Ist über Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines – Retourebutton aktiv? mit einem J versehen, haben Sie die Möglichkeit Retouren oder Korrekturbuchungen in der Kasse durchzuführen. Sie können einzelne und mehrere Artikel oder Dienstleistungen sowohl mit vollem als auch nur mit einem angepassten Preis retournieren. Artikel werden zurück ans Lager gebucht, Dienstleistungen können retourniert werden, wenn der Kunde z.B. mit dem Ergebnis unzufrieden war und einen Betrag erstattet bekommen möchte.  Für eine Retoure in der Kasse gibt es drei Wege: 1. Retoure über den Retoure-Button Ist die oben genannte Einstellung aktiv, sehen Sie in Ihrer Kassenmaske unter dem Parkplatz folgenden Button: Sobald Sie diesen anklicken, wird der Button rot: Der Retourvorgang ist somit aktiv und es wird ein reiner Retoure-Bon erstellt. Jetzt können Sie (wie bei einem normalen Kassiervorgang) Team und Kunde eingeben. Buchen Sie nun eine Dienstleistungen oder einen Artikel als Position ein, erscheint die Frage nach einem Reklamationsgrund: Wird die Ware als defekt/unbrauchbar zurückgenommen, ist diese Ware für die Kasse nicht mehr verkaufsfähig. Das Kassensystem verbucht diese Ware automatisch als Verbrauch in Ihrem System und erspart Ihnen so einen zusätzlichen Vorgang in der Warenwirtschaft. Bei Rücknahme wird die Position ganz normal retourniert und wieder zum normalen Bestand hinzu addiert. Unter Anderer Grund können Sie manuell einen Reklamationsgrund eintippen, z.B. allergische Reaktion. Über Abbruch wird die Retournierung dieser Position abgebrochen und Sie kehren wieder zum Retourbeleg zurück. Ist/Sind die Position/en verbucht, sieht es in der Kassenmaske etwa so aus: Wenn Sie bei der einzelnen Position „reklamiert“ in roter Schrift sehen, wird die Position korrekt als Retoure verbucht. Ist alles Nötige eingegeben, können Sie zum Abschluss der Retoure nun auf ZAHLEN klicken. Hier geben Sie an, wie der Kunde den Betrag nun ausgehändigt bekommt: Sie können dem Kunden das Geld bar auszahlen, einen Reklamationsgutschein erstellen (der noch im selben Beleg automatisch erstellt wird) oder den Betrag außerhalb der Kasse überweisen (per Banküberweisung, Paypal und anderen digitalen Zahlarten). Eine Retoure direkt auf eine EC-Karte ist über die Kasse nicht möglich!  Per Klick auf Abbrechen kehren Sie wieder in den Reklamationsbeleg zurück, ohne eine Zahlart auszuwählen. Nach der Auswahl der Zahlart müssen Sie den Vorgang nur noch abschließen, in dem Sie erneut auf Zahlen klicken. Wurde der Beleg kassiert, kehren Sie in den normalen Kassenmodus zurück. Der Retourbutton nimmt wieder seine inaktive graue Farbe an.  2. Retoure zwangsweise über Belegnummer Dieser Reklamationsvorgang ist dem von Punkt 1 ähnlich. Der Vorgang erfolgt ebenfalls über den Retoure-Button, allerdings wird von der Kasse eine Belegnummer verlangt. Diese Option ist besonders praktisch, wenn Sie sicherstellen wollen, dass nur die Produkte zurückgenommen werden, die nachweislich von Ihnen verkauft worden sind. Voraussetzung dafür ist eine weitere Einstellung: Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines – Kasse: Retourenbuchung mit Vorlage des Altbeleges (Default N). Per Standard-Einstellung ist diese Möglichkeit ausgeschaltet. Wird hier ein J über den Bearbeiten-Button in den Einstellungen gesetzt (speichern und Kasse aktualisieren nicht vergessen), erfolgt die Retoure über den Retourbutton nur noch mit einer gültigen Belegnummer: Um einen Retourvorgang zu starten, klicken Sie auf den Retoure-Button. Es erscheint folgendes Fenster: Hier können Sie den Beleg einscannen, die Belegnummer manuell eintippen oder den Vorgang über Abbrechen beenden. Haben Sie die Belegnummer eingegeben, werden Ihnen die einzelnen Positionen des Belegs eingeblendet. Über den roten Button rechts können Sie die einzelnen Positionen zum Retournieren in die Kasse holen: Sobald Sie auf den roten Button klicken, werden Sie nach dem Reklamationsgrund gefragt. Haben Sie diesen eingegeben, können Sie entweder weitere Positionen aus dem Beleg wählen oder über Abbrechen zur Kassenmaske wechseln. Der restliche Retoure-Vorgang erfolgt wie oben beschrieben.   