Sie erstellen einen Beleg und am Ende des Vorgangs erscheint die Meldung: „Achtung TSE Signierung fehlgeschlagen!“? Kein Grund für Panik. Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) signiert jeden Beleg und ist ein empfindliches Werkzeug. ⇒ Die Cloudvariante ist von der Netzwerkverbindung abhängt und ohne Verbindung zum Internet nicht funktionsfähig. ⇒ Die USB-Stick-Variante funktioniert auch offline, solange der dazugehörige Kassenserver ebenfalls offline arbeitet. Die physische Variante ist außerdem, wie jedes technische Gerät, nicht von Verschleiß, Defekt, Bruch und anderen Gefahren gefeit. Zu beachten ist, dass sowohl die Cloud-Variante als auch der USB-Stick vor allem bei Netzwerkstörungen zu Ausfällen neigen. Die Meldung der fehlgeschlagenen Signatur wird bei aktiver TSE solange bei jedem Beleg angezeigt, bis die Verbindung wieder hergestellt wird. ♦ Es kann passieren, dass die Signatur eines Beleges fehlschlägt, aber der nächste Beleg ohne weitere Meldung ausgegeben wird. In dem Fall handelte sich nur um eine kurze Verbindungsunterbrechung. ♦ Werden mehr als drei Belege ohne eine Signatur erstellt, hilft es in vielen Fällen den Kassenserver neu zu starten, damit die Verbindung zwischen TSE und Netzwerk neu aufgebaut wird. ♦ Falls auch der Neustart des Kassenservers nicht hilft und die Meldung weiterhin erscheint, auf jeden Fall unseren technischen Support kontaktieren. ⇒ Der Ausfall einer TSE sollte in den eigenen Unterlagen auf jeden Fall vermerkt werden. ⇒ Nicht signierte Belege müssen in Deutschland nicht storniert und neu erstellt werden. Eine Nacherfassungsfunktion ist in Deutschland nicht gegeben.  ⇒ Die Fehlfunktion einer TSE kann auch die Funktion Ihres Kassenservers beeinträchtigen und z.B. dazu führen, dass die Kasse sich aufhängt oder nur sehr langsam reagiert. ⇒ Sollten Störungen durch Fiskaly und Fiskaltrust selbst vorliegen, werden unsere Kunden darüber informiert.

♦  Kassenbelege lassen sich nicht umdatieren und die Zahlart nicht nachträglich ändern. Jeder Beleg wird durch die TSE signiert. Wird ein Beleg umdatiert oder anderweitig ohne Storno verändert, bleibt die TSE Signatur unverändert und damit entsteht ein verfälschter Beleg. Bei einem Storno wird auch dieses von der TSE signiert. Sollen Änderungen am Beleg vorgenommen werden, bitte den ursprünglichen Beleg komplett stornieren und den Beleg komplett neu erstellen. ♦ Vorsicht: Stornieren Sie einen Beleg aus der Vergangenheit, werden sämtliche bereits abgeschlossenen Tagesabschlüsse bis zum stornierten Beleg automatisch mitstorniert und müssen im Anschluss neu abgeschlossen werden. ♦ Die Stornierung eines Tagesabschlusses löscht und storniert keine Kassenbelege aus Ihrem Kassensystem – auch keine Bankeinzahlung. ♦ In der Kasse gibt es eine Unterscheidung zwischen ausführendem Mitarbeiter und verantwortlichen Mitarbeiter. Der ausführende Mitarbeiter kann über den Stift rechts bei der gebuchten Position angepasst werden über den Punkt „Mitarbeiter“: ♦ Der ausführenden und/oder verantwortliche Mitarbeiter ist nur dann im fertiggestellten Beleg änderbar, solange der Tagesabschluss des jeweiligen Tages noch nicht abgeschlossen wurde. ♦ Sobald eine Position aktiv in die Kasse geholt wird, startet ein scharfer Beleg. Auch wenn Sie alle Zeilen stornieren und der Beleg leer ist, ist es immer noch ein scharfer Beleg! Sie können neue Positionen einbuchen oder den Beleg ganz abbrechen, in dem Sie diesem im Parkplatz parken und von dort aus löschen (rote Papiertonne). ♦ Nutzen Sie die Preisabfrage! So vermeiden Sie am besten leere, stornierte Belege, wenn Sie eine Buchung testen oder Kunden nur den Preis wissen möchten. Bei einer Preisabfrage wird der Beleg als „nicht buchend“ (unten links in der Kasse zu sehen) vermerkt und kann am Ende des Vorgangs einfach wieder spurlos abgebrochen werden. ♦ JoeCash ist mehr als nur Kasse. Neben zahlreichen Möglichkeiten hat JoeCash ein aktives Warenwirtschaftssystem. Ist dieses eingeschaltet und Sie tätigen bei der Artikelpflege keine Wareneingänge, laufen Ihre Bestände