenn Sie eine Buchung testen oder Kunden nur den Preis wissen möchten. Bei einer Preisabfrage wird der Beleg als „nicht buchend“ (unten links in der Kasse zu sehen) vermerkt und kann am Ende des Vorgangs einfach wieder spurlos abgebrochen werden. ♦ JoeCash ist mehr als nur Kasse. Neben zahlreichen Möglichkeiten hat JoeCash ein aktives Warenwirtschaftssystem. Ist dieses eingeschaltet und Sie tätigen bei der Artikelpflege keine Wareneingänge, laufen Ihre Bestände ins Minus. Das Warenwirtschaftssystem kann bei Bedarf deaktiviert werden. Dafür bitten wir um eine schriftliche Bestätigung von Ihrem Steuerberater. ♦ Bei der Eingabe von Stammdaten bitte auf die korrekte Eingabe achten. Ob Sie einen Kunden in den Stammdaten anlegen oder einen Artikel einpflegen – stellen Sie sicher, dass die Eingaben korrekt sind. Speichern Sie einen Kunden z.B. als Anne Müller (Vor- und Nachname) ab und beim nächsten Besuch als Müller Anne (Vor- und Nachname vertauscht), ordnet die Kasse den Kunden nicht automatisch einander zu – auch wenn alle anderen Angaben wie Adresse und Telefonnummer übereinstimmen. Der Kunde wird mehrmals im System angelegt und es entstehen Dubletten. Um solche „Dubletten“ einander zuzuordnen, gibt es unter Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres die Doublettensuche. Das Prinzip gilt auch für Artikel – ein einziger Buchstabe kann den Unterschied zwischen 2 Datensätzen ausmachen: Olaplex ist nicht gleich Olplex. ♦ Vorsicht ist geboten bei den Zahlarten Offene Rechnung und offener Posten! Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Kassenvorgänge. Ein offener Posten wird ausschließlich für Stammkunden empfohlen, wenn diese beispielsweise erst bei Ihrem nächsten Besuch mit bar oder EC zahlen möchten, weil Sie heute das Portmonee nicht dabei haben. Der offene Posten wird dabei in die Kasse geholt und in einen Beleg umgewandelt, welcher gleichzeitig den offenen Posten automatisch begleicht. Eine offene Rechnung empfiehlt sich für Kunden, welche die Summe mit einer Zahlart außerhalb der Kasse begleichen möchten (z.B. Banküberweisung oder Paypal). Eine offene Rechnung bringt dabei zwei weitere Vorteile mit sich: Während offene Posten ausschließlich über Kasse oder die Stammdaten eines Kunden ausgeglichen werden können, kann eine Rechnung auch im Bereich Buchhaltung beglichen werden. Außerdem kann eine offene Rechnung ebenfalls über die Kasse ausgeglichen werden, sollte der Kunde sich doch umentscheiden und z.B. am nächsten Tag bei Ihnen mit Bargeld im Salon stehen.

Sie haben sich bei der Zahlart vertan oder eine falsche Position im Beleg gebucht? Der Kunde hat den richtigen Betrag mit Karte bezahlt und ist schon durch die Tür? Ist dennoch kein Problem! Ist der Beleg einmal durchgebucht worden, ist dieser abgeschlossen und nicht mehr änderbar. Weder die Zahlart noch einzelne Positionen lassen sich nachträglich im Beleg bearbeiten (Stichwort TSE). Möchten Sie den Beleg oder die Zahlart korrigieren, bleibt also nichts anderes übrig, als den Beleg ganz zu stornieren und neu zu buchen. Ist Ihr EC-Terminal nicht mit dem Kassensystem gekoppelt, ist dies über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege und den Storno-Button beim jeweiligen Beleg schnell erledigt. Ist Ihr EC-Terminal mit der Kasse verbunden, wird natürlich nach der EC-Karte verlangt. In diesem Ausnahmefall gehen Sie wie folgt vor:  1.Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in der Kasse und anschließend auf EC-Terminal aus/ein.   2. Es erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie bitte den Grund für die Deaktivierung eingeben. Ohne Grundeingabe wird die Deaktivierung des EC-Terminals nicht durchgeführt! Klicken Sie anschließend auf „Akzeptieren“.   3. Gehen Sie nun in die Belegliste über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege und klicken Sie hier auf den Storno-Button des jeweiligen Beleges. Geben Sie im Abfragefenster den Stornogrund ein. 4. Nun erstellen Sie den Beleg korrekt neu. Kassieren Sie wie gewohnt ab, indem Sie Mitarbeiter, Kunde und die Dienstleistungen/Artikel verbuchen. Klicken Sie anschließend auf den Zahlen-Button. 5. Klicken Sie auf EC oder eine Kartenzahlart Ihrer Wahl, um den Beleg zu buchen. Es erscheint eine Meldung, dass das Terminal temporär deaktiviert ist. Klicken Sie auf akzeptieren. 6. Nachdem der Beleg gebucht worden ist, aktualisieren Sie Ihre Kasse um die EC-Einstellungen wieder zu reaktivieren (aus der Kasse ausloggen, Aktualisierungsbutton klicken, wieder anmelden). Geschafft!