3. Zeilen-Retoure Diese Option ist am besten geeignet, wenn Sie sowohl Retoure als auch Verkauf auf einem Beleg machen möchten, z.B. beim Umtausch Ware gegen Ware. Starten Sie einen normalen Beleg (nicht auf Retoure-Button klicken!): Geben Sie wie gewohnt Team, Kunde und die Dienstleistung oder den Artikel ein, den Sie retournieren möchten. Klicken Sie bei der gebuchten Position auf den Stift. In der Maske die sich nun öffnet, finden Sie ebenfalls einen Retoure-Button: Klicken Sie auf diesen Retoure-Button und Sie werden nach einem Reklamationsgrund gefragt. Ist dieser angegeben, sind Sie wieder in der Kassiermaske. Jetzt können Sie entweder weitere Positionen buchen, egal ob Verkauf oder weitere Retoure. Die Buchungen werden entsprechend summiert oder verrechnet. Haben Sie alle nötigen Positionen eingegeben, erfolgt über ZAHLEN der Auszahlungsvorgang und Sie können den Bon abschließen. Tipp: Soll der Kunde einen anderen Betrag erstattet bekommen, als in der Kasse oder auf dem Beleg gespeichert ist, können Sie über den Stift rechts den „Preis ändern“. Achten Sie darauf, dass der neue Preis mit einem Minus vor der Zahl eingetragen wird, sonst wird es ein normaler Verkaufspreis und keine Rückbuchung: Klicken Sie anschließend auf speichern.  

Eine Rechnung ist im Grunde eine kassenexterne Zahlart. Hat der Kunde z.B. kein Bargeld/Karte dabei oder möchte eine größere Summe nicht sofort, sondern erst im Laufe der nächsten Woche überweisen, können Sie Ihm dafür statt einem direkt beglichenen Kassenbon (wie bei Bar oder EC) die zu zahlende Summe als offene Rechnung ausstellen. Ob Sie diese anschließend als Bon oder A4 Rechnung ausdrucken, ist dabei Ihnen überlassen. Kassieren Sie den Kunden zunächst ganz normal ab. Wählen Sie beim Zahlen die Zahlart „offene Rechnung“ und klicken Sie anschließend auf Zahlen. Achtung: „offene Rechnung ≠ „offener Posten“. Achten Sie auch darauf, dass in den Stammdaten – Systemkonten die passenden buchhalterischen Konten für diese Zahlart hinterlegt sind, um spätere Fehlermeldungen in der Buchhaltung zu vermeiden. Nach dem Bezahlvorgang wird diese offene Rechnung in der Buchhaltung hinterlegt. Eine Übersicht aller erstellten, offenen und beglichenen Rechnungen gibt es unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Rechnungen. Bei der Zahlart handelt es sich nun aber um eine offene – und somit unbezahlte – Rechnung, welche auch in der Kasse vermerkt wurde. Um die Rechnung zu begleichen gibt es nun 3 Möglichkeiten: 1. Möglichkeit: Über die Kundenstammdaten Ist der Kunde als Stammkunde im Kassensystem gespeichert, wird die Rechnung automatisch in seinen Stammdaten hinterlegt. Gehen Sie dafür über Zahnrad -Backoffice – Stammdaten – Kunden und geben Sie hier den Namen des Kunden ein. Klicken Sie anschließen rechts auf den roten Bearbeitungsbutton: In der Stammdatenmaske sehen Sie rechts mehrere „Ordner“. Unter Rechnungen finden Sie alle Rechnungen chronologisch untereinander aufgelistet, welche dem Kunden jemals ausgestellt worden sind. Es ist angegeben welche Summe in Rechnung gestellt wurde, welcher Betrag bereits beglichen wurde und welche Summe noch offen, also zu bezahlen ist. Um die gewünschte Rechnung zu begleichen, klicken sie auf den Button Ausgleich. Hier nun den beglichenen Betrag und den Grund eintragen. Speichern. Die Information