ins Minus. Das Warenwirtschaftssystem kann bei Bedarf deaktiviert werden. Dafür bitten wir um eine schriftliche Bestätigung von Ihrem Steuerberater. ♦ Bei der Eingabe von Stammdaten bitte auf die korrekte Eingabe achten. Ob Sie einen Kunden in den Stammdaten anlegen oder einen Artikel einpflegen – stellen Sie sicher, dass die Eingaben korrekt sind. Speichern Sie einen Kunden z.B. als Anne Müller (Vor- und Nachname) ab und beim nächsten Besuch als Müller Anne (Vor- und Nachname vertauscht), ordnet die Kasse den Kunden nicht automatisch einander zu – auch wenn alle anderen Angaben wie Adresse und Telefonnummer übereinstimmen. Der Kunde wird mehrmals im System angelegt und es entstehen Dubletten. Um solche „Dubletten“ einander zuzuordnen, gibt es unter Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres die Doublettensuche. Das Prinzip gilt auch für Artikel – ein einziger Buchstabe kann den Unterschied zwischen 2 Datensätzen ausmachen: Olaplex ist nicht gleich Olplex. ♦ Vorsicht ist geboten bei den Zahlarten Offene Rechnung und offener Posten! Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Kassenvorgänge. Ein offener Posten wird ausschließlich für Stammkunden empfohlen, wenn diese beispielsweise erst bei Ihrem nächsten Besuch mit bar oder EC zahlen möchten, weil Sie heute das Portmonee nicht dabei haben. Der offene Posten wird dabei in die Kasse geholt und in einen Beleg umgewandelt, welcher gleichzeitig den offenen Posten automatisch begleicht. Eine offene Rechnung empfiehlt sich für Kunden, welche die Summe mit einer Zahlart außerhalb der Kasse begleichen möchten (z.B. Banküberweisung oder Paypal). Eine offene Rechnung bringt dabei zwei weitere Vorteile mit sich: Während offene Posten ausschließlich über Kasse oder die Stammdaten eines Kunden ausgeglichen werden können, kann eine Rechnung auch im Bereich Buchhaltung beglichen werden. Außerdem kann eine offene Rechnung ebenfalls über die Kasse ausgeglichen werden, sollte der Kunde sich doch umentscheiden und z.B. am nächsten Tag bei Ihnen mit Bargeld im Salon stehen.

Steht eine Betriebsprüfung in Ihrem Betrieb an, hält JoeCash die nötigen Unterlagen für Sie in der Buchhaltung unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – GoB-Export bereit. ⇒ Selektieren Sie im der oberen Zeile das gefragte Datum. Per Klick auf Gdpdu-Export wird ein Datenexport sämtlichen Kassenvorgänge gestartet (je nach Datenmengen bitte etwas gedulden). Ist der Download fertig, klicken Sie auf den Downloadlink „Export GoB“. Es wird ein Datenpaket als ZIP-Datei auf Ihren PC heruntergeladen, welches die im unteren Bild aufgelisteten txt-Dateien enthält. Sie können diesen Ordner oder die darin enthaltenen Daten anschließend per Mail oder auf einem Speichermedium (z.B. USB-Stick) weitergeben: Unter diesen txt.-Dateien finden Sie auch die Feldbeschreibungen. Ist ein DSFinV-K Export gewünscht, kann über den Button oben rechts ebenfalls eine entsprechende Datensammlung heruntergeladen werden: Wichtig sind auch die Betriebsprüferunterlagen, inklusive der Zertifizierung des JoeCash Kassensystems, welche Sie etwas tiefer finden: Per Klick auf „Unterlagen“ wird ein Ordner auf Ihren PC geladen, der 7 Dokumente enthält. Diese können Sie ausdrucken, per Mail versenden oder auf einem anderen Speichermedium Ihrer Wahl (z.B USB-Stick) speichern. Sind Sie im Besitz einer TSE, wird für die letzten Jahre auch ein Nachweis dieser erforderlich sein. Die Zertifikate dazu finden Sie ebenfalls in der Kasse – unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung (TSE & KassenSichV – JoeCash-Helpdesk)

