Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Filiale haben Sie jederzeit Zugang zu Ihren Filialstammdaten. Im Idealfall befindet sich hier natürlich nur ein Eintrag: Über den roten Bearbeiten-Button auf der rechten Seite können Sie Ihre Angaben abrufen: Pflegen Sie die Filialstammdaten möglichst korrekt ein und aktualisieren Sie diese bei Änderungen zeitnah. Diese Daten werden zum Einen für die Zuordnung Ihrer Kassendatenbank benötigt und zum anderen wird die hier eingepflegte Adresse auf allen Kassenbelegen und Rechnungen ausgegeben. Links finden Sie die Felder für Grunddaten wie: Firma ⇒ Hier am besten den Salon- oder Geschäftsnamen eingeben. Vorname & Nachname ⇒ Hier kann der Name des Inhabers oder ein Zusatz eingegeben werden, welcher unter dem Firmennamen angezeigt werden soll. Wird hier nichts eingetragen, bleibt die Zeile auf dem Kassenbeleg leer. Zum Entfernen dieser Leerzeile kann in dem Fall die Bonvorlage entsprechend geändert werden. Es folgen Angaben zu Straße, Hausnummer, Land, Postleitzahl und Ort. Bei Sprache können Sie die Sprache der Kasse bestimmen. Hier haben Sie momentan die Auswahl zwischen deutsch, englisch, spanisch und niederländisch. Unter Telefon, Telefon 2, Mobil und Mobil 2 können Sie für Ihre Filiale bis zu vier Telefon- oder Mobilfunknummern hinterlegen. Email und Email 2 sollten die offizielle Mailadresse Ihrer Filiale beinhalten, falls Sie eine für Termine und andere Anfragen haben. Ust-ID – Hier bitte die Umsatzsteuer-ID für Ihre Filiale angeben. Steuer-Nr – Hier gehört die steuerliche Identifikationsnummer Ihrer Filiale hin. Bitte beachten Sie, dass Umsatzsteuer-ID und steuerliche Identifikationsnummer zwei verschiedene Angaben beinhalten müssen. Rechts erfolgen die Angaben zu den täglichen Öffnungszeiten samt Pausenzeit. Die Eingabe der Pausenzeit ist hier nicht systemrelevant, da diese durch das An- und Abmelden der Mitarbeiter über „Team“ geregelt wird. Unter Hauptwährung – der Währungseinheit, welche in Ihrer Filiale akzeptiert wird –  ist automatisch der Euro eingestellt. Je nach Land kann hier Ihre Hauptwährung natürlich umgestellt werden. Sie können zwischen 13 verschiedenen Währungsarten wählen, darunter sind unter anderem die Deutsche Mark (DM), Dollar, Schweizer Franken und Yen. Bei Währung 2, Währung 3, Währung 4 und Währung 5 können Sie weitere Währungen auswählen, mit denen Kunden in Ihrer Filiale bezahlen können. Hier stehen Ihnen ebenfalls die 13 Währungen zur Verfügung.  Haben Sie für Ihre Filiale neben der Hauptwährung eine weitere angegeben, erscheint diese auch bei den Zahlarten beim Kassieren eines Belegs: Nicht erschrecken: Falls zusätzliche Währungen angegeben sind, wird beim Anmelden in der Kasse nach dem Wechselkurs gefragt. Die Kasse bezieht den Wert im Normalfall automatisch über das Internet. Weicht Ihr Wechselkurs vor Ort von diesen Werten ab, können Sie hier jederzeit manuell einen eigenen Wechselkurs einfügen: Des Weiteren können Sie neben den Öffnungszeiten unter dem Punkt Bilder Ihren Kassenhintergrund völlig individuell gestalten: ⇒ Hier können Sie eigene CSS (Cascading Style Sheets) verwenden oder schlicht und einfach Bilder vom PC hochladen. Das Grundprinzip gleicht dem eines Hintergrundbilds auf Ihrem PC. Sie können also statt JoeCash über eigenes Logo für Startbildschirm ihr eigenes Filiallogo einfügen, oder über eigenes Hintergrundbild gar den Hintergrund des Kassensystems ändern. Es muss also nicht immer schwarz oder weiß sein. Ob das Foto Ihres Teams, ein Bild der eigenen Filiale oder eines Berggipfels – gestalten Sie Ihre Kasse nach Ihrem Geschmack. Die Auflösung des Bildes sollte dabei möglichst der Auflösung Ihres PC-Bildschirms entsprechen und die Datei eine png/jpeg/jpg – Endung haben. Hier finden Sie auch die Möglichkeit, ein Hintergrundbild für Ihre PDF Rechnung hochzuladen. Das Bild wird dann auf jeder Rechnung als Hintergrund ausgedruckt. Ist das Bild in Farbe, stellen Sie sicher, dass Ihr A4-Drucker über die Möglichkeit verfügt, bunt zu drucken. Sie können hier auch ein Logo für Ihre Bons hochladen – es empfiehlt sich jedoch, diese Option in den Einstellungen der Bonvorlage direkt zu bearbeiten, da Sie dort mehr Flexibilität (Position auf dem Beleg und Größe) haben. Des Weiteren können Sie hier eine PDF Datei mit der Datenschutzerklärung für Ihre Filiale hochladen, sowie die AGBs. Die Datei wird hier angeheftet und Sie können Sie mit einem Klick öffnen und ausdrucken. Die unterschriebene Variante lässt auf die gleiche Weise beim jeweiligen Kunden in seinen Stammdaten hinterlegen. Haben Sie etwas hochgeladen, sehen Sie neben den grünen Feldern entsprechende kleine Symbole. Bei PDF-Dokumenten wird der Dateiname eingeblendet, der sich anklicken lässt, um die Datei zu öffnen. Möchten Sie eine Datei entfernen oder ersetzen, können Sie auf das rote X neben der Datei klicken, oder über Datei auswählen die aktuelle ersetzen. Viel Spaß beim Gestalten!  