zur Zahlung wird sowohl in der Buchhaltung als auch unter der Rechnung aufgeführt. Wichtige Anmerkungen: ⇒ Lassen Sie sich nicht irritieren: Der Ausgleich-Button ist immer da – auch wenn die Rechnung bereits vollständig beglichen worden ist. ⇒ Eine getätigte Ausgleich-Eingabe kann nicht mehr korrigiert werden, sobald Sie auf speichern klicken! ⇒ Diese Art des Ausgleichs ist nicht für Zahlungen mit Bargeld oder EC vor Ort geeignet. Dazu Siehe Ausgleichmöglichkeit bei Punkt 3. ⇒ Geben Sie eine Zahl ein, die größer ist als der offene Betrag, wird die Summe beim Speichern nicht übernommen und die Rechnung bleibt unausgeglichen. Sollte der Kunde also z.B. zusätzlich Trinkgeld überweisen, bitte auf die genaue Summe achten.   Tipp: Sie können eine Rechnung so oft ausgleichen, wie Sie möchten, bis der in Rechnung gestellte Betrag vollständig bezahlt wurde. Ganz nützlich z.B. wenn der Kunde in Raten zahlen möchte. Die Anzeige unter der Rechnung verrät Ihnen wann und wie die Rechnung beglichen wurde, wenn Sie den Grund ordentlich eingegeben haben. 2.Möglichkeit: Über die Buchhaltung In der Buchhaltung haben Sie alle Rechnungen (offene und beglichene) auf einen Blick. Sollte mal ein Laufkunde eine Rechnung ausgestellt bekommen haben, oder sie finden den Kunden nicht auf die Schnelle in der Kasse, kommt diese Ausgleichsmöglichkeit zum Einsatz. Klicken Sie Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Rechnungen. Selektieren Sie hier das Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist. Sie können auch einen Zeitraum von – bis eingeben, wenn Sie nur ein ungefähres Zeitfenster kennen. Möchten Sie sich nur die offenen Rechnung anzeigen lassen, setzten Sie ein Häkchen bei „nur offene“ und klicken anschließend auf selektieren: Mit der Rechnung verfahren Sie nun genauso weiter wie in Punkt 1 gezeigt: Klicken Sie auf Ausgleich, geben Sie Betrag und Grund ein und klicken abschließend auf speichern. Beachten Sie bitte auch hier die 3 Anmerkungen aus Punkt 1. 3.Möglichkeit: Direkt über die Kasse (nur bei Stammkunden möglich) Der Kunde kommt beispielsweise zu seinem nächsten Termin im Salon und möchte die offene Rechnung vom letzten Mal per EC zahlen. Wählen Sie den Kunden zunächst ganz normal in der Kasse aus, als würden Sie einen neuen Beleg erstellen. Sobald Sie diesen per Klick auf den grünen Warenkorb in die Kasse holen, erscheint auf dem Bildschirm die Anzeige, dass der Kunde noch eine offene Rechnung hat – samt dem noch zu zahlenden Betrag. Klicken Sie auf OK. Gehen Sie nun in die Kundeninfo, indem Sie oben rechts auf den Kundenportrait-Button klicken: Rechts im Kassenfenster öffnet sich die Beleg-&Behandlungsinformation des Kunden. Hat der Kunde eine offene Rechnung zu begleichen, findet sich diese hier mit 2 Buttons wieder: Ausgleich Kasse und Ausgleich Bank. Möchte der Kunde per Bankzahlung/Überweisung (Zahlung außerhalb der Kasse) bezahlen, können Sie auch hier auf Ausgleich Bank klicken: Betrag und Grund eingegeben und speichern klicken. Auch hier gilt: Mehrere Ausgleiche möglich, bis der Betrag vollständig bezahlt wurde. Möchte der Kunde jedoch den Betrag per EC-Zahlung oder Bargeld, also über eine direkte Zahlart, begleichen, klicken Sie auf Ausgleich Kasse. Damit wird die offene Rechnung in einen normalen Beleg in der Kasse umgewandelt und als Position gebucht: Sie können in diesen Beleg übrigens auch neue Positionen einbuchen, falls der Kunde z.B. zu einem weiteren Besuch gekommen ist und eine neue Leistung bekommen hat. Dafür muss kein separater Beleg erstellt werden! Ist alles korrekt angegeben? Dann klicken Sie auf Zahlen und wickeln den Beleg ganz normal ab. Die offene Rechnung wird nach Beenden des Bons in der Kassenbuchhaltung automatisch als beglichen vermerkt.