Ob Gastronomie, Einzelhandel, Handwerker, Dienstleister, Groß- oder Kleinunternehmen: Neben der Beleg-Ausgabepflicht ist die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE genannt) ein seit 2020 gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul für alle elektronischen Kassensysteme. Dieses Modul signiert jeden erstellten Vorgang und macht ihn dadurch manipulationssicher. Die Kassiervorgänge sind dadurch rückwirkend nicht mehr änderbar und sorgen deshalb für eine lückenlose und fehlerfreie Datenaufzeichnung für das Finanzamt. Das Fehlen einer TSE wird als Steuerordnungswidrigkeit nach Abgabeordnung (AO) §377 und 379 in Verbindung mit §146a angesehen und kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen. Bei JoeCash stehen Ihnen zwei Varianten der TSE zur Verfügung: Die Hardware-Variante in Form eines USB Sticks und eine Cloud-Variante. Der USB Stick wird lokal in den Kassenserver eingesteckt und die Daten werden auf diesem abgespeichert. Empfohlen wird die Hardware-Variante vor allem bei einer schwachen oder instabilen Internetleitung. Wie jedes Speichermedium hat die USB-TSE eine begrenzte Speicherkapazität – diese reicht für etwa 20 Millionen Signaturen. Spätestens nach 5 Jahren läuft auch die Lizenz des Finanzamtes ab, und eine neue TSE muss erworben werden. Bei einer Cloud-TSE werden die Daten per Internet an einen externen Server verschickt und dort abgespeichert. Hier ist eine gute und stabile Interleitung empfehlenswert und die Kapazität ist entsprechend unbeschränkt. Während der TSE-Stick mit einmaligen Anschaffungs- und Anbindungskosten verbunden ist, zahlen Sie für die TSE Cloud nach einmaligen Anbindungskosten monatlich einen Mietpreis für den Cloud-Server. Die Meldung der Inbetriebnahme oder Außerbetriebnahme der TSE sollte beim Finanzamt innerhalb eines Monat erfolgen. Wurde die TSE durch unseren technischen Support bei Ihnen eingerichtet, finden Sie das Zertifikat und weitere Details zur Ihrer TSE in der Kasse unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV- Einrichtung: In diesem Bereich haben Sie auch die Möglichkeit über den Button  Test QR Code DRUCK einen Testausdruck über Ihren Bondrucker zu tätigen, der verrät, ob Ihre TSE ordnungsgemäß signiert und auf dem Beleg auch richtig angezeigt wird. Links finden Sie Ihre Anbindungsdaten aufgelistet: – Die Art der TSE (beispielsweise Stick/Swissbit oder Cloud/Fiskaly) – Darunter das schriftliche TSE-Zertifikat, welches Sie per Klick auf das Symbol als PDF Dokument ausdrucken können. Nicht wundern: Ist bei Ihnen eine TSE Swissbit angebunden, befindet sich hier nur 1 Zertifikat. Bei der Cloud TSE Fiskaly sind es 3 Zertifikate. – Die Seriennummer der TSE. – Das Datum der Anbindung. – Die Art Ihrer Kasse. – Die Seriennummer unter der Ihre Kasse registriert ist. Rechts befinden sich 5 Buttons, die der Wartung und Datenübertragung der TSE – vorzugsweise durch unseren technischen Support – dienen: Hier werden TSE Einstellungen gesetzt und bearbeitet, Tests durchgeführt und die Signiervorgänge eingesehen und geprüft. Beim Button TSE Anbindung temporär deaktivieren ist besondere Vorsicht geboten! Per Klick auf diesen Button können Sie Ihre TSE zwar nicht vollständig abmelden, aber dennoch deaktivieren. In diesem Fall werden keine Signaturen mehr erstellt und ohne triftigen Grund wäre auch dies eine Ordnungswidrigkeit. Diese Aktion sollte also nicht ohne Rücksprache mit dem technischen Support getätigt werden. Wichtig: Mit dem Button TAR-Export (komplett) kann eine vollständige Datei (im Ordner verpackt) sämtlicher Signierungen Ihrer TSE und damit auch jeglicher Transaktionen der Kasse ausgegeben werden. Der Export dieser Daten dauert einige Minuten und die Kasse kann in dieser Zeit nicht genutzt werden. Wir empfehlen Ihnen, den TAR Export regelmäßig zu tätigen (auch ohne, dass eine Prüfung ins Haus steht) und die Dateien sicher aufzubewahren.  Bei Salonschließung, TSE Wechsel und ähnlichen Ereignissen bitte auf jeden Fall ebenfalls einen TAR-Export machen, damit Sie über eine Sicherheitskopie der TSE Daten verfügen. Unter dem Punkt Belegfälle finden Sie Dokumente und Verlinkungen zu den offiziellen Webseiten und Rechtlinien der KassenSichV/TSE. Auf der rechten Seite werden Ihnen außerdem alle TSE-Exporte angezeigt, die bislang getätigt wurden:

Wir weißen darauf hin, dass die folgenden Informationen lediglich der Orientierung dienen und eine Verfahrensdokumentation nicht ersetzen. Des Weiteren verfügen wir über keinerlei Informationen zu sämtlichen betriebsinternen organisatorischen Fragen. Eine ordentliche Dokumentation sämtlicher Geschäftsereignisse ist für eine Betriebsprüfung unabdinglich! JoeCash ist ein Instrument, welches sämtliche Tätigkeiten innerhalb der Kasse für Sie erfassen und dokumentieren kann. Wir sorgen für eine reibungslose Funktion. Aber Sie allein bestimmen den Inhalt. Bei einer Kassenprüfung sind unter anderem folgende Punkte gefragt (Datei auf einem USB-Stick oder in ausgedruckter Form je nach Anfrage): ⇒ Verfahrensdokumentation Diese dient der Erfassung sämtlicher den Betrieb betreffenden Informationen und Vorgänge, wie z.B. genutzte Hardware, Systemausfälle, Mitarbeiterangaben, Systemadministratoren und Angaben zu internen Abläufen wie Schulungen, etc. Die Verfahrensdokumentation ist laut GoBD seit 2015 Pflicht. Wir als Kassenhersteller sind für die Führung einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen nicht verantwortlich. Im Idealfall wir diese von Ihnen in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater geführt und regelmäßig aktualisiert. ⇒ Informationen zu Ihrem Kassensystem Bei JoeCash handelt es sich um eine PC-Kasse. Hier wird lediglich zwischen einer Hardware-Version und einer Cloud unterschieden. Haben Sie im Salon einen keinen Kassenserver mit JoeCash-Logo stehen, welcher mit Strom versorgt wird und per Kabel an Ihren Internetrouter angeschlossen ist? Dann haben Sie die Hardware-Version. Ihre Daten werden dabei auf diesem Server gespeichert und können von diesem lokal (nur von Geräten im selben Netzwerk) aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Weblink (IP-Adresse oder z.B. joecash.local/.fritz.box). Die Seriennummer Ihres Kassenservers finden Sie auf einem Aufkleber an der Unterseite des Kassenservers. Haben Sie vor Ort keinen Kassenserver und Sie rufen Ihre Kasse über einen Weblink auf, welcher Ihren Salonnamen beinhaltet? Dann arbeiten Sie mit einer Cloud-Kasse. Ihre Daten werden dabei auf einem externen Server verarbeitet und gesichert. Anbieter und Standort für unser externes Rechenzentrum ist unter Punkt 2.6 in Ihrem ADV-Vertrag aufgeführt. Vorsicht: Ausnahmen bilden sogenannte Ersatzlinks. Diese werden von uns für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung gestellt, wenn der Kassenserver defektbedingt ausfällt. Ob und wann Sie mit einem Ersatzlink gearbeitet haben, sollte ebenfalls in Ihren Unterlagen protokolliert werden. Welche Software-Version von JoeCash Sie nutzen, verrät Ihnen Ihr Kassen-Login: ⇒ Haben Sie eine TSE? Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE genannt) ist ein seit 2020 gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul für alle elektronischen Kassensysteme und sorgt für eine lückenlose und fehlerfreie Datenaufzeichnung für das Finanzamt. Seither werden unsere Kassen nicht mehr ohne eine TSE herausgegeben. Vor diesem Zeitpunkt erworbene Kassen konnten bis zum 31.12.2022 mit der TSE nachgerüstet werden. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie hier. Ist eine TSE an Ihr Kassensystem angebunden (als Cloud-Variante oder als USB-Stick), finden Sie Informationen, wie Datum der Ausrüstung, die Art der TSE und das dazugehörige Zertifikat in Ihrem Kassensystem unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung: Für Ihre Betriebsprüfungsunterlagen wird auch stets der aktuelle TAR-Export Ihrer TSE benötigt (Datenexport der TSE-Signaturen). Beim Klicken auf den Button (siehe Bild) wird dieser als rar-Datei heruntergeladen:  ⇒ Ihre Kassenunterlagen (inkl. JoeCash Zertifikat und Handbuch) Allgemeine Kassenunterlagen finden Sie in Ihrer Kasse unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – GoB Export: Oder Sie können diese über den folgenden Link direkt herunterladen: http://moonlightsoft.cloud/betriebsprueferunterlagen_joecash.zip Zu diesen Unterlagen gehören: ♦ 01 Allgemeine Beschreibung JoeCash ♦ 02.1 Benutzerhandbuch JoeCash ♦ 02.2 Programmdokumentation (Druckbar) JoeCash ♦ 03 technische Dokumentation JoeCash ♦ 04 Muster Verfahrensdokumentation Endanwender ♦ 05 Zertifizierung JoeCash ♦ 06 