Ist ein Mitarbeiter nicht in den Kassenstammdaten hinterlegt, kann dieser weder für Kassiervorgänge noch andere Tätigkeiten in der Kasse ausgewählt werden. Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter stellen Sie Ihr Team zusammen und verwalten die Stammdaten der Belegschaft: In dieser Übersicht sehen Sie eine Liste all Ihrer aktiven Mitarbeiter. ♦ Über das Nummer- und Name-Suchfeld können Sie einen Kollegen über die Personalnummer oder den Namen gezielt herausfiltern. ♦ Über den roten Papierkorb können Sie den jeweiligen Mitarbeiter deaktivieren. Dieser wird auf inaktiv gesetzt und verschwindet aus Ihrer Übersichtsliste. Eine vollständige Löschung der Daten aus dem Kassensystem ist durch die Bestimmungen der GoBD nicht ohne weiteres möglich. ♦ Haben Sie deaktivierte oder inaktive Kollegen im Kassensystem hinterlegt, können Sie sich diese anzeigen lassen, indem Sie in dieser Übersicht unter Aktiv rechts oben das Häkchen entfernen. ♦ Möchten Sie einen inaktiven Kollegen wieder reaktivieren, müssen Sie dafür über den roten bearbeiten-Button neben dem Avatar in die Stammdaten des jeweiligen Kollegen und dort das Häkchen bei aktiv erneut speichern. ♦ Über den bearbeiten-Button können Sie auch alle weiteren Informationen des angelegten Kollegen bearbeiten, z.B. Anschrift, Nachname oder die Anzahl der Arbeitsstunden jederzeit ändern.  Falls Sie mehr als 15 Mitarbeiter haben, wir die Mitarbeiterliste auf mehrere Seiten verteilt. Rechts oben haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit zur Navigation und können vor- und zurückblättern. Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter in Ihrer Kasse anlegen, klicken Sie oben links auf den Button neuer Mitarbeiter. Es öffnet sich folgende Maske: Diese ist identisch mit der, die sich über den bearbeiten-Button bei bereits angelegten Kollegen öffnet. Hier können Informationen nach Wunsch und Möglichkeit eingetragen werden. Links werden die persönlichen Angaben, wie Geschlecht, der aktiv/inaktiv-Status, Personalnummer, Mitarbeiterkürzel, Vor- und Nachname, Geburtstag, Adresse und andere Kontaktdaten eingetragen. Der Bereich rechts teilt sich in drei Felder. Unter Info können Sie dem Mitarbeiter weitere geschäftsbedingte Angaben zuweisen: Falls Sie Kollegen mit verschiedenen Stylist-Stufungen beschäftigen, können Sie unter MA Einstufung zwischen Junior-, Master-, Top- oder Stylist wählen. „Keine Zuordnung“ ist ebenfalls eine Option. Diese Einstufungen sind automatisch vordefiniert, können aber unter Stammdaten – Mitarbeiter – weiteres – Einstufungen umbenannt oder neu angelegt werden: Unter MA Lohngruppe können Sie angeben, zu welcher Lohngruppe (grob) der jeweilige Mitarbeiter gehört: Azubi, Aushilfe, Teilzeit, Vollzeit oder Filialleiter. Die Funktion Trinkgeldzuordnung dient hier der korrekten Erlöskontozuweisung der Trinkgelder des jeweiligen Mitarbeiters. Diese Option ist nur dann relevant, wenn die Trinkgeldfunktion in Ihrer Kasse von unserem technischen Support integriert und eingerichtet worden ist. Dann folgen die 3 Häkchen. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeiter bei der Kassierauswahl (Team-Button auf der Kassenhauptoberfläche), beim Tagesabschluss und/oder im Umsatzbarometer auszublenden. Diese Funktionen werden gern genutzt, falls ein/e Kollege/in beispielsweise nur kassiert, aber keinen Tagesabschluss machen darf, oder nur für die Kassendatenpflege verantwortlich ist, aber nicht kassieren soll. Bitte beachten Sie: Wird ein Mitarbeiter in der TEAM-Ansicht ausgeblendet, kann dieser auch seine Arbeitszeit hier nicht mehr erfassen. Bei Eintritt und Austritt können Sie das Datum angeben, wann der Mitarbeiter in Ihrem Betrieb angefangen hat zu arbeiten oder wann er den Betrieb verlassen hat. Bitte beachten Sie: Falls Sie einen neuen Kollegen anlegen, dessen Eintrittsdatum in der Zukunft liegt, ist dieser auch erst ab dem angegebenen Eintrittsdatum in Ihren Kassenfunktionen und Listen zu sehen! Des Weiteren können Sie die Anzahl der zustehenden Urlaubstage eingeben, den Bruttolohn des Mitarbeiters und den SV AGA (Sozialversicherung Arbeitgeberanteil). Haben Sie Provisionsregeln im Kassensystem festgelegt, können Sie diese hier entsprechend für Dienstleistungen, Verkauf oder für den Gesamtumsatz beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen. Falls Sie in Ihrer Filiale das DallasKey-System benutzen, können Sie unter DallasKey-In / Out den jeweiligen Benutzercode für den Mitarbeiter eintragen. Im den Stammdaten können Sie jedem Mitarbeiter einen comicartigen Avatar erstellen. Möchten Sie jedoch ein richtiges Foto des jeweiligen Mitarbeiters in der Kasse angezeigt bekommen, können Sie im zweiten Teilbereich Bilder ein entsprechendes Bild hochladen: Kamera aktivieren ⇒ Falls Sie eine Webcam am PC oder in Ihrem Laptop angeschlossen oder integriert haben, können Sie über diese Funktion direkt ein Bild über die Kamera aufnehmen. Datei auswählen ⇒ Hier klicken, wenn Sie auf dem PC/Laptop bereits ein Bild gespeichert haben, dass Sie gern benutzen möchten. Haben Sie ein Bild ausgewählt, wird dieses direkt darunter angezeigt. Mit einem Klick auf das rote X können Sie das Foto ersatzlos wieder aus der Kasse entfernen. Im dritten Bereich Protokoll werden Ihnen sämtliche Änderungen oder Eingaben in den Stammdaten des Mitarbeiters in chronologischer Reihenfolge angezeigt – mit Datum und Benutzernamen. Sind die Eingaben gesetzt, vergessen Sie nicht anschließend ganz unten auf Mitarbeiter speichern zu klicken. Dieser Button legt dann den neuen Mitarbeiter an oder speichert die durchgeführten Änderungen!

Im JoeCash Kassensystem haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter visuell zu präsentieren. Entweder Sie laden in den Stammdaten des Kollegen ein Foto hoch oder Sie entscheiden sich für die ausgefallene und bunte Variante: den Avatar. Unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter können Sie diesen erstellen. Bitte beachten Sie: Es ist nur eine Erstellung des Avatars möglich. Einen bereits erstellten Avatar kann man nachträglich nicht mehr bearbeiten, sondern muss Ihn komplett neu gestalten. Klicken Sie für die Erstellung auf das bereits vorhandene Bild oder auf den neutralen Avatar-Button. Wählen Sie nun das Geschlecht aus: Für beide Geschlechter öffnet sich eine ähnlich aufgebaute Maske mit zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten: Hier können Sie nun folgendes gestalten: – Gesicht: Mund, Nase und Ohren. – Augen: Augenform, Iris, Augenbrauen und sogar eine von 17 Brillen auswählen. – Haare / Frisur inklusive Farbe. – Kleidung (Oberteil) inklusive Farbe. – Hintergrund in Form und Farbe. Die Formen sind immer auf der rechten Seite zu sehen, die Farbauswahl unter der Avatar-Vorschau auf der linken Seite. Falls Sie die gewünschte Farbe nicht in der vorgegebenen Palette finden, klicken Sie auf den kleinen Farbkreis unten rechts in der Palette. Hier können Sie sich die Farbe selbst zusammenstellen. Unter der Avatar-Vorschau sehen Sie außerdem einige weiße Pfeile und Lupen. Mit diesen kleinen „Tools“ können Sie Ihren Avatar im Bild verschieben, vergrößern und den Kopf zur Seite neigen. Wenn Sie nach Inspirationen suchen, generiert das Programm Ihnen einen zufällig zusammengestellten Avatar, wenn Sie auf zufällig klicken. Diesen Button können Sie beliebig oft anklicken und auch den zufälligen Avatar anschließend nach belieben verändern. Klicken Sie auf verwerfen werden alle bisher getätigten Änderungen des Avatars gelöscht und Sie sehen erneut das Grundmodell vor sich. Möchten Sie den Avatar-Generator einfach verlassen, brauchen Sie nur auf eine Fläche in der Kasse außerhalb des Avatar-Generators zu klicken. Bis dahin getätigte Änderungen werden nicht gespeichert. Haben Sie einen Avatar erstellt und sind zufrieden, dann klicken Sie auf speichern. Um den Avatar nun in die Kasseneinstellungen zu übernehmen, muss die Kasse neu geladen werden (oben rechts über Abmelden-Button Kasse verlassen und Aktualisierungspfeil nutzen. Danach erneut in der Kasse anmelden). Wurde der Avatar vom System übernommen, sehen Sie diesen nun in den Mitarbeiterstammdaten und bei Ihrer Team-Auswahl: Viel Spaß!