In den Auswertungslisten gibt es 5 verschiedene Kategorien: Filiale, Mitarbeiter, Kunden, Artikel, Service. Diese finden Sie über Zahnrad – Backoffice – Auswertungen. Die Listen der jeweiligen Kategorie priorisieren entsprechend verschiedene Aspekte der Kassenstatistik.  Bitte beachten Sie: Auswertungslisten dienen der Statistik und können Angaben beinhalten, deren Werte und Summen sich von den Angaben in Ihrem Kassenbuch unterscheiden. Für buchhalterische und steuerliche Zwecke nutzen Sie bitte die Listen aus „Kassenbuch“ und „Kassenbuch kurz“. Umsätze von Abos werden nur dann in den Auswertungslisten berücksichtigt, wenn in den allgemeinen Einstellungen (Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines) bei dem Punkt „Aboumsatz in Auswertungen aktiv?“ ein J eingetragen ist.   In diesem Beitrag geht es um die Auswertungslisten Umsatz Geschlecht pro Std, Umsatz Geschlecht pro Tag, Umsatz Geschlecht pro Wochentag, Umsatz Geschlecht pro Monat und Umsatz Gruppe.   1. Umsatz Geschlecht pro Std Diese Liste eignet sich besonders zur Auswertung von Stoßzeiten in Ihrem Geschäft. Sie zeigt Ihnen an, welcher Umsatz zu welcher Stunde gemacht wurde. Definiert wird Sie über die Systemkonten je nach Kundengeschlecht, Umsatz Verkauf, Verkaufter Gutscheine und Rabatte. Dazu sehen Sie auch die Anzahl der gebuchten Dienstleistungen, die Anzahl abkassierter Kunden und die Anzahl der verkauften Artikel. Ist eine Ziffer von 0 bis 24 nicht aufgeführt, wurden in dieser Stunde auch keine entsprechenden Umsätze registriert. ⇒ Oben können Sie das Datum selektieren, rechts davon alle oder einzelne Mitarbeiter auswählen und darunter zusätzlich nach Einstufung und ausführendem oder verantwortlichen Mitarbeiter selektieren. ⇒ inkl. Rabatt: Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden die Erlöse in der Tabelle inklusive der Rabattbeträge angezeigt. Ohne Häkchen erfolgen die Angaben bereits nach Abzug der Rabatte. Der Rabatt selbst wird in der „Rabatte“-Spalte aufgeführt. ⇒Netto: Mit dieser Auswahlmöglichkeit werden Ihnen die Werte in der Tabelle ohne Mehrwertsteuer angezeigt. ⇒ PDF Druck: Drucken Sie diese Übersicht aus oder speichern es auf Ihrem PC als PDF-Datei ab. ⇒ HTML Druck: Es öffnet sich eine HTML-Datei (Website-Ansprechweise). Sie können diese als direkten Button zu der angezeigten Tabelle auf Ihrem PC speichern, oder per Klick auf die rechte Maustaste zwischen weiteren Vorgehensweisen wählen.   2. Umsatz Geschlecht pro Tag In dieser Liste sehen Sie, welcher Umsatz an welchem Tag erzielt worden ist. Definiert wird die Liste über die Systemkonten je nach Kundengeschlecht, Umsatz Verkauf, Verkaufter Gutscheine und Rabatte. Dazu sehen Sie auch die Anzahl der gebuchten Dienstleistungen, die Anzahl abkassierter Kunden und die Anzahl der verkauften Artikel. Ist ein Kalendertag in dieser Liste nicht aufgeführt, wurde an diesem kein entsprechender Umsatz registriert. ⇒ Oben können Sie das Datum selektieren, rechts davon alle oder einzelne Mitarbeiter auswählen und darunter zusätzlich nach Einstufung der Mitarbeiter selektieren. ⇒ inkl. Rabatt: Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden die Erlöse in der Tabelle inklusive der Rabattbeträge angezeigt. Ohne Häkchen erfolgen die Angaben bereits nach Abzug der Rabatte. Der Rabatt selbst wird in der „Rabatte“-Spalte aufgeführt. ⇒Netto: Mit dieser Auswahlmöglichkeit werden Ihnen die Werte in der Tabelle ohne Mehrwertsteuer angezeigt. ⇒ PDF Druck: Drucken Sie diese Übersicht aus oder speichern es auf Ihrem PC als PDF-Datei ab. ⇒ HTML Druck: Es öffnet sich eine HTML-Datei (Website-Ansprechweise). Sie können diese als direkten Button zu der angezeigten Tabelle auf Ihrem PC speichern, oder per Klick auf die rechte Maustaste zwischen weiteren Vorgehensweisen wählen.   3. Umsatz Geschlecht pro Wochentag Diese Liste ist interessant, wenn Sie wissen möchten, an welchen Wochentagen Ihr Geschäft am meisten Umsatz macht bzw. am häufigsten besucht wird. Definiert wird auch diese über die Systemkonten je nach Kundengeschlecht, Umsatz Verkauf, Verkaufter Gutscheine und Rabatte. Außerdem sehen Sie die Anzahl der gebuchten Dienstleistungen, die Anzahl abkassierter Kunden und die Anzahl der verkauften Artikel. Ist ein Tag in dieser Liste nicht aufgeführt (z.B. der Sonntag), wurde an diesem kein entsprechender Umsatz registriert. ⇒ Oben können Sie das Datum selektieren, rechts davon alle oder einzelne Mitarbeiter auswählen und darunter zusätzlich nach Einstufung und ausführendem