Informationsschreiben zu Betriebsunterlagen Beim Punkt „04 Verfahrensdokument für den Endanwender“ handelt es sich lediglich um einen Musterentwurf. Für das Ausfüllen des Dokuments wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Den Gdpdu Export (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) können Sie ebenfalls hier herunterladen. Selektieren Sie dafür das benötigte Datum und klicken Sie auf den Button Gdpdu Export. Sobald die Daten zusammengefasst wurden, wird ein Ordner mit mehreren Dateien erstellt und ein weißes Fenster erscheint. Zum Herunterladen Ihrer Unterlagen klicken Sie nun auf den Downloadlink: Auch den Export für die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz DSFinV-K) finden Sie direkt darunter. Auch hier gilt: Datum selektieren, auf den Button DSFinV-K-Export klicken und den erstellten Ordner per Klick auf den Downloadlink herunterladen: Das Kassenjournal als PDF-Datei entnehmen Sie bitte unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal / Kassenprotokoll. Hier ebenfalls das gefragte Datum selektieren und über den grünen Button PDF Druck oben rechts PDF-Datei exportieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Funktion des Kassenjournals können Sie hier nachlesen. Falls verlangt, können Sie einzelne Listen mit baren oder/und unbaren Belegen, gestellten Rechnungen, Anzahlungen, Retouren, Stornos, Gutscheinen und anderen Fällen über Zahnrad – Tagesabschluss – Listen separat als PDF-Dateien oder Excel-Tabellen exportieren. Hier befindet sich auch das Abschlussarchiv mit sämtlichen Tagesabschlüssen:  Wenn Sie Ihre Warenwirtschaft über das JoeCash Kassensystem verwalten, sollten auch Inventuren mindestens einmal im Geschäftsjahr durchgeführt werden. Ihre Inventurergebnisse befinden sich unter Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis. Die Listen mit Inventurergebnissen und Differenzlisten sind als PDF (Druck-Button) oder als Excel-Tabelle (Export-Button) exportierbar. Wir weißen außerdem darauf hin, dass für Kassendaten Ihrerseits eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt. Ihre Daten werden auf Ihrem Kassenserver gespeichert. Da der Kassenserver irreparabel beschädigt (z.B. Brand) oder durch Diebstahl entwendet werden kann, empfehlen wir eine regelmäßige Datensicherung außerhalb des Kassenservers, z.B. auf einen USB-Stick. Falls Sie eine externe zweifach täglich durchgeführte Datensicherung durch uns gebucht haben, wird Ihre Datenbank bis Vertragsende auf unserem externen Server aufbewahrt.

Momentan erreichen uns Anfragen zum Thema TSE und dem dazugehörigen QR-Code auf dem Kassenbeleg. Aus gegebenem Anlass haben wir für Sie die wichtigsten Informationen hier zusammengefasst: ⇒ Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) ist bereits seit Oktober 2020 Pflicht für alle Kassen, deren Bauart es technisch zulässt. ⇒ Alle JoeCash-Kassensysteme, welche nach der Pflichteinführung in Betrieb genommen wurden, wurden mit einer TSE herausgegeben. ⇒ Bis zum 31.12.2022 galt die Übergangsregelung – ein Zeitfenster, in dem man die TSE bei vor der Pflichteinführung erworbenen Kassen nachrüsten durfte.  ⇒ Ist eine TSE in Ihrem Kassensystem eingerichtet, muss sich auf Ihren Kassenbelegen eine TSE-Signatur oder ein QR-Code befinden, welcher mit einer speziellen App z.B. vom Finanzamt ausgelesen werden kann. ⇒ Ab dem 10.08.2021 gilt die Ergänzung im §6 Satz 2 der Kassensicherheitsverordnung – KassenSichV. Dort heißt es, eine TSE-Signatur muss „1. für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder 2. aus einem QR-Code auslesbar sein.“ Damit ist der QR-Code eine nützliche Ergänzung, aber keine Pflicht. ⇒ Sollten Sie vom Finanzamt andere Angaben oder Informationen in schriftlicher Form vorliegen haben, können Sie diese gern an service@joecash.de weitergeleiten. ⇒ Wichtige Angaben und das Zertifikat Ihrer angebundenen TSE im JoeCash-Kassensystem finden Sie unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite unseres Fiskalisierungspartners: QR-Code ersetzt lesbare TSE-Signatur auf Kassenbeleg @ KassenSichV.net