Folgende Fehlermeldung erscheint Ihnen beim Kassenbuch-Export oder Fibu-csv-Export? Haben Sie vor kurzem mit einer bislang unbenutzten Zahlart kassiert, oder eine Funktion genutzt (z.B. Retoure) welche bislang unbeachtet geblieben ist? Jeder Kassenprozess, sei es das Verkaufen einer DL, eines Artikels, eine neue Zahlart, eine Retoure, Rabatte, Gutscheine – Sie alle werden im Kassensystem buchhalterischen Systemkonten (Soll/Haben) zugeordnet. Systemkonten dient dazu, das Rechnungswesen Ihres Unternehmens möglichst übersichtlich darzustellen und sind für Ihren Steuerberater und DATEV unabdingbar. Kassieren Sie einen Beleg, bei dem eins der benötigten Konten fehlt, erscheint in der Buchhaltung eine entsprechende Fehlermeldung. Dieser Meldung können Sie entnehmen, bei welchem Beleg der Fehler aufgetreten ist und welches Konto fehlt (in den oben gezeigten Beispielen sind es die Konten für eine Retoure per Überweisung und eine Buchung auf offene Posten). Die Systemkonten können Sie  unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Systemkonten einsehen und bearbeiten, diese sind auch entsprechend benannt. Die Konten sind immer eine 4stellige Nummer, die Ihnen nur Ihr Steuerberater nennen kann. Wir verfügen über keine allgemeinen Konto-Vorgaben!

Sie haben sich bei der Zahlart vertan oder eine falsche Position im Beleg gebucht? Der Kunde hat den richtigen Betrag mit Karte bezahlt und ist schon durch die Tür? Ist dennoch kein Problem! Ist der Beleg einmal durchgebucht worden, ist dieser abgeschlossen und nicht mehr änderbar. Weder die Zahlart noch einzelne Positionen lassen sich nachträglich im Beleg bearbeiten (Stichwort TSE). Möchten Sie den Beleg oder die Zahlart korrigieren, bleibt also nichts anderes übrig, als den Beleg ganz zu stornieren und neu zu buchen. Ist Ihr EC-Terminal nicht mit dem Kassensystem gekoppelt, ist dies über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege und den Storno-Button beim jeweiligen Beleg schnell erledigt. Ist Ihr EC-Terminal mit der Kasse verbunden, wird natürlich nach der EC-Karte verlangt. In diesem Ausnahmefall gehen Sie wie folgt vor:  1.Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in der Kasse und anschließend auf EC-Terminal aus/ein.   2. Es erscheint ein Abfragefenster, in dem Sie bitte den Grund für die Deaktivierung eingeben. Ohne Grundeingabe wird die Deaktivierung des EC-Terminals nicht durchgeführt! Klicken Sie anschließend auf „Akzeptieren“.   3. Gehen Sie nun in die Belegliste über Zahnrad – Tagesabschluss – Belege und klicken Sie hier auf den Storno-Button des jeweiligen Beleges. Geben Sie im Abfragefenster den Stornogrund ein. 4. Nun erstellen Sie den Beleg korrekt neu. Kassieren Sie wie gewohnt ab, indem Sie Mitarbeiter, Kunde und die Dienstleistungen/Artikel verbuchen. Klicken Sie anschließend auf den Zahlen-Button. 5. Klicken Sie auf EC oder eine Kartenzahlart Ihrer Wahl, um den Beleg zu buchen. Es erscheint eine Meldung, dass das Terminal temporär deaktiviert ist. Klicken Sie auf akzeptieren. 6. Nachdem der Beleg gebucht worden ist, aktualisieren Sie Ihre Kasse um die EC-Einstellungen wieder zu reaktivieren (aus der Kasse ausloggen, Aktualisierungsbutton klicken, wieder anmelden). Geschafft!

Der Tagesabschluss lässt sich zu jeder Zeit nachholen. Achten Sie lediglich darauf, dass Sie den korrekten Tag selektieren und anschließen auf „pro Tag“ abschließen klicken: Achtung: Wird kein Tag selektiert („alle“), werden alle verfügbaren Tage „pro Tag“ abgeschlossen, inklusive dem eventuell heute noch laufenden, nicht beendeten Arbeitstag.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in den Stammdaten einfügen, achten Sie bitte auf der rechten Seite unter „Info“ auf das Eintrittsdatum und Austrittsdatum des Kollegen. Ist z.B. bei Eintrittsdatum ein Datum in der Zukunft eingetragen, wird der Mitarbeiter auch erst ab dem Datum als Mitarbeiter in der Kasse erfasst.

1. Haben Sie als Mitarbeiter eine eigene PIN zum Einloggen, besitzen Sie einen eigenen Benutzer im Kassensystem. Prüfen Sie unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Benutzer, ob der Benutzer auf Ihren Namen festgelegt ist. Sobald Sie sich einloggen, werden sonst immer automatisch Sie als ausführender Mitarbeiter im Beleg angegeben. 2. Nutzen Sie einen Online-Terminkalender, welcher mit dem Kassensystem verknüpft ist? z.B. #mitdenkt? Stellen Sie sicher, dass die Personalnummern der Mitarbeiter sowohl im Kalender als auch in der Kasse übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, werden Mitarbeiter nicht korrekt zugeordnet.

Damit die Preisänderungen übernommen werden, muss die Datenbank aktualisiert werden. Loggen Sie sich dafür aus der Kasse aus und betätigen Sie den Aktualisierungsbutton.  Melden Sie sich anschließend wieder in der Kasse an und prüfen Sie die Preise über die Funktion der Preisabfrage.

Sieht die Dienstleistung bei Ihnen im Kassiervorgang wie folgt aus?  Dann handelt es sich dabei nicht um einen Einzelpreis einer Dienstleistung, sondern um Aufschläge. Achten Sie in den Stammdaten der jeweiligen Dienstleistung darauf, dass beim Grundpreis 0€ eingetragen ist. Ist hier ein anderer Preis eingetragen, werden die Aufschläge auf diesen Preis draufgerechnet. Um die 3 Aufschlagpreise korrekt zu bearbeiten, bitte „Aufschläge“ neben dem Preis anklicken: Damit die Änderungen in der Kassenmaske übernommen werden, nicht vergessen die Kasse anschließend zu aktualisieren.

1. Wurde der Kunde in der Kasse einmal angelegt, kann der Datensatz nicht so einfach verschwinden. Der Kunde kann lediglich in der Kasse deaktiviert, aber nicht vollständig gelöscht werden.  Entfernen Sie das Häkchen bei „aktiv“ in den Kundenstammdaten. Der Kunde ist vielleicht nur deaktiviert worden: Um den Kunden wieder zu aktivieren, klicken Sie auf den Bearbeitungsbutton rechts und setzen Sie oben ein Häkchen bei „aktiv“. Anschließend „Kunde speichern“ nicht vergessen. 2. Achten Sie auf die Schreibweise des Kundennamen. Wurde der Vorname vielleicht als Nachname gespeichert? Oder Statt Frau Müller wurde die Dame als Frau Mueller in den Stammdaten angelegt? Ein Buchstabe kann bereits einen völlig neuen Kunden ausmachen.