oder verantwortlichen Mitarbeiter selektieren. ⇒ inkl. Rabatt: Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden die Erlöse in der Tabelle inklusive der Rabattbeträge angezeigt. Ohne Häkchen erfolgen die Angaben bereits nach Abzug der Rabatte. Der Rabatt selbst wird in der „Rabatte“-Spalte aufgeführt. ⇒Netto: Mit dieser Auswahlmöglichkeit werden Ihnen die Werte in der Tabelle ohne Mehrwertsteuer angezeigt. ⇒ PDF Druck: Drucken Sie diese Übersicht aus oder speichern es auf Ihrem PC als PDF-Datei ab. ⇒ HTML Druck: Es öffnet sich eine HTML-Datei (Website-Ansprechweise). Sie können diese als direkten Button zu der angezeigten Tabelle auf Ihrem PC speichern, oder per Klick auf die rechte Maustaste zwischen weiteren Vorgehensweisen wählen.   4. Umsatz Geschlecht pro Monat Diese Liste zeigt Ihnen den Umsatz der einzelnen Monate zusammengefasst und eignet sich gut für eine Jahresübersicht. Definiert wird Sie über die Systemkonten je nach Kundengeschlecht, Umsatz Verkauf, Verkaufter Gutscheine und Rabatte. Dazu sehen Sie auch die Anzahl der gebuchten Dienstleistungen, die Anzahl abkassierter Kunden und die Anzahl der verkauften Artikel. Der „Monat“ ist zusammengesetzt aus Jahr und Monatszahl, im Beispielfall das Jahr 2022 und den Monaten 04 (April) bis 09 (September). ⇒ Oben können Sie das Datum selektieren, rechts davon alle oder einzelne Mitarbeiter auswählen und darunter zusätzlich nach Einstufung und ausführendem oder verantwortlichen Mitarbeiter selektieren. ⇒ inkl. Rabatt: Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden die Erlöse in der Tabelle inklusive der Rabattbeträge angezeigt. Ohne Häkchen erfolgen die Angaben bereits nach Abzug der Rabatte. Der Rabatt selbst wird in der „Rabatte“-Spalte aufgeführt. ⇒Netto: Mit dieser Auswahlmöglichkeit werden Ihnen die Werte in der Tabelle ohne Mehrwertsteuer angezeigt. ⇒ PDF Druck: Drucken Sie diese Übersicht aus oder speichern es auf Ihrem PC als PDF-Datei ab. ⇒ HTML Druck: Es öffnet sich eine HTML-Datei (Website-Ansprechweise). Sie können diese als direkten Button zu der angezeigten Tabelle auf Ihrem PC speichern, oder per Klick auf die rechte Maustaste zwischen weiteren Vorgehensweisen wählen.   5. Umsatz Gruppe Diese Auswertungsliste ist besonders dann inhaltsreich, wenn Ihre Dienstleistungen und Artikel in Servicegruppen eingeteilt sind. Hier können Sie den Umsatz und die Anzahl an Verkaufsartikel und Dienstleistungen pro Gruppe einsehen. Wie gehabt werden auch hier die Spalten über die Systemkonten je nach Kundengeschlecht, Umsatz Verkauf, Verkaufter Gutscheine und Rabatte definiert. ⇒ Oben können Sie das Datum selektieren, rechts davon alle oder einzelne Mitarbeiter

Der allgemeine Kassiervorgang besteht im Grunde aus 4 Schritten. In welcher Reihenfolge Sie die Schritte 1 bis 3 tätigen, ist dabei Ihnen überlassen. ♦  Schritt 1: Mitarbeiter auswählen Damit Sie einen Beleg kassieren können, muss dieser einem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet sein. Gehen Sie dafür oben rechts auf den Button Team und wählen Sie den passenden Kollegen oder eben sich selbst aus, indem Sie auf den grünen Einkaufswagen klicken: Der gewählte Name erscheint nun neben dem Kasse-Button: ♦ Schritt 2: Kunde auswählen Zu einem Beleg gehört auch ein bedienter Kunde. Klicken Sie dazu auf den Button Kunde: Falls der Kunde noch nicht in den Stammdaten erfasst wurde und seine persönlichen Daten auch nicht hinterlassen möchte, können Sie zwischen „Laufkunde Dame/Herr/Kind“ wählen und das Eingabefeld für den Namen leer lassen. Möchte der Kunde seine Daten hinterlassen, können Sie über den Button Neukunde diese im Kassensystem speichern und direkt in die Kasse übernehmen. Ist der Kunde im Kassensystem bereits erfasst, können Sie diesen über die Suchfelder, wie „Name“ und „Vorname“ suchen und mit dem grünen Einkaufswagen in den Beleg holen: ♦ Schritt 3: Dienstleistungen und/oder Artikel eingeben Dienstleistungen und Artikel können entweder über die auf der Kassenoberfläche angelegten „Shortcuts“ oder über die Direktsuche eingegeben werden. Klicken Sie dafür auf den jeweiligen Shortcut oder tippen Sie das Gesuchte in das Suchfeld ein. Artikel werden mit dem roten Einkaufswagen ins Kassierfeld geholt: ♦ Schritt 4: Zahlen Nun können Sie den Beleg kassieren, indem Sie auf Zahlen klicken und hier die gewünschte Zahlart wählen: Damit wäre der Kassiervorgang beendet und es erscheint für einen kurzen Moment der Schriftzug: Beleg kassiert. Ein Kassenbeleg wird gedruckt.   

In den Kundenstammdaten werden wichtige Informationen wie Belege, Behandlungen und Kontaktdaten eines Kunden hinterlegt. Das JoeCash Kassensystem achtet dabei besonders auf die korrekte Angabe der Kundendaten. Wird ein Kunde mehrfach in den Stammdaten angelegt, sind natürlich auch Behandlungsinformationen, Belege und andere Daten verstreut. Um solche Dubletten wieder zu einem einzigen Kundenstamm zusammenzusetzten – ohne die Kundendaten dabei zu löschen – gibt es unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres eine entsprechende Funktion:  Die Dublettensuche kann dabei nach Name/Vorname, nach eMail oder nach Telefonnummer erfolgen. Findet das Kassensystem Kunden mit einem identischen Namen, einer identischen eMail oder Telefonnummer, wird es in etwa so angezeigt: Achtung: ⇒ Bei Dubletten nach Mail oder Telefonnummer können Kunden mit verschiedenen Namen als Dublette aufgeführt sein (siehe Bild, Lisa Kraus und Volker Kraus). Sind es z.B. gleiche Angaben bei Familienmitgliedern, unterscheidet das System hier weder nach Vorname noch nach Nachname.  ⇒ Bei Name und Nachname achtet das Kassensystem auf die Rechtschreibung. So wird z.B. der Nachname Müller nicht gleich mit Mueller gesetzt – somit zählt dieser dann auch nicht als Dublette. Um Dubletten zu einem einzigen Datensatz zusammenzufügen, müssen Sie zuerst auswählen, welche Dublette als Hauptstamm fungieren soll. Klicken Sie dafür in der gewünschten Zeile links in das weiße Kontrollkästchen. Dies markiert den „Haupt“-Kunden daraufhin grün: Ob der Kunde mehr Belegpositionen, Anzahl an Terminen oder Anzahl an Behandlungen hat, spielt dabei keine Rolle. Wir empfehlen den Datensatz mit den vollständigsten Kundendaten zu wählen. Bei einer Dublettenzuordnung werden sämtliche Belege, Behandlungen, Rechnungen, Gutscheine, Attribute und Protokolldaten zusammengeführt! Setzen Sie als nächstes ein Häkchen bei den Kunden, deren Daten in den Hauptkunden einfließen sollen. Diese Kunden werden nicht farblich markiert. Dafür taucht im oberen Bereich links nun der Button „Dubletten zuordnen“ auf: Achtung: Es kann immer nur der eine grün markierte Kunde gleichzeitig bearbeitet werden. Setzen Sie also z.B. ein Häkchen zuerst bei Anna Müller und danach bei Lisa Kraus (siehe Bild), wird Lisa Kraus den Stammdaten von Anna Müller zugeordnet. Erst wenn Sie die Dublette zuordnen oder eine andere Dublette grün markieren (alle bislang gesetzten Häkchen entfernen), kann eine neue Kundenzuordnung stattfinden. Sobald alle gewünschten Dubletten markiert sind, klicken Sie auf den Button Dubletten zuordnen. Das Kassensystem fragt anschließend nach einer letzten Bestätigung. Sie können Ihre Auswahl weiter bearbeiten, in dem Sie auf Abbrechen klicken, oder Sie klicken auf Akzeptieren und schließen die Dublettenzusammenführung für den Kunden ab: In den Stammdaten finden Sie nun den von Ihnen gewählten (bei der Zusammenführung grün markierten) Kundenstamm inklusive der Belege, Behandlungen und anderen Eingaben aus allen zugeordneten Dubletten. Im Protokoll der Kundenstammdaten ist diese Änderung vermerkt.  

Im JoeCash Kassensystem haben Sie die Möglichkeit, für jeden Kunden eine eigene, digitale Kartei zu führen. Hier können Sie die Kontaktdaten des Kunden, Belege, Behandlungen, Bilder und andere wichtige Details vermerken. Die Daten des Kunden lassen sich in JoeCash auf 3 verschiedenen Wegen einsehen und pflegen. Jeder Bereich hat dabei eigene, charakteristische Funktionen: 1. Neukundenmodus 2. Kasse 3. Backoffice In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit Punkt 2: der Verwaltung der Kundendaten direkt über die Kassenoberfläche.  Sobald Sie einen scharfen Kassenbeleg mit der Buchung einer Position starten, wird das Zahnrad oben rechts und damit auch der Zugang zum Backoffice blockiert, bis Sie den Beleg abgeschlossen oder geparkt haben. Möchten Sie Ihren Kassiervorgang nicht parken oder anderweitig unterbrechen, können Sie Ihre Kundendaten über den Button KUNDE oben links auf der Kassenoberfläche direkt einsehen:  ⇒ Über die Buttons „Laufkunde Dame“, „Laufkunde Herr“ und „Laufkunde Kind“ können Sie einen Kunden abkassieren, ohne dessen Namen angeben oder gar in Ihren Stammdaten anlegen zu müssen. ⇒ Per Klick auf Neukunde (Kundenmodus) starten Sie einen Eingabemodus für Neukunden mit begrenzen, aber ebenso speziellen Eigenschaften. ⇒ Über den Button Neukunde legen Sie eine neue, frische Kundenmaske an:  Achten Sie möglichst auf korrekte Eingaben, auch beim Kassieren. Ein „ä“ statt „ae“ in den Stammdaten ergibt einen völlig anderen Kunden. Sobald Sie alle gewünschten Daten eingegeben und auf speichern geklickt haben, wird der Kunde in dieser Funktion automatisch in den Kassenbeleg übernommen.  Außerdem finden Sie in dieser Maske weitere Handlungsmöglichkeiten: Über diesen Button können Sie die Daten eines bereits vorhandenen Kunden verwalten, einsehen und ändern. Sobald Sie draufklicken, erscheint die vollständige Kundenmaske. Die Ansicht ist identisch mit der Maske beim Anlegen eines Neukunden (siehe Bild oben). Ist Ihre Kassenlizenz (z.B. bei Juwelieren) mit dem Auftragsmodus ausgestattet, verfügen Sie hier über einen zusätzlichen Button, über den Sie die Aufträge des ausgewählten Kunden direkt aufrufen können, ohne dafür ins Backoffice schauen zu müssen.  Mit diesem Button wählen Sie einen bereits vorhandenen Kunden für den aktuellen Kassenbeleg zum Kassieren aus.  Beim Klick auf diesen Button kehren Sie in den Kassenmodus zurück. Rechts wird Ihnen nun zusätzlich das Kundeninfo-Fenster in einer Extra-Spalte eingeblendet. In dieser Ansicht können Sie nun neben dem Kassiervorgang ebenfalls zahlreiche Aktionen für den Kunden durchführen, welche z.B. nicht im Backoffice vorhanden sind: Kundestamm ⇒ Wenn Sie auf diesen Button klicken, gelangen Sie erneut in die Kundenstammmaske zum Bearbeiten der Kundendaten. Kundenmodus ⇒ Sie gelangen in den eingeschränkten Kundenmodus: Neukunde anlegen (Kundenmodus) – JoeCash-Helpdesk Infos drucken Bon ⇒ Per Klick auf diesen Button werden Ihnen die persönlichen Daten des Kunden über den Bondrucker ausgedruckt, wie Name, Kundennummer, Adresse, Telefon und Geburtsdatum. Infos drucken A4 ⇒ Hier wird Ihnen eine Druckansicht der Kundendaten für ein A4-Ausdruck erstellt. Diese können Sie statt auf einem Bon über einen normalen Drucker ausdrucken. Besuchsdoku ⇒ Hiermit können Sie die Besuchsdokumentation des gewählten Kunden über den Bondrucker ausdrucken. DSE Bon ⇒ Hier können Sie die Datenschutzerklärung auf einem Bon für den Kunden ausgeben, insofern eine in Ihrem Kassensystem hinterlegt ist. abbrechen ⇒ Mit diesem Button können Sie die Kundeninfo und damit auch die Extraspalte schließen. ⇒ Außerdem werden Ihnen untereinander in der Kundeninfo die letzten 10 Behandlungen, die letzten 10 Belege, die letzten 10 gebuchten Dienstleistungen und die letzten 10 gekauften Artikel angezeigt. ⇒ Die letzten 10 Belegen des Kunden können Sie hier außerdem: 1. als Bon (Druck) oder A4-Ausdruck (Druck A4) direkt nachdrucken, 2. die Details zum Beleg einblenden lassen, 3. oder Sie holen mit dem Button in Kasse den alten Beleg erneut in die Kasse und erstellen einen neuen, aber von den Leistungen identischen Beleg. Das kann praktisch sein, wenn der Kunde regelmäßig vorbeischaut und immer die gleichen Leistungen zum gleichen Preis bekommt:   

Im JoeCash Kassensystem haben Sie die Möglichkeit, für jeden Kunden eine eigene, digitale Kartei zu führen. Hier können Sie die Kontaktdaten des Kunden, Belege, Behandlungen, Bilder und andere wichtige Details vermerken. Die Daten des Kunden lassen sich in JoeCash auf 3 verschiedenen Wegen einsehen und pflegen. Jeder Bereich hat dabei eigene, charakteristische Funktionen: 1. Neukundenmodus 2. Kasse 3. Backoffice In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit Punkt 3: der Verwaltung der Kundendaten über das Backoffice. Diese Variante der Kundendatenpflege befindet sich unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden und ist der Funktion unter Punkt 2 in vielen Punkten ähnlich. Da dieser Bereich jedoch in erster Linie als zentrale Verwaltungsfunktion dient, fehlen hier z.B. Buttons für Kundeninfo und die Möglichkeit, den Kunden für einen Kassiervorgang direkt in die Kasse zu holen. Neben dem Button neuer Kunde befindet sich hier außerdem noch der Button „weiteres“, welcher zahlreiche Funktionen wie Kundenattribute, Abfragen und die Dublettensuche beherbergt. In diesem Bereich können Sie nach Kunden suchen und deren gesamte Daten verwalten. Nutzen Sie dafür die allgemeine Leiste oder die einzelnen Zeilen, um Kunden über gezielte Informationen zu finden. Rechts daneben können Sie über „Navigation“ die Kundenliste Seite für Seite durchblättern. Über der Liste sehen Sie links die Gesamtzahl der Kunden und die Anzahl der Seiten, die Sie durchblättern können. Wenn Sie gezielte Kunden abfragen, zeigt Ihnen die Anzeige die Trefferanzahl und die Seitenzahl an. Über diesen Button haben Sie Zugang zum vollständigen Kundenprofil und können dieses verwalten. Per Klick auf diesen Button deaktivieren Sie den Kunden in der gesamten Datenbank, ohne dafür die Stammdaten des jeweiligen Kunden öffnen zu müssen. Diese Aktion löscht jedoch nicht die Daten des Kunden! Um die Daten des Kunden DSGVO-konform aus dem Kassensystem zu löschen, klicken Sie bitte auf das Kundenprotokoll auf der rechten Seite und hier auf den Button Datenlöschung lt DSGVO. So werden die Daten des Kunden für die Zukunft aus der Datenbank entfernt, bleiben jedoch auf bereits abgeschlossenen Belegen für den Falle einer Prüfung bestehen. Bei „aktiv“ ist automatisch ein Häkchen gesetzt, sodass Ihnen immer zuerst nur die aktiven Kunden in Ihrer Datenbank angezeigt werden. Haben Sie deaktivierte Kunden und möchten diese einsehen oder reaktivieren, klicken Sie das Häkchen weg. Daraufhin gibt das System Ihnen eine andere, ähnliche Ansicht aus: Die inaktiven Kunden können Sie genauso bearbeiten wie aktive Kunden – über den roten Button ganz rechts. Möchten Sie einen Kunden wieder aktivieren, gehen Sie über eben diesen Button in die Stammdaten des gewählten Kunden und setzen bei „aktiv“ (rechts neben Anrede und Briefanrede zu finden) das Häkchen wieder ein. Vergessen Sie anschließend nicht auf Kunde speichern zu klicken. Über den Button neuer Kunde können Sie einen neuen Kunden im Kassensystem hinterlegen. Diese Maske ist mit der Version in der Kasse identisch. Achten Sie dabei möglichst auf korrekte Eingaben, auch beim Kassieren – ein „ä“ statt „ae“ in den Stammdaten ergibt einen völlig anderen Kunden. Auf der linken Seite können Sie die Standardangaben wie Name, Adresse, Telefonnummer oder Mailadresse hinterlegen. Der rechte Bereich kann um einiges detailreicher gestaltet werden und liest sich fast wie ein auf den Kunden persönlich zugeschnittener Katalog:  Info Behandlungen / Notizen Belege Aufträge Kundenkarte Rechnungen GS/AZ/Abo (Gutscheine / Anzahlungen / Abonnements) Kontakt Beziehungen Bilder/Dokumente Kommunikation Attribute Protokoll